Poradna TCO: Hlavní nabídka

Poradna TILL CONSULT

Úvod

Ekonomické systémy

(DOUBLE, SIMPLE, MZD)

Zdravotnictví

(DENTA, PRIVAT, PEDIATR)

Technická část

TILL CONSULT, a.s.

P.B. 33

Čechova 29

751 52 PŘEROV

Tel: 0641/201915-17

Fax: 0641/201918

Hot line: 0641/201903

tcopr@tco.cz

www.tco.cz


Poradna TCO: Úvod

Poradna TILL CONSULT

Ekonomické systémy

Aneb DOUPORUČENÍ Z DOUPORADNY. V této části uvádíme několik rad, doporučení a příkladů pro uživatele základních ekonomických softwarových produktů - DOUBLE, SIMPLE a MZD. Jedná se především o odpovědi na otázky a návrhy na řešení problémů, se kterými se nejčastěji setkáváme na horké lince, při školeních, konzultacích apod. Mnohdy se ani nejedná o dotazy, související přímo s našimi programy, ale o obecné problémy z oblasti daní a účetnictví. Naši poradnu  tedy neberte jako závazný výklad  zákonů a předpisů, ale jako doporučené postupy, které se osvědčily u vybraných firem a které mohou pomoci i Vám  při Vaší práci.

Zdravotnictví

Jedná se o poradnu, týkající se softwarových produktů z oblasti zdravotnictví - DENTA, PRIVAT a PEDIATR.

Technická část

Tato část je společná pro uživatele všech systémů firmy TILL CONSULT, případně i jiných programů, protože obsahuje odpovědi na řadu problémů, s nimiž se setkáváte obecně při provozu počítačů, sítí, tiskáren, Windows atd. Součástí je též rozsáhlý chybovník.

TILL CONSULT, a.s.

P.B. 33

Čechova 29

751 52 PŘEROV

Tel: 0641/201915-17

Fax: 0641/201918

Hot line: 0641/201903

tcopr@tco.cz

www.tco.cz


Poradna TCO: Ekonomické systémy
Poradna TILL CONSULT:

EKONOMICKÉ SYSTÉMY

Zadávání a číslování dokladů

Účetnictví

Banka a saldokonta

Sklady a prodej

Fakturace a DPH

Evidence majetku

Mzdy a perzonalistika

Zakázky

Cestovní deník

Jídelníček (PUB)

Cizí měny (BUSINESS)

Číselníky

Speciální akce

Tiskové sestavy

Interface, úpravy, propojení

Změny v daních od roku 2001


  ZADÁVÁNÍ A ČÍSLOVÁNÍ DOKLADŮ

1) Číslování faktur, dodacích listů, skladových karet a dalších dokladů

2) Zadávání odběratele, dodavatele, čísla skladové karty, ...

3) Možnost uživatelských úprav

4) Číslování přijatých faktur

5) Sehrávání dat z více počítačů

6) Obsah dokladů, uživatelské úpravy

7) Číslování pokladních dokladů


Číslování faktur, dodacích listů, skladových karet a dalších dokladů

1) Číslování faktur, dodacích listů, skladových karet a dalších dokladů

Dotaz: Jak správně volit číslování faktur a dalších dokladů?

U jednotlivých  firem  se  setkáváme  s rozdílnou strukturou číslování jednotlivých dokladů,  různými typy  fakturačních řad  atd. Z těchto důvodu není tedy možno číslování faktur ani ostatních dokladů zadat univerzálně.  Při volbě struktury čísel jednotlivých dokladů je třeba si uvědomit,  že 'číslo' dokladu nemusí být  tvořeno pouze čísly a tudíž i řazení těchto dokladů v evidenci potom nebude 'číselné', ale 'abecední' (Zvolíte-li tedy číslování  dokladů např. 1/97, 2/97 atd. dojde k tomu, že doklad číslo 10/97 se zařadí za 1/97  a ne za 9/97).

Při volbě čísla  faktury je dále nutno si  uvědomit, jak bude dané číslo vypadat na bankovním výpise coby variabilní symbol vzhledem k tomu, že banka nepřepíše písmena, lomítka, pomlčky, úvodní nuly atd. Přizpůsobíte-li se  těmto požadavkům již při  zápisu těchto dokladů do evidence  (např.  přijatých  faktur)   ušetříte  si  potom  práci  při provádění saldokont,  protože naprostá většina  plateb se Vám  spáruje s fakturami  automaticky.  Za  nejvhodněší  způsob  číslování vydaných faktur považujeme uvádět na začátku rok  a dále pořadové číslo v rámci tohoto  roku, např.  98001, 98002,  98003 atd.

U přijatých  faktur se z účetního  hlediska   za  číslo  dokladu   nepovažuje  číslo  faktury dodavatele, protože  to nemusí být  v rámci evidence  přijatých faktur jednoznačné,  ale Vaše  interní  očíslování  tohoto dokladu.  Z důvodu jednoznačnosti  a  zjednodušení  při  zápisu  do  evidence  považujeme v našich  programových systémech  za  toto  interní číslo  číslo řádku v dané evidenci  a proto se  také při automatickém  zápisu do Účetního deníku  jako číslo  dokladu přepisuje  číslo řádku  a ne číslo faktury dodavatele. Doporučujeme  Vám si toto číslo  na přijaté faktury tužkou poznamenat, usnadníte si tím práci  při jejich vyhledávání v kartotéce nebo při případné kontrole.

Číslo  skladové  karty  je  vhodné  volit  v  tomto  složení: 1.místo   -  označení   skupiny,  sortimentu,   skladu  apod.   (např. v restauracích: A -  alkohol, C  - cigarety,  P -  pečivo, N  - nápoje atd.),  2.-5.místo  -  pořadové  číslo  v  rámci skupiny, 6.-7.místo - rezerva pro případ, že je nutno  na totéž zboží zavést novou skladovou kartu  (např. z  důvodu značné  změny ceny  nebo kvality,  při použití systému pevných cen apod.).

Vhodná volba  struktury jakéhokoliv označení  (čísla dokladu, čísla střediska,  osobního čísla) Vám  dále umožní výběr  a součtování jednotlivých  položek (např.  skladových karet,  účtů, mzdových listů) podle prvního místa, prvních dvou míst označení atd.


Zadávání odběratele, dodavatele, čísla skladové karty, ...

2) Zadávání odběratele, dodavatele, čísla skladové karty, ...

Dotaz: Jaký je nejvhodnější způsob zadávání odběratele na dodacím listě nebo na faktuře, neznám-li jeho IČO? Je možné si v tuto chvíli vybírat z Číselníku organizací podle abecedy? Tentýž dotaz se týká i zadávání čísla skladové karty (kódu zboží) do výdejky nebo do faktury.

Při zadávání 'povinných' údajů  v jednotlivých evidencích máte vždy možnost zadat  přímo tento konkrétní údaj,  který je automaticky ihned překontrolován  podle příslušného  číselníku, pokud  je tento číselník naplněn (naplnění se provádí nejčastěji volbou Číselníky nebo Servis). Zadáte-li  údaj  nesprávně  nebo  vůbec  jej  nevyplníte  (např.  druh dokladu) bude  Vám okamžitě nabídnut obsah  příslušného číselníku, aby jste  si vybrali  jeho správnou   hodnotu. U  některých údajů  však je i 'prázdné' vyplnění správné  (např. uvádění  střediska není  povinné nebo když v příslušném číselníku je volný řádek apod.). Chcete-li tedy v tomto případě, aby  se Vám zobrazil příslušný číselník  a mohli jste si z něj  vybrat, musíte nejdříve zadat nějaký 'nesmysl' (tedy špatné vyplnění tohoto údaje).

U těch  číselníků, kde je možnost výběru podle abecedy (odběratelé,  dodavatelé, skladové karty) je  výhodné, aby tím 'nesmyslem'  bylo např.  počáteční písmeno  názvu dané  firmy, protože nápověda  se  Vám pak  nastaví  v  číselníku  ihned  na toto písmeno. Zjistíte-li, že je  např. firma uvedena v číselníku  pod jiným názvem, stiskněte počáteční písmeno tohoto názvu a nápověda se sama přesune na toto písmeno, aniž by jste  museli dlouze listovat. Při zadávání čísla účtu   (v  bankovních   výpisech)  nebo   označení  skladové   položky (v příjemkách a výdejkách) je  možno si ještě navíc vybrat, chcete-li, aby se  Vám daný číselník  zobrazil seřazený podle  abecedy (zadáte-li písmeno)  nebo  podle daného   označení  (zadáte-li  číslo).  Veškeré ovládání programu jsme se snažili vytvořit intuitivně a bez zbytečných dotazů  ze  strany  programu,  aby  práce  s  ním  byla pokud možno co nejrychlejší a nejefektivnější.

Například při zadávání odběratele  do faktury lze volit jeden z následujících způsobů:

 - jde-li  o nového  zákazníka, zadejte  jeho IČO,  resp. jiné označení (musí  mít alespoň  dva znaky).  Vzhledem k  tomu, že  zákazník nebude v Číselníku  organizací nalezen,  bude Vám  nabídnuta možnost založení jeho  karty.  Využijte  této  možnosti, zadejte  jeho  základní údaje a vraťte se do vyplňování faktury.

 - jedná-li se  o 'starého' zákazníka, zadejte  jeho IČO. Zadáte-li jej správně, budou jeho údaje automaticky přeneseny do faktury.

 - jedná-li se o 'starého' zákazníka, který nezná svoje IČO nebo se Vám nechce jej  vyplňovat zadejte počáteční  písmeno jeho názvu.  Bude Vám nabídnuta  možnost výběru  z Číselníku  organizací podle  abecedy, kde máte dále  možnost danou firmu 'dolistovat',  případně zadáním dalšího písmene  automaticky 'přeskočit'  na jinou  verzi názvu  firmy. (Tento způsob se jeví jako nejrychlejší a v praxi nejpoužívanější).

 - zadáte-li IČO špatně, vyberte  si z nabídnutého číselníku libovolnou firmu, v hlavičce faktury se vraťte zpět na  odběratele a zadejte jej znovu.

Šikovnější uživatelé mohou navíc využívat při vyhledávání nejen možnosti změny třídění (Ctrl+T), výběru (Ctrl+V) a hledání (Ctrl+H), ale dokonce i prohlížet či opravovat v tuto chvíli kartu daného odběratele, resp. dodavatele (Ctrl+O). Viz. uživatelská příručka, kapitola Základní ovládání, odstavec "Výběr z velkých číselníků".


Možnost uživatelských úprav

3) Možnost uživatelských úprav

Dotaz: Uvítali bychom větší možnost uživatelských úprav, abychom si mohli například sami nadefinovat obsahy evidencí, upravit tvary jednotlivých karet, vlastní formáty výstupních sestav, způsoby výpočtu atd.

My jsme se snažili vytvořit systém, který by byl dost "pevný" na to, aby v zásadních věcech splňoval požadavky účetnictví, daňových zákonů a dalších předpisů, aniž by se uživatel mohl dopustit základní chyby tím, že by si tyto principy například z neznalosti zákonů nebo logiky výpočtu či zpracování mohl změnit. Každá změna v tomto složitém systému totiž na sebe nabaluje komplex změn dalších. Provést dílčí zásahy do struktur, obrazovek a výpočtů proto umožňujeme většinou pouze v rozsahu nastavení základních parametrů systému v mezích daných zákonem (zaokrouhlování DPH na desetihaléře apod.). Pokud si ale chcete sami nadefinovat strukturu jednotlivých evidencí, jejich vzájemné vazby, vzhled obrazovek a způsoby výpočtu, doporučujeme Vám si místo aplikačního programu raději pořídit nějaký databázový systém nebo programovací jazyk (FoxPro, DBase, Pascal apod.) a po řádném proškolení a nastudování začít vytvářet program sami.

Co se týče možnosti tvorby vlastních sestav, k tomu jsou určeny samostatné GENERÁTORY SESTAV G-I. a G-II., které lze použít k sestavení vlastních výstupních sestav jednoduchým a uživatelsky příjemným způsobem a jejich pravidelnému nebo jednorázovému vytištění. Tyto generátory nejsou záměrně součástí základních verzí ekonomických systémů právě proto, že nadefinování vlastní sestavy není technicky již tak zcela jednoduchá záležitost a předpokládáme, že si je budou pořizovat již "zdatnější" uživatelé. Na základě ohlasů na Generátory sestav G-I. a G-II. po prvních měsících prodeje můžeme říct, že všichni jejich uživatelé jsou s nimi navýsost spokojeni a že jim poskytují informace, jaké si představovali.


Číslování přijatých faktur

4) Číslování přijatých faktur

Dotaz: Podle názoru daňové kontroly je u přijatých faktur nevhodně volena číselná řada dokladů. V lednu 1997 začínají faktury až od čísla 28, protože čísla 1 až 27 byla již přiřazena fakturám z roku 1996, které nebyly do konce roku uhrazeny. Tato řada by měla vždy od počátku nového roku začínat vždy znovu od jedničky.

Při našem způsobu řazení faktur není porušen zákon o účetnictví č. 563/l99l Sb.ve znění pozdějších předpisů. V zákonu o účetnictví se  nikde nehovoří,  že není možno v knize pohledávek, popř. závazků  zahrnout k l.l. účetního období i nezaplacené faktury z minulých let a poté pokračovat evidencí faktur, které účetní jednotka obdrží, popř. vydá v daném účetním období. Tento zavedený způsob neodporuje par. 7 zákona č. 563/l99l Sb. o účetnictví,   tzn. že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Současně neodporuje náš způsob par. l2 odst. 3 zákona č. 563/l99l Sb. o účetnictví, tzn. že účetní jednotky uspořádávají účetní zápisy způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů v účetním  období, a tak, aby zabránily neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů. Nikde se v zákoně o účetnictví nehovoří o tom, že musí být faktury nového účetního období číslované od jedničky. Na základě výše citovaného par. l2  odst. 3 zákona o účetnictví doporučujeme, aby účetní jednotka ve svých vnitropodnikových předpisech a v příloze k účetní závěrce stanovila, že na  začátku každého účetního období se nejprve v knize pohledávek, popř. v knize  závazků chronologicky seřadí neuhrazené faktury z  minulých let a teprve poté budou v průběhu roku přibývat chronologicky seřazené nově vydané, popř. přijaté faktury daného účetního období. Dále může být ve vnitropodnikové          směrnici zdůrazněno, že první vydaná, popř. přijatá faktura daného  účetního období bude zřetelně oddělena (pro kontrolní účely) od neuhrazených faktur z minulých let.


Sehrávání dat z více počítačů

5) Sehrávání dat z více počítačů

Dotaz: Jakým způsobem se provádí 'sehrávání' dat, provozujeme-li systém na více nepropojených počítačích? K čemu slouží volby 'Přihrej' a 'Ulož' ?

Pracujete-li současně na více počítačích, které nejsou propojeny do sítě, můžete právě pomocí voleb Přihrej a Ulož předávat přes disketu tato data z jednoho počítače do druhého. Uveďme si příklad: na jednom počítači vystavuje Kája faktury, na druhém vede Jarča účetnictví. Kája faktury pouze vydává, ale neúčtuje je, proto má na svém počítači vypnuto 'automatické účtování vydaných faktur' v základní konfiguraci systému. Aby nemusela Jarča vydané faktury zapisovat znovu do Evidence pohledávek v rámci účetnictví, bude jí je Kája jednou denně předávat pomocí diskety. Kája na svém počítači vstoupí do Evidence vydaných faktur buďto přes volbu Pohledávky nebo Fakturace a spustí Výběr. Do omezujících podmínek zadá, že chce vybrat pouze faktury, které vystavila toho dne, např. 02/11/97. Zadá tedy, že datum od se rovná 02/11/97 a datum do taktéž. Program vybere z evidence pouze faktury, vydané 02/11/97. Kája spustí volbu Ulož, vloží disketu do mechaniky a čeká, až jí počítač oznámí, že uložení vybraných dat na disketu bylo provedeno. Poté disketu vyjme z mechaniku a předá ji Jarče. Ta vloží disketu do svojí mechaniky a v programu si najede do Evidence vydaných faktur v rámci Pohledávek. Zde spustí volbu Přihrej. Program se jí pro jistotu ještě dvakrát zeptá, jestli chce faktury opravdu přihrát z diskety do svého počítače a oznámí jí datum první z nich, aby Jarča věděla, že jí Kája dala správnou disketu. Řekne-li Jarča 'Ano', budou všechny vydané faktury nahrány z diskety do její Evidence pohledávek. Má-li navíc na svém počítači Jarča nastaveno 'automatické účtování vydaných faktur', nemusí se už o nic starat a může si s Kájou zajít na pivo.


Obsah dokladů, uživatelské úpravy

6) Obsah dokladů, uživatelské úpravy

Dotaz: Bylo by vhodné rozšířit počet míst ve fakturaci, skladech atd. (např. 999.999.999,99 Kč). Takto musíme některé materiály fakturovat na dva řádky.

Vzhledem k tomu, že obrazovka není nafukovací, je rozšíření počtu míst vždy možné provést pouze na úkor jiného údaje, nejčastěji textu. V řádku faktury by to znamenalo useknout název, což víme, že by vadilo zase jiným uživatelům, kteří nás žádají o rozšíření názvu. Kdyby se řádek faktury roztáhl na dva nebo na obrazovce by roloval, ztratila by faktura zase na přehlednosti a zvětšil by se počet stránek. S tím už máme taky svoje zkušenosti, když jsme na základě doporučení jedněch uživatelů roztáhli ceník a přehled skladu na dva řádky, což nám přineslo akorát nadávky od těch druhých. V zájmu kompromisu a bratrského porozumění tedy ponecháváme počet míst zatím stejný.


Číslování pokladních dokladů

7) Číslování pokladních dokladů

Dotaz: Při práci s Vaším programem mi vadí jedna věc. V Pokladním deníku si čísluji doklady tím způsobem, že příjmové doklady značím na začátku písmenem P (např. P001) a výdajové písmenem V. Potom ale když se při zapisování tyto doklady střídají, tak se mi nabízí vždy jako další číslo nejbližší vyšší, což je třeba V112 a já chci zapsat např. P056 a musím toto číslo zpětně hledat. Nešlo by udělat to, aby se nabízelo číslo podle toho, jestli se jedná o příjem nebo výdej z pokladny.

Toto by udělat sice šlo, ale narážíme tu na jednu věc. Vy si číslujete pokladní doklady tímto způsobem, ale jiní naši uživatelé si je mohou číslovat (a číslují) jinak. Např. podle jednotlivých pokladen, nebo podle středisek, eventuálně podle jiných klíčů. Kdybychom zavedli Vámi navrhované přednabízení číslování dokladů, znepříjemnili bychom práci této skupině našich uživatelů, kterým toto nemusí vůbec vyhovovat.

Doporučujeme používat v Pokladním deníku jednu číselnou řadu a nevázat čísla dokladů na příjem či výdej z pokladny.


  ÚČETNICTVÍ

1) Mazání účetních dokladů

2) Nesrovnalosti v účetnictví

3) Účtování středisek

4) Analytické účty

5) Účtování DPH v jednoduchém účetnictví

6) Zápis a opravy účetních dokladů

7) Tisk účetních dokladů a výkazů

8) Rozúčtování účetních dokladů

9) Základní účetní a daňové informace

10) Sledování hospodaření, analýza účetních dat

11) Výpočet rozvahy a výsledovky

12) Sestavení rozvahy a výsledovky

13) Účtování leasingových splátek

14) Tvar Peněžního deníku

15) Zápis průběžných položek

16) Účtování záloh v jednoduchém účetnictví

17) Úhrada faktury v Účetním deníku

18) Oprava dokladů v Účetním deníku


Mazání účetních dokladů

1) Mazání účetních dokladů

Dotaz: Proč není možné v některých evidencích (např. v Účetním deníku) mazat jednotlivé doklady?

Důvody jsou dvojí. Dokud jste vedli Účetní/Peněžní deník ručně, bylo v něm každé přeškrtnutí či vymazání také vidět. Z hlediska zpětné kontroly ať už pracovníky Finančního úřadu nebo podnikatele svých zaměstnanců je tedy výhodnější, když je každá operace (byť chybná) zaznamenána. Daný zápis můžete tedy buď hned opravit (např. napsat do čísla dokladu hvězdičky, do textu CHYBA apod.) nebo jej stornovat novým zápisem se stejnými účty, ale s opačnou (zápornou) částkou Kč.

Druhé důvody jsou technické. Celý systém DOUBLE (SIMPLE, MZD) je provázaný a mezi jednotlivými soubory a operacemi existují velice těsné vazby. Zapíšete-li např. nějaký doklad do evidence faktur nebo Pokladního deníku, k tomuto zápisu se automaticky zaznamená číslo řádku, na kterém je zapsán v Účetním/Peněžním deníku (např. proto, aby bylo možno provést opravu tohoto dokladu opět včetně automatického přepsání do účetnictví). Někteří uživatelé si navíc přímo na tyto doklady zapisují číslo řádku, na kterém je v deníku zapsán. Pokud by se tedy některý doklad v Účetním/Peněžním deníku vymazal, posunulo by se automaticky očíslování následujících řádků a ztratily by se veškeré vazby mezi jednotlivými evidencemi (nebylo by potom např. umožněno provádět opravy jednotlivých dokladů nebo by bylo nutno je do Účetního/Peněžního deníku zapisovat samostatně).

Při práci v síti se objevuje ještě další důvod, proč není možné jednotlivé doklady mazat. Představte si, že ze dvou počítačů budete současně vystavovat faktury. Fakturant Jeníček vystavuje fakturu s číslem 950101 a fakturantka Mařenka s číslem 950102. Kdyby fakturant Jeníček svou fakturu náhle vymazal, vypadne Mařence Jeníčkovo číslo z evidence pod rukama.

Z těchto a dalších důvodů je tedy mazání povoleno pouze v evidencích (kartotékách), kde zápisy nemají chronologický charakter a které nemají přímou vazbu na účetnictví jako je např. Skladová evidence, Číselník organizací apod.

A závěrem k této otázce ještě jedno upozornění. Právě vzhledem ke složitým vazbám mezi jednotlivými soubory nedoporučujeme různým kutilům provádět zásahy do jednotlivých souborů zvenku, např. mazání zápisů přímo ve FoxPro případně pomocí jiného databázového prostředku. Nikdy to není tak jednoduché, jak se na první pohled zdá. Málokdy totiž stačí provést úpravu pouze v jednom souboru a je velice složité nebo někdy téměr nemožné potom zachraňovat zhroucené účetnictví v důsledku porušených vazeb.


Nesrovnalosti v účetnictví

2) Nesrovnalosti v účetnictví

Dotaz: Zápisy  v Účetním deníku  mám v pořádku,  když si v  něm dám vybrat některé účty  jsou součty také v  pořádku, ale po výpočtu  obratu jsou v Souboru účtů na těchto účtech úplně jiné cifry.

Doporučujeme  Vám  překontrolovat  si  Dokladovou  řadu  a  Účtovou osnovu. Prakticky ve všech případech, kdy jsme se s podobným problémem setkali byla chyba v tom, že  uživatelé měli u některých účtů v Účtové osnově  uveden ještě  zápis na vnitropodnikové účty,  aniž by při tom vedli vnitropodnikové  účetnictví.  V  takovém  případě potom dochází samozřejmě  k tomu,  že se  na  některé  účty do  Souboru účtů  načtou některé částky víckrát.


Účtování středisek

3) Účtování středisek

Dotaz: Lze jednoduše a správně sledovat hospodaření středisek ?

Nejprve si musíme uvědomit, že  při zadávání každého dokladu můžeme zapsat  pouze jedno  středisko,  které  se vztahuje  podle příslušného druhu dokladu jak  k účtu strany MD tak k  účtu strany D.

Zadáme-li na  dokladu středisko, pak  v případě, že  v souboru účtů existují účty podle zadaného  druhu dokladu tímto střediskem označené, načtou se  obraty k nim  na příslušné  strany  MD a D,  Pokud pro dané středisko účty založeny nejsou, načtou se obraty na účty bez označení.

Ukážeme si vše na konkrétním příkladu.

Soubor účtů jsme si založíme takto :

Účet	Stř	Název účtu

211	Pokladna

211	001	Pokladna stř. 001

211	002	Pokladna stř. 002

518	Ostatní služby

518	001	Ostatní služby stř. 001

518	002	Ostatní služby stř. 002

518	003	Ostatní služby stř. 003

Zaúčtujeme následující účetní případy :

1.  výdej z  pokladny střediska 001 za  službu, která  se týká     střediska 001 v částce 560,- Kč

 Pokladna     : do údaje Stř. zapíšeme 001

 Účetní deník : 518 001  MD 560,-

                      211 001   D 560,-

2.  výdej z  pokladny střediska 002 za  službu, která  se týká     střediska 002 v částce 720,- Kč

 Pokladna     : do údaje Stř. zapíšeme 002

 Účetní deník : 518 002  MD 720,-

                      211 002   D 720,-

3.  výdej z  pokladny střediska 003 za  službu, která  se týká     střediska 003 v částce 450,- Kč

 Pokladna     : do údaje Stř. zapíšeme 003

 Účetní deník : 518 003  MD 450,-

                      211         D 450,-

4.  výdej z  pokladny střediska   003 za  službu, která  se týká     střediska 001 a 003 v částce celkem 600,- Kč, z toho 380,- Kč     je náklad střediska 003 a 220,- Kč náklad střediska 001

 Pokladna     : do údaje Stř. zapíšeme 003 a při automatickém zápisu do účetního deníku musíme provést rozúčtování pomocí mezerníku tak,  že  v  okně,  které nám zobrazuje právě zaúčtovaný doklad v účetním deníku přepíšeme údaj  Stř. na 001 a částku opravíme na 220,- Kč

 Účetní deník : před rozúčtováním

                518 003  MD 600,-

                211        D 600,-

                po rozúčtování

                518 003  MD 380,-

                211        D 600,-

                518 001  MD 220,-

 Výsledek v Souboru účtů:

Účet	Stř	Název	MD	D

211	Pokladna	1050,-

211	001	Pokladna stř. 001	560,-

211	002	Pokladna stř. 002	720,-

518	Ostatní služby

518	001	Ostatní služby stř. 001	780,-

518	002	Ostatní služby stř. 002	720,-

518	003	Ostatní služby stř. 003	830,-

 P O Z O R  !

5.  výdej z  pokladny střediska   001 za  službu, která  se týká     střediska 002 v částce 500,- Kč

 Pokladna     : pokud do údaje Stř. zapíšeme 001

 Účetní deník : 518 001  MD 500,-   !!!!!!

                      211 001   D 500,-

 nebo

 Pokladna     : pokud do údaje Stř. zapíšeme 002

 Účetní deník : 518 002  MD 500,-

                      211 002   D 500,-   !!!!!!

Jak  je vidět,  tento případ  již nevyřešíme  automatickým zápisem  do účetního  deníku přes  deník pokladní,  ale musíme  ručně vstoupit  do účetního deníku a účtovat např.

 Účetní deník : 395         MD 500,-

                      211 001   D 500,-

                518 002  MD 500,-

                395        D 500,-

Závěrem lze říct, že pokud nepotřebujeme nutně sledovat pohyby majetku (účty třídy 0, 1,  2, 3 a 4) ve střediscích a  bohatě nám stačí výtahy z jednotlivých  operativních  evidencí,   pak  si  jednoduše  založíme v Souboru účtů účty pro střediska pouze ve třídě 5 a 6, tedy v oblasti nákladů  a výnosů.  Hospodářský výsledek  střediska zjistíme  okamžitě z Výsledovky  při zadání  příslušného  střediska  a hlavně  se vyhneme chybám při majetkových operacích.


Analytické účty

4) Analytické účty

Dotaz: Jak volit v DOUBLU analytické účty ?

Pokud možno  co nejstřídměji. Nutné jsou  analytické účty z hlediska daně z  příjmu, aby byl základ  daně snadno zjistitelný, ale  jinak se raději  mírněme.  Spoustu  analytických  údajů  získáme z jednotlivých evidencí pomocí výběrů a součtů.  Pokud si založíme hodně analytických účtů,  odkazujeme  se  k  vytvoření  obrovské  dokladové  řady o mnoha druzích   dokladu  (jeden   druh   pro   jeden  účetní   případ)  nebo k rozúčtovávání  téměř  každého  dokladu  a  tím  ke  zpomalení  práce a hlavně zvýšení počtu chyb při účtování.

Například analytiké účty  k ú. 343 DPH vůbec  nejsou nutné, protože ze soupisu dokladů, který je  součástí přiznání DPH jsou všechny údaje pro správce daně dobře patrné a analytická evidence je tak zajištěna.

Dotaz: Potřebovali bychom rozšířit možnosti pro vytvoření analytických účtů.

Je pravdou, že jsme se již ve své praxi setkali s firmami, které vedly analytiku na 22 míst, drtivé většině firem však třímístné označení zcela postačuje. Nejčastější důvody, kdy se třímístná analytika jevila jako nedostatečná byly tyto:

1. Spletení pojmů analytická evidence a analytický účet. Pro každého odběratele a dodavatele není nutno zavádět nový účet. Jako analytická evidence účtů 311 Odběratelé a 321 Dodavatelé slouží Evidence pohledávek a závazků.

2. Zapracování středisek do číslování účtů (např. 500001 - náklady střediska 001, 500002 - náklady střediska 002 atd.). Toto je v systému DOUBLE zcela zbytečné, protože v každém zápise existuje pro středisko samostatná kolonka a je zbytečné ji "dublovat". Díky tomu navíc získáte takové výsledky za jednotlivá střediska nebo skupiny středisek (podle prvního místa, prvních dvou míst) ve formě sestav nebo pomocí výběrů, která by jste z analytických účtů vůbec získat nemohli.

3. Předdefinování všech možných účetních případů včetně těch, které se mohou vyskytnout jednou za rok nebo se ani vyskytnout nemohou. Předdefinovávat všechny účty dopředu je zbytečné, protože účet můžete do Účtové osnovy i do Souboru účtů kdykoliv doplnit. Stejně tak je ve většině případů zbytečné zakládat nový účet pro každou novou operaci, když existují syntetické účty nebo je možno názvy jednotlivých účtů v průběhu roku doplnit či upravit.


Účtování DPH v jednoduchém účetnictví

5) Účtování DPH v jednoduchém účetnictví

Dotaz: Používám Váš systém SIMPLE. Promítla se mi správně DPH do Peněžního deníku ?

Do peněžního deníku se automaticky zapisují pohyby z pokladního deníku a z bankovních výpisů, tudíž se sem musí dostat DPH ze skutečně zaplacených dokladů ať už na příjmu nebo na výdeji.

Jak ?

Pokladní deník

•	daňové doklady označíme typem D a vyčíslíme základ daně a DPH

•	úhrady daňových  dokladů zapsaných v  evidenci pohledávek a  závazků v hotovosti označíme typem  OS a opět vyčíslíme základ  daně a DPH (OS zaručí, že DPH není podruhé v přiznání k DPH,  vyčíslení DPH zaručí, že se DPH promítne  do peněžního deníku)

Bankovní výpisy

•	typ se zde nezadává, DPH nevyčísluje

•	DPH z úhrad daňových dokladů, které jsou zapsány v evidenci pohledávek a závazků, se do peněžního deníku promítne automaticky při automatickém spárování bankovních výpisů s evidencí pohledávek a závazků - tedy při spuštění saldokonta dodavatelů a odběratelů. Pokud nedojde ke spárování, platby se objeví v Diferenčním saldu a DPH do deníku dostaneme bud přímo ručním zápisem nebo opravením párovacích symbolů a opětovným spuštěním saldokont

•	DPH ostatní (bez vazby na evidenci pohledávek a závazků) musíme ručně vyčíslit přímo v peněžním deníku (platby DPH Finančnímu úřadu, vrácená DPH apod.)

Kontrola správnosti DPH na příjmu:

Součet DPH v peněžním deníku = součet DPH v pokladním deníku z příjmových dokladů za typ D + součet DPH v evidenci pohledávek ze zaplacených pohledávek + alikvotní část DPH z částečně zaplacených pohledávek + součet DPH z bankovních výpisů (vácená DPH)

Kontrola správnosti DPH na výdeji :

Součet DPH v peněžním deníku = součet DPH v pokladním deníku z výdajových dokladů za typ D + součet DPH v evidenci závazků ze zaplacených závazků  + alikvotní část DPH z částečně zaplacených závazků + součet DPH z bankovních výpisů (odvedená DPH)


Zápis a opravy účetních dokladů

6) Zápis a opravy účetních dokladů

Dotaz: Proč není možné v jednotlivých knihách, zejména v Účetním deníku provádět opravy, aniž bychom změnili datum ?

Jednotlivé evidence v celém systému jsou provázány, např. při zápisu pokladního dokladu se automaticky provádí zápis do účetnictví, případně ještě vazba na evidenci přijatých či vydaných faktur. Vysledovat veškeré vzájemné vazby je velice složité a těžko si uvědomíte, že když provedete opravu dokladu v jedné knize, musíte provést odpovídají opravu ještě v dalších navazujících evidencích. Podle zákona a požadavků Finančních úřadů by jste správně měli na chybný doklad vystavit doklad stornovací nebo opravný. Spousta firem již zjistila, že se nejedná o pouhý "byrokratický" požadavek, ale že je tento způsob účelný i kvůli přehlednosti a zpětné kontrole. Když například odkontrolujete a odsouhlasíte data po určitý měsíc, nemusíte při další kontrole tato již "projíždět" znovu, protože Vám do nich nikdo nemohl zasáhnout a můžete pokračovat až od určitého data. Možnost změny systémového data na horkou klávesu je tedy jakýmsi kompromisem mezi požadavkem správného vedení knih a zapisování dokladů (opravovat lze jen doklady z téhož dne) a nutností někdy jiné datum nastavit (například když se až v průběhu roku dozvíte, jak jste daný případ měli účtovat od začátku apod.). Majitelé a ředitelé firem navíc postupně vyžadují větší kontrolu svých pracovníků a tyto "vynucené" opravy raději provádí sami, čehož lze dosáhnout nastavením možnosti změny systémového data v přístupových právech jednotlivých uživatelů.

Dotaz: Proč se po změně druhu dokladu automaticky nezmění číslo účtu?

Číslo účtu se na základě druhu dokladu automaticky přihrává pouze tehdy, je-li toto číslo dosud prázdné. U nových dokladů je číslo účtu prázdné automaticky. Po jeho naplnění na základě druhu dokladu jej však můžete upravit podle konkrétního případu. Provádíte-li opravu nějakého dokladu, je tedy toto číslo již naplněno. Program musí předpokládat, že jste číslo účtu mohli změnit ručně a proto jej při opravě druhu dokladu již znovu automaticky nepřepisuje. Chcete-li tedy na základě druhu dokladu znovu přihrát čísla účtů, musíte tyto nejdříve vymazat, aby byly prázdné.


Tisk účetních dokladů a výkazů

7) Tisk účetních dokladů a výkazů

Dotaz: Vzhledem k tomu, že naše firma podléhá auditu, potřebujeme do programu doplnit rozvahu a výsledovku v plném rozsahu.

Rozvaha i výsledovka jak v plném rozsahu tak ve zkráceném rozsahu jsou součástí programu. Máte-li na mysli, že pro firmy, podléhající auditu nebo pro banky je nedílnou součástí závěrky také formulář CASH-FLOW, vězte, že tento již nějakou dobu naše firma distribuuje jako samostatný program. Systém Cash-flow je produktem ostravské firmy K-Soft a funguje jako nadstavba nad ekonomickým systémem DOUBLE, z něhož přebírá základní data. Cash-flow si můžete objednat u svých dealerů nebo přímo na naší adrese.

Dotaz: Bylo by vhodné doplnit tisk košilek i do Účetního deníku.

Tato otázka nám není zcela jasná. Košilky jsou vlastně dokladem o tom, jak jsou jednotlivé doklady zaúčtovány do Účetního deníku. Jaký by mělo tedy smysl tisknout z Účetního deníku doklad o tom, jak je tento doklad zaúčtován do Účetního deníku. Pokud máte na mysli tisk vlastního dokladu (například všeobecné účetní doklady, interní doklady atd.) vytiskne se tento stejně jako doklady z ostatních evidencí. Po jeho vyplnění nebo opravě stiskněte Ctrl+PgDn.

Dotaz: Celý Účetní deník je značně velký. Při provádění kontroly by bylo třeba mít Účetní deník zvlášť z banky, pokladny, faktur atd.

Při tisku Účetního deníku podle druhu dokladu můžete zadat skupinu dokladů, kterou chcete vytisknout, např. PP - příjem do pokladny, PV - výdej z pokladny, BP - příjem do banky atd. Seznam všech skupin dokladů se Vám objeví v rámci nápovědy k danému údaji nebo si jej můžete přečíst v Uživatelské přiručce (kapitola Servis). Pro zpětnou kontrolu Vám dále poslouží sestavy Přehled zaúčtování v jednotlivých evidencích.


Rozúčtování účetních dokladů

8) Rozúčtování účetních dokladů

Dotaz: Doporučujeme rozšířit možnost rozúčtování jednoho dokladu na více účtů, nejen na dva, ale například na tři.

Při automatickém zaúčtování po zápisu dokladu do evidence se Vám nabízí možnost "rozúčtování mezerníkem". Odklepnete-li v tuto chvíli mezerník, můžete daný zápis v Účetním deníku rozepsat na libovolný počet řádků a tím tedy i na libovolný počet účtů. Program přitom automaticky kontroluje součet částky ze všech těchto řádků vůči částce z dokladu a rozdíl automaticky dopočítává a přesouvá do původního řádku. Jedinou podmínkou k tomu, aby rozúčtování správně proběhlo je jednoznačnost při číslování dokladů v rámci daného druhu dokladu.


Základní účetní a daňové informace

9) Základní účetní a daňové informace

Dotaz: Bylo by dobré, kdyby jste mohli zprostředkovat základní informace účetnímu malé firmy, který je bez možnosti dostat se k zákonům, výkladům atd.

Vzhledem k tomu, že všechno nemůžeme dělat sami, spolupracujeme také s jinými softwarovými firmami, které se zabývají jinou oblastí činnosti a snažíme se mezi produkty na našem trhu vytypovat ty, které se nám zdají vhodné pro naše uživatele a které jsou vhodným doplňkem našich ekonomických systémů. Jedním z nich je právě daňový systém DANĚ 97 od firmy SOFT BOOKS, který také nabízíme.

Systém DANĚ 97 obsahuje úplné znění všech daňových zákonů a předpisů, potřebných pro každého podnikatele včetně jejich výkladu a dále různé daňové výpočty a formuláře. Systém je pravidelně aktualizován v závilosti na změnách legislativy a díky svému uspořádání a funkcím Vám umožňuje rychle vyhledat požadovanou informaci.

Nejnověji je možno získat jmenovaný systém také na CD a to pod názvem ALFA CD. Vzhledem ke kapacitě kompaktního disku je znění zde uvedených pasáží a doplňků ještě obsáhlejší, kromě aktuálního znění zákonů obsahuje i jeho veškeré varianty počínaje rokem 1993 a naleznete tady také další potřebné informace z příbuzných oblastí (Obchodní zákoník, Zákoník práce atd.).


Sledování hospodaření, analýza účetních dat

10) Sledování hospodaření, analýza účetních dat

Dotaz: Ve výsledovce je volný sloupec, který by se dal ještě nějak využít. Na návrh mé ekonomické poradkyně by se mohl využít třeba na % využití nákladů a výnosů. Jaké % z celkových nákladů je třeba spotřeba materiálu, spotřeba PHM atd. Záleží na sledovatelnosti nákladů u dané firmy.

Podle par. 4 odst. 2 zákona č. 563/l99l Sb., o účetnictví vydalo FMF Opatření  FMF č.j. V/l-3l.388/l992 ze dne 29. prosince l992, kterým se stanoví uspořádání položek rozvahy a výkazu zisků a ztrát a jejich obsahové vymezení pro podnikatele. Toto uspořádání položek je pro účetní jednotky závazné a není je možno upravovat, popř. doplňovat.

Vaše  náměty na  rozšíření  výsledovky  (např. % využití nákladů apod.) spadají spíše do oblasti finanční analýzy a rozborů, což je otázkou pro samostatné programové systémy, na nichž ve spolupráci s jinými softwarovými  firmami také pracujeme. V této oblasti jsme například uvedli na trh produkt Grafy a tabulky, který zpracovává data ze systémů DOUBLE a SIMPLE formou přehledných tabulek a grafů. Jednou z možností tohoto programu je i zjištění Vámi navrhované struktury nákladů nebo výnosů včetně znázornění formou kruhového grafu.


Výpočet rozvahy a výsledovky

11) Výpočet rozvahy a výsledovky

Dotaz: V příloze Vám zasíláme rozvahu a výsledovku. Jak je vidět již na první pohled Váš program je k ničemu, protože rozvaha i výsledovka zaokrouhlená na tisíce neodpovídá nezaokrouhlené, např. v řádku Hospodářský výsledek je rozdíl téměř 3 tisíce. Tužkou jsme Vám vedle těch Vašich chybných výsledků připsali správné. Žádáme Vás, abyste chybu okamžitě odstranili a zaslali nám opravený program a to okamžitě!

Vámi zaslané formuláře naopak dokazují, že program počítá správně. Nejedná se o žádnou naši chybu, ale o jednoduchý matematický princip, že součet zaokrouhlených čísel se nemusí rovnat zaokrouhlenému součtu. Omlouváme se Vám za to, že přírodní a matematické zákony platí i v případě našeho programu a uvádíme zjednodušený příklad. Dejme tomu, že by výsledovka obsahovala mimo jiné tyto řádky:

 1. Spotřebované nákupy	účet 500

 2. Nakupované služby	účet 510

 3. Osobní náklady	účet 520

------------------------------------------------------------------------

 4. Náklady celkem	ř.1+2+3

Řádek číslo 4 se má tedy rovnat součtu řádků 1 až 3. Vzorce pro výpočet součtových a kontrolních řádků jsou uvedeny v tabulce ve Finančním zpravodaji č.12/92, který zná téměř každý účetní s drobnými úpravami v následujících letech. Máme-li zůstatky na všech uvedených účtech rovny 1500,- Kč, dostaneme:

na koruny	na tisíce	na tisíce

podle nás	podle Vás

--------------------------------------------------------------------------------

 1.	1500	2	2

 2.	1500	2	2

 3.	1500	2	2

--------------------------------------------------------------------------------

 4.	4500	6	5

V 1.sloupci jsou uvedeny údaje na koruny.

Ve 2.sloupci jsou údaje zaokrouhleny na tisíce, vypočtené naším postupem, tzn. načtou se základní řádky na základě zůstatků na účtech, tyto se zaokrouhlí a teprve potom se počítají součtové řádky.

Ve 3.sloupci jsou rovněž údaje na tisíce, ale podle Vašeho způsobu: načtou se základní řádky, spočítají se součtové a kontrolní a teprve poté se všechny řádky zaokrouhlí.

Domníváme se, že Vámi navrhovaný způsob by byl "nesmyslnější" (2+2+2=5) a proto ponecháváme v programu původní algoritmus.


Sestavení rozvahy a výsledovky

12) Sestavení rozvahy a výsledovky

Dotaz: Proč musíme u účtů v Účtové osnově zadávat, kam se mají započítat v rozvaze a ve výsledovce? Proč to nedělá program automaticky? Odkud se máme ty čísla řádků dozvědět? Zasíláme Vám vytištěnou naši Účtovou osnovu, žádáme Vás, abyste zkontrolovali, jestli je dobře sestavená a jestli je vhodná pro naši firmu a abyste do ní doplnili čísla řádků v závěrce.

Každý z tisíců uživatelů našeho systému má jinou Účtovou osnovu podle toho, jakou činností se zabývá, jiné analytické účty apod. U standardně používaných účtů, které dodáváme na instalačních disketách s programem máme čísla řádků závěrky předvolena. U účtů, které si do Účtové osnovy sami doplníte nebo změníte, musíte tato čísla doplnit sami podle logiky tohoto účtu. V tomto směru se bez účetního neobejdete, protože myslet za Vás program nemůže.

Vysvětlivky k sestavení rozvahy a výsledovky včetně toho, které účty se mají započítat do jednotlivých řádků naleznete ve Finančním zpravodaji č.12/92. Formulář Cashflow je uveden ve Finančním zpravodaji č.9/93, resp. 12/94. Všechny tyto formuláře byly v lednu 1996 upraveny pro roční závěrku za rok 1995, jejich nejnovější verze naleznete ve Finančním zpravodaji č.12/1/1995. Domníváme se, že není naší povinností v rámci ceny programu všem uživatelům rozesílat Sbírky zákonů, Finanční zpravodaje a další materiály, které nezbytně potřebuje každý účetní ke své činnosti.

Zkontrolovat Vaši Účtovou osnovu a zjistit, jestli je pro Vás vhodná a doplnit řádky závěrky nemůžeme, i kdybychom chtěli, protože neznáme Vaši firmu a nevíme, proč jste si zavedli právě tyto účty. To už bychom zrovna mohli vést zdarma celé Vaše účetnictví. Pokud víte o nějaké firmě, která toto provádí, oznamte nám prosím kontakt na ni, tuto službu "bezplatné zavedení a vedení účetnictví" by jistě přivítala i řada dalších uživatelů.


Účtování leasingových splátek

13) Účtování leasingových splátek

Dotaz: Žádám Vás o sdělení postupu při účtování leasingových splátek za osobní automobil do závazků, kdy finanční služba podléhá DPH 5% a leas. splátka DPH 22% bez nároku na  odpočet. Dříve byl tento problém řešen typem daňového dokladu D3.

Protože náš program umožňuje dát na doklad pouze 1 typ daňového dokladu,je  nutné tedy vystavit 2 fiktivní přijaté faktury dle splátkového kalendáře.

Př. Celková splátka za leasing osobního automobilu v měsíci září činí 50.000,-Kč, z toho leas. splátka bez nároku na odpočet 39.500,-Kč a finanční  služba podléhající DPH 5% 10.500,- Kč (včetně DPH ).

Zaúčtování splátky v září:

1. Vyst. fikt.přij. fa na leas. splátku bez nároku na odpočet

               Typ              Účt.př.               Částka

               D3               379/321               39.500,-

Pozn. Typ D3 jsou daňové doklady bez nároku na odpočet.

          Z hlediska základu daně dát 39.500,-Kč do nulového základu.

2. Vyst. fiktivní fa na finanční službu

              Typ               Účt.př.               Částka

              D1                379/321               10.000,- Kč

                                  343/321                  500,- Kč

Kvůli spárování je vhodné mít i na výpise platbu leas. splátky 2 položkami.Pokud na výpise bude uvedena pouze 1 částka 50.000,- Kč, je nutné ve fakturaci ručně opravit párování.


Tvar Peněžního deníku

14) Tvar Peněžního deníku

Dotaz: Vedeme jednoduché účetnictví pomocí Vašeho programu SIMPLE. Při kontrole pracovnicí Finančního úřadu nám byl vytýkán tvar Peněžního deníku. Podle jejího vyjádření není přípustné, aby jednotlivé zápisy byly pouze kódovány druhem dokladu, ale je nutné, aby byly rozděleny do samostatných sloupců.

K tomuto problému přetiskujeme stanovisko Ministerstva financí ČR, zveřejněné již v Účetnictví 10/1993, str.397:

"Opatření, kterým se stanoví postupy účtování u fyzických osob provozujících podnikatelskou nebo jinou výdělečnou činnost a které účtují v soustavě jednoduchého účetnictví, č.j. V/31 370/92, bylo publikováno ve Finančním zpravodaji č.12/2 z roku 1992. V tomto opatření jsou podrobnější informace k vedení peněžního deníku.

Forma peněžního deníku není závazně předepsána a nepočítá se s vydáním závazného vzoru tohoto deníku. Opatření pouze stanoví povinné údaje, které musí být z deníku zjistitelné. V tomto případě se nemusí pro každý údaj zvolit samostatný sloupec, nýbrž lze vyhovět Postupům vedení jednoduchého účetnictví např. vhodným číslováním účetních dokladů, kódováním účetních zápisů nebo jiným způsobem. Údaje, pro které není náplň, se nemusí v peněžním deníku sledovat ve zvláštním sloupci, např. pokud nejsou zaměstnanci, nepovede se sloupec 'mzdy'.

Ministerstvo financí ČR se nevyjadřuje k vydávaným peněžním deníkům ani k ostatním tiskopisům."

Tolik Ministerstvo financí ČR. Kódování pomocí Dokladové řady, které jsme zvolili v našem programu, je tedy naprosto postačující. Pochopitelně tato Dokladová řada musí obsahovat minimálně ty druhy dokladů, které jsou povinné z hlediska Zákona o účetnictví. Tyto ovšem dodáváme automaticky jako počáteční náplň Dokladové řady, dokonce ještě podrobnější.


Zápis průběžných položek

15) Zápis průběžných položek

Dotaz: Jakým způsobem se zadávají průběžné položky do Peněžního deníku?

Průběžná položka je částka, která vyplývá z časového nesouladu při převodu peněz mezi pokladnou a běžným účtem, dokud nedojde výpis z běžného účtu o tom, že vklad nebo výběr z účtu byl proveden. Pro průběžnou položku je přímo stanoven tento účetní postup:

- při vkladu na BÚ se účtuje do sloupce hotovost výdej a do sloupce průběžné položky příjem (zápis do Pokladního deníku)

- při výběru z BÚ se účtuje do sloupce hotovost příjem a do sloupce průběžné položky výdej (zápis do Pokladního deníku)


Účtování záloh v jednoduchém účetnictví

16) Účtování záloh v jednoduchém účetnictví

Dotaz: Jak účtovat v jednoduchém účetnictví příjem záloh?

Účtovat jako každý jiný příjem, protože i příjem záloh na budoucí plnění je při vedení jednoduchého účetnictví daňovým příjmem.


Úhrada faktury v Účetním deníku

17) Úhrada faktury v Účetním deníku

Dotaz: V Účetním deníku nelze poznat o jakou úhradu faktury se jedná.

Lze vyřešit tak, že si navolíme podrobný tisk Účetního deníku, kde mám zobrazeno jak číslo faktury, tak také variabilní symbol.


Oprava dokladů v Účetním deníku

18) Oprava dokladů v Účetním deníku

Dotaz: Stává se, že opravujeme doklady dříve zaúčtované. Při opětovném zaúčtování se v Účetním deníku objeví nesmyslný řádek, částka, případně se neopraví druh dokladu.

Při podrobnějším zkoumání tohoto problému jsme zjistili, že v tomto případě byl opraven doklad, který byl v účetním deníku rozúčtován na více řádků. Chyby nastaly při jeho opětovném zaúčtování. V nejnovějších verzích, vás program upozorňuje, že doklad byl rozúčtován na více zápisů - zda opravit jeho zaúčtování. Jeden problém může nastat v případě, že se mění částka. Je nutné si uvědomit, že pokud při rozúčtování změním částku, automaticky mi v účetním deníku vzniká nový řádek. Tedy kolikrát částku "opravím" tolik budu mít řádků v účetním deníku. Další chyby mohou vznikat , pokud budu měnit druh dokladu a při následném novém zaúčtování nezadám, že chci opravit i zaúčtování. V tomto případě se v účetním deníku opraví pouze druh dokladu u zaúčtovaného DPH a zbylé druhy dokladů zůstávají neopravené. Tohle by mělo pak vliv na případné kontroly zaúčtování, kdy v sestavách vybíhají nesmyslné zápisy.

Pokud tedy potřebujete opravit částku nebo druh zaúčtování je dobré si v konfiguraci programu - volba účetnictví a vazby, vypnout zápis do účetního deníku. Zvlášť pak opravit zápis v prvotní evidenci a zvlášť v účetním deníku. Pak nezapomenout nastavit si konfiguraci do původního stavu.


  BANKA A SALDOKONTA, PLACENÍ FAKTUR

1) Zápis bankovních výpisů

2) Rozúčtování bankovního výpisu

3) Párování faktur s bankovními výpisy

4) Zápis platby faktury

5) Částečná platba v jednoduchém účetnictví

6) Oznamovací povinnost

7) Zápis čísla bankovního účtu

8) Význam variabilního symbolu

9) Rozsah variabilního symbolu


Zápis bankovních výpisů

1) Zápis bankovních výpisů

Dotaz: Jaký je správný postup při zadávání bankovních výpisů, abych nemusela údaje o zaplacení dopisovat do faktury ručně?

Párování vydaných (přijatých)  faktur s bankovními výpisy neprobíhá okamžitě při zadávání bankovních  výpisů, ale jednorázově při spuštění volby  saldokonto odběratelů  (dodavatelů). Tento  postup Vám umožňuje to, že můžete zapisovat bankovní výpisy do evidence, aniž by jste v tu chvíli museli hledat příslušné  faktury. Automatické párování faktur s bankovními  výpisy  probíhá  tak,  že  program  'prohledává'  evidenci vydaných (přijatých) faktur vůči  evidenci bankovních výpisů. Najde-li platbu, odpovídající faktuře  (IČO z  faktury =  IČO z  výpisu, číslo faktury  = variabilní  symbol), zapíše  na fakturu  údaje o zaplacení, přičemž  platbu přičte  k již  zaplacené částce  a naopak  na bankovní výpis  doplní číslo  řádku, na   němž je  faktura uvedena  v příslušné evidenci faktur. Při příštím provádění  saldokont již nebude brát tuto platbu v  úvahu, protože je  u ní již  uvedeno číslo řádku  z evidence faktur,  což   znamená,  že  již  byla   tato  platba  spárována.

 Při automatickém  párování se  tedy  berou  v  úvahu  pouze  ty  platby z bankovních výpisů,  kde je zatím  toto číslo nulové.  Tento postup byl zvolen  proto, aby  bylo možno  automaticky párovat  faktury, u  nichž dochází  k částečným  platbám a  aby zaplacená  částka na  faktuře při dalším spuštění saldokont se nenapočítávala 'donekonečna'.

Platby,  které se  zatím nespárovaly  (nebyla k  nim nalezena faktura)  budou  figurovat  v   diferenčním  saldokontu.  Mezi  těmito platbami  se  však  objeví  také  platby,  které  nemají  patřit  mezi diference, i když  k nim faktura neexistuje (odvod daní a pojistného, srážek  z  mezd  apod.).  U  těchto  plateb  je  vhodné již při zápisu bankovního  výpisu  zadat  do   položky  'Evidence  faktur'  libovolné nenulové číslo, např.99999.

Položka  'Evidence  faktur'  na  bankovních  výpisech je tedy rozhodujícím kritériem  při provádění saldokont a  může nabývat těchto hodnot:

•	nula  -  platba  dosud  neproběhla  saldokonty  nebo  se nespárovala (jedná se o diferenční saldokonto)

•	libovolné  přirozené  číslo  -  je  rovno  číslu  řádku  v příslušné evidenci faktur

•	99999 nebo  jiné Vami zvolené  označení - jedná  se o platbu,  k níž faktura neexistuje (daně, pojistné, splátky, úroky, srážky, mzdy atd.)

Praktický postup  při zadávání bankovních  výpisů a provádění saldokont by tedy měl být následující:

•	předpokládejme,  že  faktury  jsou  průběžně  zapisovány do evidence přijatých i vydaných faktur

•	zapište jednotlivé položky bankovního  výpisu do evidence. U plateb, kde je jako plátce (věřitel) uveden Finanční úřad, Všeobecná zdravotní pojišťovna,  Česká spořitelna  apod.  lze  ihned do  položky 'Evidence faktur' zapsat 99999.

•	spusťte výpočet saldokonta odběratelů  a dodavatelů (dosavadní praxe ukazuje, že se automaticky spáruje cca 85-90% plateb)

•	podívejte  se   na  sestavu  nezaplacených   faktur  a  diferenčního saldokonta

•	zejména  z   diferenčního  saldokonta  zjistíte,   které  platby  se nespárovaly a  z jakého důvodu (hlavními  důvody bývají špatně zapsaný variabilní symbol, platba z jiného účtu atd.)

•	opravu nespárovaných plateb provedete buď tak, že opravíte příslušné položky v  bankovním výpise (variabilní symbol,  IČO) a spustíte znovu výpočet  saldokont nebo  provedete  spárování  ručně, tzn.  do faktury doplníte údaje o zaplacení a do bankovního výpisu do položky 'Evidence faktur' zapíšete číslo příslušného řádku v evidenci faktur

•	po  provedení automatického  a  případně  ručního spárování  by měly zůstat  v  diferenčním  saldokontu  pouze  platby,  které  jste někomu poslali omylem nebo které si někdo od vás omylem vybral

V případě  jednoduchého účetnictví (SIMPLE)  se situace ještě komplikuje tím, že je třeba zapsat  do Peněžního deníku DPH, kterou se z bankovního  výpisu   nedovíte.  Spáruje-li  se   platba  s  fakturou automaticky,  zapíše  program  ihned  automaticky  i DPH do Peněžního deníku. Provádíte-li však párování ručně, musíte tuto daň do Peněžního deníku doplnit sami.

Příklad:

•	dne 1.6.1994  jste u firmy TILL  CONSULT zakoupili programový systém DOUBLE a přijatou fakturu zapsali do evidence přijatých faktur:

   Č.ř. Datum      Č.fak.    IČO          Dodavatel                 Kč

   -------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   152  01/06/94  94005  10639730  TILL CONSULT       9400.-

   ...

   (údaje o zaplacení ponecháte zatím prázdné)

•	protože nemáte  zatím na zaplacení celé  částky, uhradili jste pouze 5000.-  Kč. Tato  platba se  objevila dne  3.6.1994 mezi  ostatními na bankovním výpise č.15:

   Č.d.  Datum     IČO           Dodavatel          Var.s     Kč       Ev.f.

   --------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   15 V 03/06/94  10639730  TILL CONSULT  94005  5000.-     0

   ...

•	po  zápisu celého  bankovního  výpisu  do evidence  spustíte výpočet saldokonta dodavatelů - do přijaté faktury se automaticky doplnilo:

   Č.ř.  Č.fak.  IČO            Kč     Zaplaceno Doklad  Zapl.Kč

   --------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   152  94005  10639730   9400.-  03/06/94  15         5000.-

   ...

 a do evidence bankovních výpisů se doplnilo:

   Č.d.  Datum      IČO          Dodavatel          Var.s     Kč       Ev.f.

   ---------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   15 V 03/06/94  10639730  TILL CONSULT  94005  5000.-   152

   ...

•	faktura  se  nadále  objevuje  mezi  nezaplacenými,  ale  např.  při vytváření příkazu k úhradě se nabízí pouze zbývající částka 4400.- Kč

•	dokonalé  informace  a  přehled  o  hospodaření  firmy, získaný díky používání  systému  DOUBLE  znamenaly  mimo  jiné  značný rozmach Vaší firmy, takže již  za měsíc jste mohli uhradit  zbývající část faktury. Tato platba se objevila dne 5.7.1994 na bankovním výpise č.26:

   Č.d.  Datum      IČO          Dodavatel          Var.s     Kč       Ev.f.

   -----------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   26 V 05/07/94  10639730  TILL CONSULT  94005  4400.-     0

   ...

•	po  zápisu celého  bankovního  výpisu  do evidence  spustíte výpočet saldokonta dodavatelů. Platba  z výpisu č.15 se při  tomto výpočtu již nebere v úvahu (protože je u ní uvedeno č.řádku 152) a platba z výpisu č.26 se přičte na fakturu. Takže v evidenenci přijatých faktur to bude vypadat po ukončení výpočtu takto:

   Č.ř.  Č.fak.   IČO           Kč      Zaplaceno Doklad  Zapl.Kč

   ---------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   152  94005  10639730   9400.-  05/07/94  26         9400.-

   ...

 a v evidenci bankovních výpisů takto:

   Č.d.  Datum      IČO          Dodavatel          Var.s     Kč        Ev.f.

   ---------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   15 V 03/06/94  10639730  TILL CONSULT  94005  5000.-   152

   ...

   26 V 05/07/94  10639730  TILL CONSULT  94005  4400.-   152

   ...

•	faktura se od této chvíle považuje  za vyrovnanou a ani jedna z obou příslušných plateb  uvedených v evidenci  bankovních výpisů se  nebude brát v úvahu při dalším výpočtu saldokonta dodavatelů.

Celou tuto odpověď lze aplikovat i na zápis dokladů do Pokladního deníku.


Rozúčtování bankovního výpisu

2) Rozúčtování bankovního výpisu

Dotaz: Když provádím při zápisu banky rozúčtování mezerníkem, dopočítává se mi špatně zbývající částka. V tomto případě musím potom vstoupit do Účetního deníku a zaúčtování opravit ručně.

Obecně provádíte-li rozúčtování pomocí mezerníku, dochází k tomu, že program  hledá v Účetním deníku všechny zápisy se stejným číslem dokladu a druhem dokladu. Tyto vysoučtuje a součet kontroluje vůči částce na dokladu. Máte-li v rámci daného druhu dokladu v evidenci tedy dva nebo více zápisů se stejným číslem dokladu, dojde k tomu, že se vysčítávají z Účetního deníku i řádky, které patří k jinému dokladu se stejným číslem. Počítač nemůže samozřejmě vědět, ke kterému dokladu se vztahují, když druh i číslo dokladu jsou stejné. Z toho vyplývá, že chcete-li v některé evidenci provádět rozúčtování, je nutné, aby v rámci daného druhu dokladu bylo číslování jedinečné a bylo tedy možno k daným dokladům jednoznačně přiřadit zápisy v Účetním deníku včetně možnosti jejich opravy. Proto taky například označuje program při zaúčtovávání faktur nebo pokladny automaticky zápis DPH z daného dokladu hvězdičkou, aby bylo možno jej oddělit od zápisu základní částky. (Upozornění: Má-li číslo faktury plných deset míst, hvězdička se již nemá kam zapsat).

V jiných evidencích uvedený problém nenastává, protože tam většinou dodržujete jednoznačnost číslování dokladů v rámci dané evidence 'intuitivně' i z jiných důvodů, např. použití čísla faktury jako variabilního symbolu kvůli jednoznačnému přiřazení platby apod. V některých evidencích (např. evidence přijatých faktur) se zase za číslo účetního dokladu bere automaticky číslo řádku z Evidence přijatých faktur, což také zaručuje jednoznačnost. Prakticky jedinou evidencí, kde jednoznačnost číslování při zápisu dokladů nebývá dodržována je tedy Evidence bankovních výpisů, protože u všech zápisů zadáváte číslo daného výpisu. Nic se nestane v případě, že nebudete provádět rozúčtování mezerníkem, protože přiřazení účetního zápisu zůstává potom jednoznačné: řádek v evidenci proti řádku v Účetním deníku. Podle našich zkušeností naprostá většina firem u bankovních výpisů rozúčtování neprovádí a proto je daný problém netrápí. V případě, že chcete bankovní vypisy mezerníkem rozúčtovávat, aniž by jste museli potom vstupovat do Účetního deníku, je nutné dodržet jednoznačnost číslování jednotlivých zápisů. K tomu stačí například očíslovat samostatně každý řádek bankovního výpisu, např. 012a, 012b, 012c atd.


Párování faktur s bankovními výpisy

3) Párování faktur s bankovními výpisy

Dotaz: Stalo se nám, že jsme zaplatili jednu fakturu dvakrát. Přestože se tato faktura objevila v bankovním výpise, částka z něj se při párování nezapsala k této faktuře, ale k úplně jiné.

K tomuto jevu dochází tehdy, když máte v evidenci faktur více faktur se stejným číslem, resp. u přijatých faktur více faktur se stejným číslem od daného dodavatele (podle prvních 8 míst IČO). Aby bylo totiž možno provádět částečné platby nebo vysledovat případy, kdy je jedna faktura z jakýchkoliv důvodů opravdu zaplacena dvakrát, přičítá se částka z bankovního výpisu vždy na první fakturu s tímto číslem, která se najde. V případě, že tedy máte v evidenci více faktur se stejným číslem, může se v tomto případě stát, že se částka připíše na první z těchto faktur, kde bude postupně narůstat a další faktury se budou nadále jevit jako nezaplacené. Řešení tohoto stavu je naprosto jednoduché: důsledně dodržovat jednoznačnost při číslování faktur, jak ostatně vyplývá i ze Zákona o DPH ("Daňový doklad musí obsahovat ... c) pořadové číslo dokladu", paragraf 12, odstavec (2)). U pravidelných plateb (nájemné, leasingy apod.) by měly být jednotlivé platby rozlišeny již v platebním kalendáři. Pokud ne, je vhodné za variabilní symbol doplnit číslo měsíce, např. 01, 02, 03 atd. Problémy nastávají tedy pouze u dodavatelů, kteří se tímto zákonem neřídí a vystavují Vám neustále faktury se stejným číslem. Chcete-li tyto faktury zapsat do evidence (přesto, že se tím vystavujete riziku, že Vám je Finanční úřad neuzná), doporučujeme v tomto případě jednotlivé doklady rozlišovat připsáním dalšího čísla nebo znaku, např. 00001a, 00001b, 00001c atd. nebo 00001/1, 00001/2 atd.

Tento problém je vyřešen, zadáte-li správně, zda chcete při párování uvažovat všechny faktury nebo pouze nezaplacené (viz. následující dotaz).

Dotaz: Jak se projeví výběr všech nebo pouze nezaplacených pohledávek (závazků) při provádění saldokont?

Dlouhou dobu se při párování braly v úvahu všechny pohledávky a závazky. Tento způsob měl tu výhodu, že když byla některá faktura zaplacena dvakrát nebo byla dobropisována, tak se jednotlivé platby načítaly neustále na tuto fakturu a bylo kdykoliv možno zjistit její stav. Nevýhodou tohoto postupu bylo, že v případě, že Vám někdo vystavoval neustále faktury se stejným číslem (už to samotné není zcela v souladu se zákonem o DPH), tak se Vám tyto platby načítaly vždy na první "vyhovující" fakturu, kde se hromadily a ostatní faktury se jevily dále jako nezaplacené. I když se nám to nezdálo vhodné, podlehli jsme nakonec tlaku těch uživatelů, kteří tvrdili, že bychom to měli být schopni naprogramovat tak, aby se při párování již zaplacené faktury přeskakovaly a přeplatky zůstávaly v diferenčním saldokontu. Ojoj, to jsme si dali! A kolik ruční práce s vyhledáváním přeplatků v diferenčním saldokontu jsme tím přidali uživatelům. V nové verzi tedy spojujeme oba dva tyto přístupy a při vstupu do saldokont má každý možnost si nastavit, zda chce při párování uvažovat pouze nezaplacené pohledávky a závazky (což je způsob z verze 6.1) nebo zda uvažovat všechny (což je předchozí způsob).

Dotaz: Při přenosu data zaplacení po tisku příkazů k úhradě do evidence faktur občas vynechá program některou položku, zejména pokud je v příkazu více řádků.

Vysvětlení je stejné jako v předchozím případě. Máte-li v evidenci přijatých faktur více faktur se stejným číslem od jednoho dodavatele, tzn. je stejných prvních 8 míst IČO i číslo faktury, zapíše se datum uhrazení k první z těchto faktur, protože stejným způsobem bude probíhat potom i párování s danou platbou. Vámi 'reklamovaná' faktura tedy datum uhrazení neobsahuje, protože toto bylo zapsáno na jinou.


Zápis platby faktury

4) Zápis platby faktury

Dotaz: Zapisuju-li bankovní výpis, musím se dívat na faktury, o jaký druh výdeje nebo příjmu se jedná, aby se tento zapsal správně do 'sloupce' Peněžního deníku. Vzhledem k tomu, ze jsme účetní firma, která zpracovává agendu jiným firmám, nemáme tyto faktury vždy k dispozici a musíme potom zaúčtování jednotlivých dokladů zpětně měnit. Nelze nějakým způsobem zkrátit proces zapisování platby těchto faktur?

Tento problém trápil zejména uživatele systému SIMPLE, protože v jednoduchém účetnictví se na rozdíl od podvojného zaúčtovává do Peněžního deníku vlastně až platba a toto její zaúčtování je také rozhodující pro zařazení do správného druhu nákladů a výnosů. V nových verzích systémů jsme již tento problém vyřešili k naprosté spokojenosti všech uživatelů (podle vyjádření testujících firem). Zároveň se tím změnily i volby Platba faktury v hotovosti v Evidenci přijatých a vydaných faktur, které teď také nabízejí mnohem víc možností.

Řešení spočívá v úpravě Dokladové řady, která byla rozsířena o položky Druh dokladu při platbě v hotovosti a přes banku. Uveďme si vše na příkladu:

Příklad:

V Dokladové řadě máme zadáno (Hot znamená Druh dokladu při platbě v hotovosti a Banka při platbě přes banku):

   Dr Sk Název                                                  	Hot	Banka

  --------------------------------------------------------------------------------------------------------

   ...

   02 PP Příjem do pokladny - tržby za služby

   03 PP Příjem do pokladny - tržby za zboží

   ...

   11 PV Výdej z pokladny - nákup materiálu a zboží

   12 PV Výdej z pokladny - služby a režie

   ...

   21 BP Příjem na účet - úhrada fa odběratele

   ...

   32 BV Výdej z účtu - úhrada fa dodavatele

   33 BV Výdej z účtu - služby a režie

   ...

 Tuto dokladovou řadu dále doplníme takto:

   Dr Sk Název                                                  	Hot	Banka

  --------------------------------------------------------------------------------------------------------

   ..

   41 FP Přijaté faktury - materiál	11	32

   42 FP Přijaté faktury - zboží	11	32

   45 FP Přijaté faktury - služby	12	33

   46 FP Přijaté faktury - nájemné, energie	12	33

   ...

   51 FV Vydané faktury - vlastní výkony	02	21

   52 FV Vydané faktury - prodej zboží	03	21

   ...

K čemu nám to bude dobré?

1. Budeme-li nyní zadávat bankovní výpisy, zapíšeme, o jakou platbu se jedná (např. P - příjem) a hned potom variabilní symbol. Jestliže bude v evidenci vydaných faktur nalezena faktura s tímto číslem (např. za prodej zboží, druh dokladu = 52) bude do bankovního výpisu ihned doplněn odběratel, částka Kč i druh dokladu (21). Jestliže byla tedy platba této faktury správně provedena, můžeme v tuto chvíli zápis ukončit (Ctrl+End). Ano, je to opravdu tak: V případě správně provedené platby správně zapsané faktury stačí nyní při zápisu bankovního výpisu zadat pouze, zda se jedná o příjem nebo výdej a variabilní symbol. Všechno ostatní již provede počítač sám.

2. Uděláme zákazníkovi nějakou službu, která se platí v hotovosti a vystavíme mu za ni fakturu (druh dokladu = 51). Pokud ještě stojíte v evidenci na dané faktuře, stiskněte Z (Zaplatí) nebo Ctrl+PgUp, pokud v ní ještě jste. Počítač automaticky vystaví stvrzenku a platbu zapíše do Pokladního deníku se správným druhem dokladu (02). Tím se tato platba také automaticky zařadí do příslušného 'sloupce' (tedy druhu příjmu nebo výdeje) v Peněžním deníku.


Částečná platba v jednoduchém účetnictví

5) Částečná platba v jednoduchém účetnictví

Dotaz: Jakým způsobem řešit v jednoduchém účetnictví částečnou platbu faktury, na níž je DPH? Nejedná se o odvod DPH, ten je jasný: DPH musím státu odvést bez ohledu na to, jestli mi zákazník zaplatil nebo ne. Jde o zápis této platby do Peněžního deníku, protože částka uvedená v kolonce "z toho DPH" mi ovlivní základ daně z příjmu, jestliže faktura nebude vyrovnaná v průběhu roku a přejde do roku následujícího.

Jedná se o dosti složitou otázku, protože není řešena v žádném zákoně a postup při částečné úhradě takovéto faktury tedy nebyl vykládán jednoznačně. Správce daně nebo daňový poradce Vám většinou poradil se v takovémto případě se zákazníkem dohodnout a sepsat, co vlastně platí (zboží nebo DPH?). Tento postup byl ovšem v mnoha případech nerealizovatelný (zákazník, který neplatí, bývá většinou těžko k zastižení). My jsme v programech zvolili tedy postup, který  nám připadal nejlogičtější, protože výsledek je stejný jako kdyby jste zákazníkovi rozepsali zboží na více faktur a některou z nich by zaplatil - DPH by byla také rozepsána. Při výpočtu saldokont odběratelů a dodavatelů se do Peněžního deníku zapisovala poměrná část daně z přidané hodnoty (do kolonky "z toho DPH").

Definitivně byl tento problém vyřešen teprve Sdělením o vydáním úplného znění Opatření č.j.V/1-31 370/92 ze dne 23.prosince 1992, kterým se stanoví postupy účtování u fyzických osob provozujících podnikatelskou nebo jinou výdělečnou činnost účtujících v soustavě jednoduchého účetnictví, jak vyplývá ze změn a doplnění č.j.281/56 350/94 ze dne 20.října 1994, zveřejněném ve Finančním zpravodaji č. 11/1994 ze dne 30.listopadu 1994 s platností opatření od 1.ledna 1995, v němnž se v části Vedení jednoduchého účetnictví Čl.VI Peněžní deník odstavec (8) praví: "Částečná úhrada pohledávky či závazku u plátce daně z přidané hodnoty se v deníku přednostně vypořádá s pohledávkou či závazkem z titulu daně z přidané hodnoty a až zbylá část se zaúčtuje do příjmů či výdajů, které ovlivňují základ daně z příjmů." (Konec citátu).

V tomto směru byl tedy výpočet saldokont upraven i v nové verzi systému SIMPLE. Při částečné úhradě faktury se program přednostně vypořádá v Peněžním deníku s pohledávkou z titulu daně z přidané hodnoty (kolonka "z toho DPH"). Upozorňujeme, že u faktur, které byly částečně uhrazeny v roce 1994 a zbytek byl převeden do roku 1995 si musíte DPH v Peněžním deníku pohlídat sami, protože část spadá do předchozího systému (vypořádání DPH poměrem zaplacené a celkové částky, případně jiné individuální řešení) a další část bude řešena podle tohoto opatření (nejdříve vypořádat DPH a teprve zbylou část účtovat do příjmů, resp. výdajů, které ovlivňují základ daně z příjmu).


Oznamovací povinnost

6) Oznamovací povinnost

Dotaz: Jak vyplývá ze zákona o DPH a zákona o správě daní a poplatků je každá organizace povinna předkládat seznam všech nákupů od fyzických osob kvůli křížové kontrole. Bylo by proto vhodné do programu doplnit oznamovací povinnost.

Jako podklad pro oznamovací povinnost (nazývanou též "bomzácká") jsou určeny sestavy Přehled provedených plateb a Přehled poskytnutých plateb, které jsou uvedeny ve volbách POKLADNA a BANKA. Do těchto sestav lze vybrat platby za zadané období, pouze od určité částky apod. Jsou tedy zcela postačující k tomu, aby splňovaly podmínky dané uvedenými zákony. Jejich jediným nedostatkem je to, že počítač nemůže rozpoznat, která z firem je fyzická osoba a která ne a uvádí proto do tohoto seznamu všechny organizace.

Rozšiřovat Číselník organizací o další položku se nám zatím nejeví jako účelné, protože z praxe víme, že o spoustě firem, se kterými pravidelně obchodujete, nemluvě o jednorázových koupích, stejně nedokážete říct, zda se jedná o fyzické či právnické osoby. Určitým vodítkem může být dodatek jména firmy nebo DIČ - fyzické osoby by za pomlčkou měly mít rodné číslo, právnické IČO firmy. Proto tato dvě čísla uvádíme na sestavě hned pod sebou, aby jejich porovnání bylo zřetelnější. Záleží ovšem také na tom, jak "poctivě" Číselník organizací naplňujete a zda například místo IČA neuvádíte jiné označení.


Zápis čísla bankovního účtu

7) Zápis čísla bankovního účtu

Dotaz: Při vytváření souboru příkazů do banky počítač hlásí chyby v číslech účtů.

Každé číslo účtu je při přenášení do souboru příkazů kontrolováno způsobem, jakým je prováděna kontrola ve finančních ústavech na tzv. modulo 11. Takto se jednoduše odhalí "překlep" v zápise nebo chyba ve skladbě čísla. Vzhledem k tomu, že se jedná o přesně specifikované matematické operace z téměř "volného" číselného formátu (Samozřejmě že formát není volný, ale proto, že základ čísla účtu včetně čísla peněžního ústavu může obsahovat 4 až 10 číslic a předčíslí 0 až 6 a to vše může být libovolně kombinováno) je pro správnost rozhodující jeho zápis do odpovídajících číselníků. A i když program umí odstranit různé "drobnosti" v zápise, doporučujeme Vám zapisovat čísla dle následujícího příkladu :

                     PPPPPP-ZZZZZZZBBB/KKKK

     P - znak předčíslí

     Z - znak základu čísla účtu

     B - znak čísla peněžního ústavu

     K - směrový kód peněžního ústavu

      ....... a numerický zápis čísla účtu může vypadat takto:

                     705-7626831/0100


Význam variabilního symbolu

8) Význam variabilního symbolu

Dotaz: Jaký má význam zavedení variabilního symbolu v Evidenci pohledávek a závazků?

Do všech evidencí v rámci pohledávek a závazků byl doplněn variabilní symbol. Jedná se konkrétně o vydané faktury, ostatní pohledávky, přijaté faktury, ostatní závazky, v případě verze BUSINESS ještě navíc o vydané zahraniční faktury, přijaté zahraniční faktury a jednotné celní deklarace, tedy o všechny evidence, které se v rámci saldokont párují s pokladními doklady a bankovními výpisy. V předchozích verzích se za tento párovací symbol považovalo vždy číslo faktury (číslo dokladu, JCD). Nyní tedy přibývá navíc variabilní symbol, podle kterého se bude párovat. Protože předpokládáme, že v řadě případů budete za variabilní symbol i nadále považovat číslo faktury (dokladu, JCD), bude se při zadávání těchto dokladů na počátku vždy přenášet toto číslo do variabilního symbolu. V případě, že chcete zachovat dosavadní způsob párování, tak jej pouze "proklepnete" a pojedete dál. Co všechno je však zavedením variabilního symbolu navíc ještě vyřešeno, si ukážeme na několika příkladech.

Příklad 1: Vzhledem k tomu, že se objevuje stále víc zákazníků, kteří nám neplatí a s vymáhání peněz soudní cestou máme špatné zkušenosti, přistoupila naše firma k tomu, že většinu zboží zasíláme na dobírku. Protože řada chytráků si zboží objedná a pak nevyzvedne nebo se dobírka na poště ztratí, vystavujeme daňový doklad až po obdržení platby, abychom neodváděli zbytečně DPH z objednávek, které se pak nerealizují. Na daňový doklad uvádíme stejné číslo jako na dobírce, aby se tento hned automaticky spároval s bankovním výpisem. Vzhledem k tomu, že se nám ale některé dobírky vrátí nebo ztratí, zůstávají tím pádem některá čísla faktur neobsazena, což nám Finanční úřad při kontrole vytknul, protože daňové doklady mají být číslovány postupně a nesmí v nich být "díra".

Jak máme tuto situaci řešit? Když budeme k dobírkám zadávat číslo daňového dokladu až po obdržení platby, nebudou se nám tyto zase automaticky párovat? Pomineme-li možnost řešení již při dosavadním postupu (vnitropodnikovou směrnicí, v níž stanovíte číslování dokladů nebo seznamem nevydaných daňových dokladů), nabízí se v nové verzi zcela nové možnosti: daňové doklady budete číslovat postupně jako nové faktury a do variabilního symbolu zadáte číslo, které jste použili na dobírce. Finanční úřad bude spokojen a párování bude probíhat automaticky podle variabilního symbolu.

Příklad 2: Firma TILL CONSULT provádí distribuci nového placeného upgrade. Vzhledem k urychlení celého procesu a snížení papírování jsme zvolili postup, který už většina z Vás zná: Na náš účet odvedete příslušnou částku, přičemž do variabilního symbolu uvedete sériové číslo svého programu, resp. nějakou jeho kombinaci. Na základě tohoto čísla si Vás najdeme v Evidenci uživatelů, zašleme Vám upgrade a s ním daňový doklad. Jako číslo tohoto daňového dokladu jsme v minulosti používali právě zmíněný variabilní symbol, aby párování proběhlo automaticky. Dodatečně jsme pak sestavovali seznam nerealizovaných upgradů, abychom zdůvodnili "díry" v číslování daňových dokladů. Nyní je tato situace vyřešena: daňové doklady se budou číslovat postupně při jejich vydávání stejně jako jakékoliv jiné faktury a jako variabilní symbol se bude uvádět sériové číslo, resp. jeho kombinace podle Vaší platby.

 Jedná se vlastně o obdobu předchozího příkladu a obecně tedy o všechny případy, kdy se provádí platba předem a daňový doklad vystavuje dodatečně (zálohy, dobírky atd.).

Příklad 3: Někteří uživatelé požadují zavést do evidence přijatých faktur ještě navíc vnitřní číslování. Jedná se zejména o velké firmy, kde tyto faktury zapisuje více lidí nebo podle jejich určení jim chtějí přiřadit různé číselné řady. Pokud do čísla faktury zapisovali již teď své očíslování, museli provádět párování ručně, protože toto číslo neodpovídalo variabilnímu symbolu, uvedenému na bankovním výpise nebo pokladním dokladu (tam se předpokládalo dodavatelovo číslo). Nyní je tedy možno zapsat do čísla dokladu svoje označení a do variabilního symbolu číslo faktury dodavatele, podle kterého se bude párovat.

Zavedení variabilního symbolu se samozřejmě projeví i v ostatních částech systému, např. při tvorbě příkazu k úhradě se bude jak do "klasického" příkazu tak při automatickém styku s bankou z jednotlivých faktur přepisovat tento variabilní symbol místo dosavadního čísla faktury (dokladu, JCD). Po zadání variabilního symbolu při vyplňování pokladního dokladu nebo bankovního výpisu se bude v příslušné evidenci faktur hledat rovněž podle tohoto variabilního symbolu. Další vítanou novinkou pro Vás v tuto chvíli navíc je ta možnost, že pokud nebude daná faktura nalezena, bude Vám hned nabídnut seznam vydaných nebo dosud neuhrazených přijatých faktur, ve kterém můžete daný doklad dohledat podle variabilního symbolu nebo podle názvu firmy. Tímto jsme tedy vyšli vstříc uživatelům, kteří si stěžují, že jejich zákazníci se často pletou při přepisování variabilního symbolu do příkazu k úhradě a oni musí tyto platby pak pracně následně vyhledávat a přiřazovat.


Rozsah variabilního symbolu

9) Rozsah variabilního symbolu

Dotaz: V bankovních výpisech (a následně vydaných fakturách) bychom potřebovali rozšířit počet míst variabilního symbolu. Paní K. z firmy V. nám doporučila obrátit se na autora programu, který toto může zařídit.

Vaše informace je mylná. Rozsah variabilního symbolu (10 míst) jsme převzali z datového rozhraní jednotlivých bank, které většinou vycházejí z předchozího ABO systému, kde byl takto stanoven. V silách našich programátorů tedy opravdu není tuto změnu bankám nařídit. Nevíme bohužel ani přesně na koho by jste se měli s Vaším požadavkem obrátit, snad na guvernéra ČNB.


  SKLADY A PRODEJ

1) Platba faktury v hotovosti

2) Stav na skladě

3) Příjem a výdej z více skladů

4) Označení a obsah skladové karty

5) Součty ve výdejce

6) Párování přijatých faktur s příjemkami

7) Nastavení skladu

8) Objednávka x dodací list x faktura x zálohová faktura

9) Podobné skladové karty

10) Vyskladnění do mínusu


Platba faktury v hotovosti

1) Platba faktury v hotovosti

Dotaz: Jak máme postupovat v případě, že zákazníkovi vydáme zboží na fakturu, kterou okamžitě platí v hotovosti?

•	výdej ze skladu: Zadejte jednotlivé vydávané položky, případně s využitím  automatického výpočtu obalů (Ctrl+PgUp) a výdej ukončete (Ctrl+End). Dodací list není nutno tisknout. Při výdeji je výhodné využívat výlučně zrychleného způsobu výdeje s utajením cen (nastavuje se volbou Změna konfigurace ve Speciálních akcích), zejména pokud se Vám zákazník dívá 'přes rameno'.

•	vystavení faktury: Při vyplňování hlavičky faktury zadejte číslo právě   vystavené výdejky (dodacího listu). Údaje o odběrateli i jednotlivé  zboží do řádků faktury včetně 'natažení' sazby DPH ze skladových karet provede program automaticky. Doplňte zbývající údaje v hlavičce faktury, případně úpravu jednotlivých řádků. Jste-li plátci DPH uveďte do typu dokladu 'D1',  v případě zákazníka ze Slovenska typ 'EX'. Do formy úhrady zapište např. 'V  hotovosti' (číselník  forem úhrady  je možno  upravit volbou  Servis). Proveďte vytištění faktury (Ctrl+PgDn).

•	zaplacení faktury zákazníkem: Zůstaňte v evidenci faktur a stiskněte Ctrl+PgUp (platba v hotovosti) nebo Z (zaplacení faktury). Program Vám automaticky oznámí, kolik máte zákazníkovi vrátit, do faktury doplní údaje o zaplacení a platbu zapíše do Pokladního deníku včetně jejího zaúčtování (druh dokladu pro zaúčtování této platby se zadává v základní konfiguraci systému). Tento pokladní doklad je typu 'OS', protože jako daňový doklad slouží jednotlivé faktury. V případě jednoduchého účetnictví (SIMPLE) se však na tento 'nedaňový' doklad rozepisují základy a daň z přidané hodnoty, aby se tato zaúčtovala do Peněžního deníku. Na vytištěnou fakturu dejte razítko nebo napište 'Zaplaceno dne ...' a podpis. Tato faktura tedy bude  sloužit zároveň jako dodací list, faktura, daňový doklad i příjmový  pokladní doklad. V případě, že by jste chtěli, můžete vystavit zákazníkovi stvrzenku o zaplacení. Vystavování příjmových pokladních dokladů přímo na počítači každému zákazníkovi se však v praxi ukazuje jako neefektivní vzhledem k dlouhé době tisku stvrzenky na tiskárně.

V případě, že systém okamžité platby v hotovosti (Cash & Carry) provádíte často, např. ve velkoskladech, doporučujeme Vám pořídit si programový systém C&C, který lze s ekonomickými systémy DOUBLE a SIMPLE provázat a který umí navíc pracovat s dalšími zařízeními, která se v podobných provozech používají (pokladní zásuvka, zákaznický displej, tiskárna paragonových účtenek, čtečka čárového kódu apod.).


Stav na skladě

2) Stav na skladě

Dotaz: Po zadání příjemky se nám špatně přepočítává stav na skladě. Z některých příjemek se načtou na skladovou kartu počty dvakrát.

Odhalení této chyby nám zabralo hodně času, protože se vyskytovala dost  nepravidelně a jak  se nakonec ukázalo postup, který zvolili někteří uživatelé byl zkrátka nepředvídatelný. K chybě docházelo při zakládání  skladových karet při provádění příjmu. Zakládáte-li novou skladovou kartu a napíšete do stavu na skladě hned příjímané množství a toto množství uvedete  ješte jednou na příjemku, dojde samozřejmě k tomu, že výsledné množství na  kartě bude dvojnásobné, protože přijímané množství se přičte ke stavu na skladě. Při zakládání nové skladové karty v rámci příjmu tedy uvádějte stav na skladě nulový a přijímané množství zapiště pouze do příjemky.


Příjem a výdej z více skladů

3) Příjem a výdej z více skladů

Dotaz: Naše firma má několik skladů po celé republice. Na školení nám říkali, že průměrná cena zboží musí být vypočtena na základě příjmu do všech skladů a musí být všude stejná. Jak to máme v praxi ve Vašem programu udělat?

Pokud byste neměli všechny počítače  po celé republice propojeny do jedné  sítě (?!) je samozřejmě praktický postup podle takového vysvětlení zákona  nemožný. Vzhledem k tomu, že jsme se i my v tomto případě setkávali s různými odpověďmi jednotlivých kompetentních pracovníků a školitelů, vyžádali jsme si odpověď na tuto otázku přímo na Ministerstvu financí ČR, z  níž vyjímáme: 'Pokud má účetní jednotka účtující způsobem A více skladů,   které jsou zařazeny v rámci samostatně účtujících vnitropodnikových jednotek, uplatňuje pouze jeden z možných způsobů oceňování zásob. Ten však  nevylučuje různou výši ocenění zásob v jednotlivých skladech s ohledem na  konkrétní dodací podmínky, pokud si sklady samostatně pořizují, přijímají a realizují zásoby. Nelze tudíž postupovat tak, že by v jednom skladu se použilo oceňování váženým aritmetickým průměrem a v jiném metoda FIFO. V  rámci jednoho podniku se může použít pouze jeden způsob oceňování zásob.

 Cena stanovená na základě váženého aritmetického průměru nebo metody FIFO  se určuje pro každý jednotlivý sklad samostatně.'

Dotaz: Provádíme-li současně příjem nebo výdej na několik skladů, musíme pro každý sklad vystavovat samostatnou příjemku (výdejku). Proč není možno zadat na jednu příjemku (výdejku) zboží z různých skladů?

Protože jedno a totéž zboží může být umístěno na více skladech pod stejným číslem, je nutné u každého zboží specifikovat i tento sklad. Číslo skladu se uvádí v hlavičce příjemky (výdejky). Pokud by na jedné příjemce nebo výdejce mělo být zboží z více skladů, znamenalo by to zadávat číslo skladu u každého řádku příjemky (výdejky), což by značně zpomalilo provádění vlastního příjmu a výdeje. Kdybychom toto do programů zapracovali, za chvíli byste nám zřejmě telefonovali, proč musíte u každého řádku příjemky (výdejky) zadávat číslo skladu, když se celá příjemka (výdejka) vztahuje k jednomu skladu. Dovedete si to představit například ve velkoskladech, kdy na jedné výdejce bude dvacet nebo třicet položek, i kdyby se tento údaj automaticky vyplňoval dopředu a stačilo ho 'odmáčknout' Enterem? Navíc by to znamenalo značné zpomalení při kontrole a zobrazení nápovědy zboží z daného skladu a pravděpodobně úplně znemožnilo používání čtečky při provádění příjmu nebo výdeje, protože ta by musela kromě sekvence zboží-počet posílat i číslo skladu. I vzhledem k dalším navazujícím logickým a technickým vazbám (odpis ze skladu, podpis skladníka, fyzické umístění skladu, práce v síti atd.) se nám zdá systém "jedna příjemka = jeden sklad" ("jedna výdejka = jeden sklad") mnohem vhodnější a neuvažujeme zatím o jeho změně.


Označení a obsah skladové karty

4) Označení a obsah skladové karty

Dotaz: V systémech DOUBLE a SIMPLE je označení skladové karty na sedm míst. Naše firma ale používá označení podle XYZ, které je na 10 (13, 15) míst a které nechceme měnit, protože jej používají všechny firmy v tomto oboru. Existuje možnost, jak upravit označení skladových karet na potřebný počet míst, třeba na úkor názvu?

Nejedná se o tak jednoduchý problém, jak by se na první pohled mohlo zdát. Je totiž potřeba změnit strukturu ne jednoho, ale několika navazujících souborů (sklady, faktury, výkony, zakázky, odbyt) včetně jejich vazeb a s tím je samozřejmě spojena také změna spousty obrazovek a výstupních sestav. Tento problém řeší samostatný program NSS (= Nastav Si Sám). Programové moduly NSS/DOUBLE, NSS/SIMPLE a NSS/C&C slouží pro nastavení počtu míst označení skladových karet a navazujících souborů v systémech DOUBLE, SIMPLE, C&C nebo KASA. Rozšíření označení je provedeno na úkor názvu a je možno jej nastavit libovolně v rozmezí 1 až 30 míst.

Dotaz: Doporučujeme zjednodušit skladovou kartu, některé údaje jsou na ní zbytečné.

Jiní uživatelé na nás naopak žádají rozšíření skladové karty o další položky a textové části. Vyplývá to samozřejmě z toho, čím se ta která firma zabývá. Rozhodli jsme se proto pro určitý kompromis: v základním systému ponechat rozsah skladové a ostatních karet v zásadě takový, jaký je nyní, protože ten podle našich zjištění a výsledků ankety většině uživatelů vyhovuje.

Dotaz: Tisk jednotlivé skladové karty s průběžným příjmem a výdejem materiálu.

Tento problém řeší nově upravená sestava Obrat po položkách, v níž se u jednotlivých položek na základě příjmů a výdejů automaticky zapisuje i průběžný stav.


Součty ve výdejce

5) Součty ve výdejce

Dotaz: V předchozí verzi programu se při součtu ve výdejkách objevovala tabulka, na níž byly uvedeny nákupní i prodejní ceny. Tato tabulka se nám velice líbila, protože sloužila k rychlému vyhodnocení prodeje. Proč jste v nové verzi tuto tabulku zrušili a uvádíte v ní pouze prodejní ceny?

V žádné z následujících verzí programu jsme nic potřebného nikdy nezrušili. Naopak se vždy snažíme o to, aby v každé nové verzi zůstaly všechny dosavadní funkce, i když to většinou nebývá zrovna jednoduché, zejména proto, že systém neustále "narůstá" a některé nové funkce se "bijí" s těmi původními. Vámi uvedená sitace není způsobena zrušením součtové tabulky ve výdejkách, ale špatným nastavením přepínače "utajení cen" v základní konfiguraci systému. Nemáte-li nastaveno "utajení cen" (N), objevují se v tabulce nákupní i prodejní ceny. Máte-li však nastaveno "utajení cen" (A), nákupní ceny se v této tabulce neuvádí, protože jste nastavili, že mají zůstat utajeny.


Párování přijatých faktur s příjemkami

6) Párování přijatých faktur s příjemkami

Dotaz: Jakým způsobem je ve Vašem programu řešeno párování přijatých faktur s příjemkami?

Jedním z námětů, který se ve Vašich dopisech objevuje, je automatické párování příjemek s přijatými fakturami a sledování, zda bylo vyfakturováno opravdu to, co bylo přijato. Většina uživatelů při konzultacích ale nakonec v tomto uznala naše výhrady, že by to znamenalo přepisovat celé přijaté faktury do evidence (zatím se evidují pouze "hlavičky"), aby bylo možno porovnávat je potom s přijatým zbožím, nehledě na to, že párování by v řadě případů bylo problematické nebo dokonce nemožné (jiné označení zboží u Vás a u dodavatele, postupné vykrývání faktury atd.). Zkrátka Vaše práce s tím spojená by byla neadkvátní dosaženému výsledku.

Jako náhrada v programu tedy funguje sestava Příjem podle faktur, která Vám nabízí obdobu tohoto procesu, i když ne na úrovni jednotlivých položek, ale celých dokladů. Zadáte-li totiž k jednotlivým přijatým položkám číslo odpovídající faktury a vyfakturovanou částku, naleznete v této sestavě součet všech přijatých a vyfakturovaných položek z dané faktury a porovnáním těchto dvou součtů zjistíte tedy i rozdíl mezi příjemkou a fakturou. Protože se porovnávají součty, není navíc nutno fakturu rozepisovat podle jednotlivých položek, ale stačí zapsat na první položku z příjemky celou vyfakturovanou částku a na ostatní pak už jen číslo faktury. Protože i tento způsob byl pro uživatele dost pracný, provedli jsme jeho další vylepšení.

 Před vytvořením sestavy Příjem podle faktur Vám nabídne program možnost automatického spárování příjemek s přijatými fakturami, při němž doplní do příslušné příjemky číslo faktury a celkovou vyfakturovanou částku sám. Podmínkou je, že musí odpovídat IČO dodavatele (prvních 8 míst) na příjemce a přijaté faktuře a číslo dodacího listu dodavatele.


Nastavení skladu

7) Nastavení skladu

Dotaz: K čemu slouží následující parametry, které se nastavují v základní konfiguraci systému:

 1. zda provádět automatické přecenění prodejních cen při každém příjmu,

 2. zda na doklady tisknout pouze nenulové položky,

 3. zda při změně položky (např. při opravě řádku výdejky) měnit i cenu podle skladové karty.

1. Někteří uživatelé určují prodejní ceny na základě nákupní ceny a rabatu, který si pro tento druh zboží stanovili. Tento rabat mají zadán v přeceňovací tabulce podle skupin zboží a jednou za čas (například jedenkrát denně) provedou automatické přecenění.

 Potud všechno v pořádku. Ukazuje se ovšem, že pro některé hbité obchodníky je i tato možnost nedostačující, protože navážejí zboží několikrát denně podle aktuální potřeby a potřebují tudíž provádět přecenění častěji. Spouštět tuto akci po každém příjmu je pro ně nereálné a proto jsme doplnili možnost automatického přecenění prodejních cen při každém příjmu. Máte-li tedy nastaven systém průměrných cen, bude po provedení příjmu dané skladové položky proveden výpočet nové skladové ceny a na základě ní ihned také cen prodejních podle příslušné přeceňovací tabulky.

2. Ptáte se, jaký smysl má tisknout na výdejky pouze nenulové položky? Proč někdo vydává takové množství nulových kusů, že by se to vyplatilo? Zjistili jsme, že jsou uživatelé, kteří vykrývají objednávky na několikrát a po natažení objednávky do výdejky spoustu položek upravují podle skutečně vydávaného množství. Jejich výdejky jsou potom několikastránkové archy, na nichž je ovšem zadáno pouze pár kousků. Těm je tedy určeno nastavení tisku pouze nenulových položek na těchto dokladech (příjemkách, výdejkách, převodkách). Ani v ostatních případech ovšem nemůže tento parametr "ublížit": jestliže "normálně" vydáváte a zapisujete do výdejky skutečně vydané (nenulové) počty, bude výdejka vypadat stejně jako dosud.

3. Posledním uvedeným parametrem (zda při změne položky měnit i cenu) jsme vyřešili letitý problém, kdy někteří uživatelé opravili cenu na výdejce a nechtěli, aby se tato při případné změně zboží změnila, zatímco jiní považovali za chybu programu to, že když se spletli a zadali špatnou položku, kterou opravili, že se kromě názvu a měrné jednotky nenatáhla ze skladové karty cena nová.


Objednávka x dodací list x faktura x zálohová faktura

8) Objednávka x dodací list x faktura x zálohová faktura

Dotaz: Mohli by jste ve stručnosti uvést, jak ve Vašich programech skloubit posloupnost objednávka - dodací list - fakturace a jejich jednotlivé varianty.

I my cítíme potřebu Vám jednoduše tyto operace a jejich návaznosti přiblížit, protože s největšími problémy se setkáváme právě u firem, které si jej dopředu nepromyslí a "bezmyšlenkovitě" mění přímo v samotném průběhu zpracování nastavení jednotlivých parametrů, které na ně mají zásadní vliv. Jedná se přitom vlastně o základní postupu oběhu dokladů ve firmě, který by měl být stanoven již ve vnitropodnikových směrnicích, jejichž forma je závazná z hlediska zákona o účetnictví a auditoři na ni v posledních letech začínají klást stále větší důraz.

Uveďme si tedy přehled základních variant, se kterými se v programu počítá:

 a)  Dodací list - Faktura

        Tento základní způsob je zřejmě v praxi nejpoužívanější. V rámci volby SKLAD provedeme výdej ze skladu a vytištění dodacího listu (výdejky). Potom najedeme do volby FAKTURACE, zadáme novou fakturu a v ní do políčka Dodací list napíšeme jeho číslo, případně si jej vybereme ze seznamu. Fakturaci můžeme provádět buďto hned po provedení výdeje nebo podle dohody se zákazníkem, případně až nám na to zbyde čas. Stejným způsobem lze vyfakturovat dodací list na výkony, vystavený ve volbě VÝKONY.

        Další variantou této varianty je dále možnost vytvoření souhrnného dodacího listu. V případě, že při zadávání faktury nevyplníme ani číslo dodacího listu, ani číslo zakázky, ani číslo objednávky, zeptá se nás program, zda chceme vyfakturovat všechny dosud nevyfakturované dodacího listy pro daného odběratele. Zadáme-li, že ano, vybere automaticky jak z výdeje ze skladu tak z provedených výkonů veškeré doklady, které dosud nebyly vyfakturovány a na základě nich vytvoří fakturu. Tohoto způsobu využívají zejména firmy, zabývající se distribucí potravin (zeleniny, chleba, ...), od nichž si zákazníci odebírají zboží denně, ale fakturuje se jim souhrnně například jednou za týden.

 b)  Objednávka - Dodací list - Faktura

        Jedná se o rozšíření předchozí varianty. Ve volbě ODBYT vystavíme objednávku. Jakmile budeme chtít zboží z této objednávky dodat zákazníkovi, provedeme vyskladnění tím způsobem, že při vyplňování hlavičky výdejky zadáme číslo této objednávky, případně si ji opět vybereme ze seznamu. Program zjistí, které z položek na objednávce mají vztah ke skladu (protože na objednávce mohou být i výkony) a tyto zahrne do dodacího listu. Následující postup je již zřejmý z předchozího případu. Stejně tak lze použít této metody k vystavení dodacího listu na výkony, které jsou uvedeny na objednávce.

        Poznámka: Z výše popsaného postupu je zřejmé, že v případě, že pracujeme-li i s výkony i se skladem, je nutno dodržet jednoznačnost jak při číslování dodacích listů, tak při označování skladových položek a výkonů. Příklad: Pokud by se na objednávce objevil výkon se stejným číslem, jaké má nějaké zboží, provedl by počítač při vytváření výdejky (dodacího listu) jeho vyskladnění.

 c)  Faktura - souhrnná výdejka

        Tato varianta se používá zejména ve velkoskladech a v maloobchodech, tzn. tam, kde mají "velké" množství "malého" zboží a značný počet zákazníků. Velice často se kombinuje s možností okamžité platby faktury v hotovosti zároveň s jejím vystavením. V tomto případě dochází ihned po zadání zboží do faktury k jeho vyskladnění. Dodací list se již nevytváří, protože dokladem o odběru je přímo faktura, ale je nutno jednou za den vytvořit souhrnnou výdejku. To se provádí volbou Denní závěrka, při níž program automaticky vysčítá veškeré odběry daného zboží, k nimž dosud nebyla vytvořena výdejka (na faktuře není vyplněn dodací list) a na základě nich sestaví výdejku, kterou zapíše do evidence.

        Chcete-li používat této varianty, musíte v základní konfiguraci systému ve volbě Nastavení fakturace nastavit parametr "odpis ze skladu dle faktury".

        Poznámka: Výhodou tohoto způsobu je to, že se značně zmenší velikost souboru výdejek, protože veškerý výdej jednoho druhu zboží je zde zapsán pouze jedenkrát (např. za den bylo prodáno 30 sklenic okurek). Nevýhodou je zase, že nelze na základě evidence výdejek provádět vyhodnocení odběratelů (např. že 4 sklenice okurek si koupil Franta Vopršálek).

 d)  Objednávka - Faktura - souhrnná výdejka

        Používá se tam, kde se předchozí způsob kombinuje s objednávkami, tzn. máte takové zákazníky, kteří k Vám chodí pouze jednorázově nakupovat (těm vystavujete až přímo fakturu), ale zároveň i takové, kteří od Vás odebírají pravidelně a rezervujete jim zboží na základě objednávky (těm vystavíte nejdříve objednávku a tu potom automaticky vyfakturujete).

 Počínaje verzí 7.1 lze do popisovaného procesu zahrnout ještě zálohové faktury:

 e)  zálohová faktura - Faktura

        V rámci této nejjednodušší varianty se jedná o automatické vystavení konečné faktury na základě zálohové. Ve volbě FAKTURACE vystavíme zálohovou fakturu, do níž může být zahrnuto jak zboží, tak výkony (případně i další položky či texty). Při vystavování konečné faktury, což bývá většinou až po zaplacení zálohové, pak stačí pouze vyplnit číslo zálohové faktury nebo si vybrat ze seznamu zálohových faktur pro daného odběratele a program provede vygenerování konečné sám.

 f) zálohová faktura - Faktura - souhrnná výdejka

        Postup naší práce je shodný jako v předchozím případě. Pokud máme ovšem v základní konfiguraci systému nastaven "odpis ze skladu dle faktury", provede se zároveň s vystavením konečné faktury také vyskladnění na ní uvedeného zboží podobně jako ve variantě

 c).

 g)  zálohová faktura - Dodací list - Faktura

        Chceme-li vyskladnit zboží na základě (zaplacené) zálohové faktury, zapíšeme do hlavičky výdejky její číslo, případně si ji opět vybereme ze seznamu. Program provede automaticky vyskladnění tohoto zboží ze skladu a vytvoří dodací list. Na tuto činnost navazuje dále vyfakturování takto vytvořeného dodacího listu postupem shodným s variantou a). Dodací list lze vystavovat jak ve volbě SKLAD tak ve volbě VÝKONY.

 h)  Objednávka - zálohová faktura - Faktura

      Objednávka - zálohová faktura - Faktura - souhrnná výdejka

      Objednávka - zálohová faktura - Dodací list - Faktura

Jedná se o rozšířené varianty případů e), f) a g), doplněné o předchozí vystavení objednávky.


Podobné skladové karty

9) Podobné skladové karty

Dotaz: Není možno nějakým způsobem načítat opakující se (podobné) karty (např. skladové), když jsou tyto karty skoro stejné, pouze se liší nějakou drobností, kterou bych si opravila.

Ano, je možné pracovat s tzv. Bufferem. Vstoupíme do karty, kterou chceme načíst, zmáčkneme kombinaci kláves CTRL+N. Dojde načtení údajů do Bufferu. Poté založíme novou kartu, zmáčkneme kombinaci kláves CTRL+K. Dojde k načtení dat do karty a máte jěště možnost tyto údaje upravit. Pokud budete chtít do Bufferu načíst jinou kartu nesmíte zapomenout pomocí CTRL+B Buffer vymazat.


Vyskladnění do mínusu

10) Vyskladnění do mínusu

Dotaz: Vedeme skladové hospodářství v systému DOUBLE. Jsme majitelé poslední platné verze. V předchozích verzích nás program pustil při výdeji i do záporného stavu na skladové kartě. Bohužel, jak jsme zjistili, v nastavení skladů (konfigurace programu) sice existuje povolení výdeje do minusu, ale v případě potvrzení systému průměrných cen je tato volba zablokována. Proč?

K zablokování výdeje do minusu při použití systému průměrných cen jsme přistoupili na základě zkušeností s celou řadou uživatelů, kteří si neustále stěžovali, že mají velké rozdíly při účetní kontrole skladu. Všichni pracovali systémem průměrných cen a u většiny položek bylo záporné množství na skladové kartě.

Nejprve si je nutné uvědomit, jak se průměrná cena vypočítá. Při změně nákupní ceny dochází k přepočtu podle vzorce:

                   (ks skladem * skl. cena) + (ks na příjemce * nákup. cena)

    Průměr. cena = ---------------------------------------------------------

                                  ks skladem + ks na příjemce

Pokud si uživatel uvědomí tento výpočet, pak by neměl být problém ohledně účetních kontrol. Jaký význam má zablokování výdeje do mínusu, vám ukážeme na následujícím příkladě.

Pro názornost si vezmeme skladovou kartu, kde je nulový počet kusů, tedy i nulová nákupní cena.

    1) příjem na sklad

       a) 100 ks - 50 Kč/ks    stav na skladě 100 ks    prům. cena   50 Kč

       b) 100 ks - 60 Kč/ks    stav na skladě 200 ks    prům. cena   55 Kč

                                         (100*50) + (100*60)

       výpočet:    nová cena = ---------------------- = 50

                                                 100 + 100

    2) výdej ze skladu-     -300 ks do nákladů přechází cena      55 Kč/ks

       na skl. kartě máme celkově    -100 ks v ceně               55 Kč/ks

    3) příjem na sklad     -a)         50 ks                      60 Kč/ks

                                         (-100*55) + (50*60)

       výpočet:    nová cena = ---------------------- = 50

                                                 -100 + 50

Tedy podle výpočtu by na skladě mělo být -50 ks ve zprůměrované nákupní ceně 50 Kč/ks.

Počítač ale bere, že na skladové kartě je nulový počet kusů, tedy přebere cenu, která je uvedena na příjemce 60 Kč/ks.

    4) příjem na sklad     -a)        100 ks                      70 Kč/ks

                                (-50*60) + (100*70)

      výpočet:      nová cena = --------------------- = 80

                                      -50 + 100

Opět nastává předcházející případ. Ručně bychom vypočetli cenu 80 Kč/ks, ale počítač si opět přebere cenu z příjemky. Tedy 70 Kč/ks.

Velmi jednoduše jsme si tedy zkreslili cenu, která mi při vyskladnění zboží přechází do nákladů. Pokud budeme pokračovat dále, výpočet již bude stejný pokud si pro kontrolu propočítám cenu ručně a srovnám ji s počítačem. Ale ve skutečnosti není cena správná. Ale to bychom mohli opakovat předchozí příklad.

Za zmínku stojí ještě upozornění na opravy starých příjemek či výdejek. V případě, že opravím příjemku, ze které bylo již provedeno vyskladnění,  opět dochází k přepočtu nákupní ceny, nehledě na to, že zboží bylo vyskladněno opět v jiné ceně.

Samozřejmě vás tímto nechceme odradit od využívání systému průměrných cen. Ze zkušenosti víme, že řada firem tento systém využívá a nemá žádné výhrady. Pouze je nutné dodržovat základní pravidla - zakázat vyskladnění do mínusu a neopravovat již zaúčtované doklady. To by se pak veškeré výhrady nesměly směřovat na nás, ale na ty, kdo tento systém legislativně umožnili.


  FAKTURACE A DPH

1) Zálohové a konečné faktury

2) Vytváření souhrnné výdejky

3) Nastavení a výpočet DPH

4) Zpětný výpočet daně

5) Částečná platba faktury

6) Výpočet penále

7) Souhrnné dodací listy

8) Rozsah řádku faktury, dodacího listu, ...

9) Nastavení fakturace

10) Obsah daňového dokladu

11) Oprava konečné faktury

12) Úsporný tisk faktury

13) Jak pracovat s dobropisy


Zálohové a konečné faktury

1) Zálohové a konečné faktury

Dotaz: Jak se správně vystavují a účtují zálohové a konečné faktury?

 1. Vystavíme zálohovou fakturu, na níž uvedeme:

        Zboží č.1    22%           5000.-

        Zboži č.2    5%             2000.-

        Záloha na DPH 5%        100.-

        Záloha na DPH 22%    1100.-

        Celkem k úhradě          8200.-

        Na faktuře nesmí být uvedeno datum uskutečnění zdanitelného plnění a v textu nutno zapsat: "Tato zálohová faktura není daňovým dokladem. Daňový doklad bude vystaven do 15 dnů po zaplacení a doručen zároveň se zbožím.". Zálohové faktury se neúčtují a vedeme je v samostatné evidenci.

 2. Na základě bankovního výpisu (pokladního dokladu) zaúčtujeme platbu:

        29      Platba zálohové faktury         221/324         8200.-  nebo

        09      Platba zálohové faktury         211/324         8200.-

        K tomu je nutné, abychom v Účtové osnově měli zaveden příslušný účet (324 Přijaté zálohy) a v Dokladové řadě odpovídající druh dokladu (např. 29 Příjem na účet - úhrada zálohové faktury, resp. 09 Příjem do pokladny - úhrada zálohové faktury).

 3. Na konečnou fakturu opět uvedeme rozpis zboží včetně sazby DPH a zaplacenou zálohu:

        Zboží č.1    22%            5000.-

        Zboži č.2    5%              2000.-

        DPH 5%                         100.-

        DPH 22%                     1100.-

        Zaplacená záloha        -8200.-

        Celkem k úhradě               0.-

        Konečná faktura se automaticky rozúčtuje na dva zápisy takto:

        51      Základ                          311/600          7000.-

                  Odúčtování zálohy       311/324         -8200.-

        a dále se vytvoří samostatný zápis:

        51*     DPH                             311/343          1200.-

        Aby mohlo proběhnout zaúčtování automaticky, je nutno zapsat v Dokladové řadě u příslušného druhu dokladu pro vydané faktury předkontaci na účtování zálohy. Mějte při tom na paměti, že záloha se účtuje s mínusem, aby součet odpovídal celkové částce na faktuře (celková částka bez DPH se rovněž rovná rozdílu základu a zálohy).

        Rozpis zboží a DPH na konečné faktuře je nutno uvádět znovu z toho důvodu, že teprve na základě ní se odvádí daň z přidané hodnoty (na zálohové faktuře byl tento pouze informativně pro zákazníka).

        V případě, že by záloha neodpovídala přesně celkové částce (např. záloha by byla pouze 8000.- Kč), zaúčtovala by se ještě navíc platba konečné faktury a to takto:

        21 Úhrada odběratelem         221/311           200.-


Vytváření souhrnné výdejky

2) Vytváření souhrnné výdejky

Dotaz: Proč se při vytváření denní souhrnné výdejky na základě faktur (při provádění odpisu ze skladu dle faktur) uvádí 'průměrné' prodejní ceny?

Tento dotaz  se netýká pouze  DOUBLE a SIMPLE,  ale zejména systémů C&C a KASA. V předchozích verzích těchto systémů se na denní souhrnnou výdejku  prodejní  cena  uváděla.  Je  však  třeba  si uvědomit, že na souhrnné výdejce je denní prodej  jednoho zboží vysoučtován do jednoho řádku  výdejky  a  jednotková  prodejní  cena  nikdy nemohla odpovídat skutečné  prodejní ceně,  protože jedno  a totéž  zboží bylo prodáváno v různých cenových skupinách, různým  typům odběratelů s různými druhy slev  apod. Jednotková  prodejní  cena  se  tedy  počítala jako podíl celkové prodejní  ceny a prodaného  množství. Vzhledem k  tomu, že nás uživatelé   neustále   'bombardovali'   telefony,   ve   kterých   nás upozorňovali  na 'chybu'  v programu,  protože za  'tu cenu toto zboží nikdy neprodávali',  rozhodli jsme se  ze souhrnných výdejek  prodejní cenu vypustit.

 Od  té chvíle začal snad ještě  větší nápor telefonistů z druhého  tábora uživatelů,  kteří  chtěli  prodejní cenu  do výdejek vrátit,  protože  jim značně  pomáhá  např.  při  vyhodnocování zisku z prodeje určitého druhu zboží. V dalších verzích všech těchto systémů tedy prodejní cena na výdejkách opět uváděna je. Doufáme, že její 'vznik'  už teď  většina uživatelů  pochopí a  bude šetřit  naše nervy a svoje peníze za telefóny.


Nastavení a výpočet DPH

3) Nastavení a výpočet DPH

Dotaz: Při výpočtu Daně z přidané hodnoty se mi do formuláře nezapočítávají některé faktury.

Prakticky  ve všech  těchto  případech  jsme při  přezkoumávání dat setkali  s  neznalostí  zákonů  a  jejich  novelizací  u  jednotlivých uživatelů. Ostatně  není se co divit,  protože každá novelizace doplní do  již tak  dost složitého  zákona další vyjímky a  úpravy a správný postup, který jste při dané činnosti měli provádět se dozvíte většinou až když Vám vyměřují pokutu. Řekněme si tedy v krátkosti, podle jakého klíče se do formuláře DPH vybírají jednotlivé faktury.

Co  se   týče  zdanitelného  plnění,  odvádí   se  DPH  podle  data uskutečnění nebo  data zaplacení, podle  toho, které nastalo  dřív. To znamená, že zaplatí-li Vám odběratel fakturu dopředu, i když mu budete zboží vydávat teprve v následujícím měsíci, musíte DPH odvést hned.

Naproti tomu, nárok na odpočet daně má plátce ve zdaňovacím období, do  kterého  daň  na  vstupu  zaúčtoval,  nejdříve  však ve zdaňovacím období,  kdy  se  uskutečnilo  zdanitelné  plnění  (paragraf 19 Zákona o DPH).

Uveďme si příklad:  Dodavatel Vám vystaví v květnu  fakturu a vy ji hned  zaplatíte.  On  se  díky  zlepšeným  kvalitách našich bank dozví o Vaší platbě v  červnu a na základě ní Vám  dané zboží vydá. Vy ovšem nemáte nárok na  odpočet daně v květnu, ale až v červnu, protože jste sice  celkovou   cenu  včetně  oné   daně  v  květnu   zaplatili,  ale k uskutečnění plnění došlo až v červnu.

Stručně shrnuto: Vy musíte platit co nejdřív (podle prvního možného termínu), ale  nárok na vrácení  máte co nejpozdějc  (podle posledního možného termínu).

Dotaz: K čemu slouží nastavení sazby daně z přidané hodnoty v základní konfiguraci systému. Má to nějaký význam při výpočtu daně a daňového přiznání?

Jedná  se  o  základní  sazbu  DPH,  tzn. tu nejčastěji používanou. Slouží pouze k  tomu, aby při zadávání faktur,  skladových karet apod. Vám  tato sazba  naskakovala automaticky,  podobně jako  druh dodávky, forma úhrady atd. Všechny tyto  údaje můžete samozřejmě opravovat, ale ušetříte si čas při jejich vyplňování, když se hodně často opakují.


Zpětný výpočet daně

4) Zpětný výpočet daně

Dotaz: Při použití daňové kalkulačky dochází k rozdílnému výpočtu daně z celkové částky tj. včetně DPH a při výpočtu ze základu tj. bez DPH. V tomto případě z jakého důvodu dochází k tomuto výpočtu, když kalkulačka je nazvaná "daňová" ?

Daňová kalkulačka jak už vyplývá z jejího názvu se řídí především zákony daňovými a ne matematickými. Uveďme si jednoduchý příklad: Vyjděme z částky základu daně 100.000,- Kč.

Podle Zákona o dani z přidané hodnoty, paragraf 17 Výpočet daně, odstavec (2) se "Daň vypočítá jako součin základu daně a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je výše sazby daně a ve jmenovateli číslo 100, pokud je základem daně cena, která neobsahuje daň. Vypočtená daň se zaokrouhlí na desetihaléře nahoru nebo se uvede v haléřích. Cena včetně daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako součet ceny bez daně a vypočtené daně po případném zaokrouhlení." V našem případě tedy: 100.000,00 + 22.000,00 = 122.000,00 Kč

Nyní provedeme opačný postup. Vyjdeme z ceny včetně daně. Podle téhož paragrafu téhož zákona, odstavce (3) se "Daň vypočítá jako součin ceny včetně daně a koeficientu, který se vypočítá jako podíl, v jehož čitateli je příslušná výše sazby daně a ve jmenovateli součet čísla 100 a příslušné výše sazby, pokud je základem daně cena včetně daně. Vypočtený koeficient se zaokrouhlí na čtyři desetinná místa. Vypočtená daň se zaokrouhlí na desetihaléře nahoru nebo se uvede v haléřích. Cena bez daně se pro účely tohoto zákona dopočte jako rozdíl ceny včetně daně a vypočtené daně po případném zaokrouhlení."

Výpočet bude tedy teď o něco složitější, ale budeme postupovat přesně podle zákona. Nejdříve vypočteme koeficient: 22/122 = 0,1803278688525. Tento koeficient zaokrouhlíme na čtyři desetinná místa: 0,1803. Stejný koeficient je mimochodem uveden i na Poučení k vyplnění přiznání k dani z přidané hodnoty, které dostanete na každém Finančním úřadě. Máme tedy záruku, že jsme koeficient vypočetli dobře. Vypočteme daň: 122.000,00 * 0,1803 = 21.996,60. A cena bez daně je potom 122.000,00 - 21.996,60 = 100.003,40.

Stejný výsledek nám vypočetla i daňová kalkulačka. Navíc jsme schválně použili příkladu, v němž nebylo nutno provádět zaokrouhlování daně na desetihaléře, aby nedošlo ještě k dalším nejasnostem. V čem je tedy chyba, vždyť rozdíl činí více jak 3 koruny? 'Chyba' je v zaokrouhlování onoho koeficientu na 4 desetinná místa. Kdybychom totiž použili koeficient celý, dostaneme přesně: 122.000,00 * 0,1803278688525 = 22.000,00. Podle zákona jej ovšem musíme zaokrouhlit na 4 desetinná místa, což také náš program dělá. Naše daňová kalkulačka tedy počítá správně podle platného Zákona o dani z přidané hodnoty a tento již naše firma nevytvářela. Bylo by proto lépe podobné dotazy adresovat autorům a schvalovatelům tohoto zákona. V původní verzi Zákona o DPH pro rok 1993 totiž zaokrouhlování koeficientu nebylo, to se tam dostalo až při novelizacích.

Závěrem k tomuto bodu bych chtěl uvést, že zpětného výpočtu DPH se podle téhož zákona může používat pouze u zjednodušených daňových dokladů a ty "je možno vystavit jen na zdanitelná plnění v ceně celkem včetně daně nejvýše 10.000 Kč." (paragraf 12 Vystavování daňových dokladů, dokladů o použití a jejich obsah, odstavec (9)) a v případě částky 10.000,- Kč činí rozdíl 30 haléřů.

Pokud Vám předchozí řádky nic neříkají a chcete používat zpětného výpočtu DPH i u rozsáhlejších faktur ("Vás zajímá jenom to, co chce zákon a ne to, co chci já uživatel") můžete v základní konfiguraci systému zrušit zaokrouhlování koeficientu při zpětném výpočtu DPH.


Částečná platba faktury

5) Částečná platba faktury

Dotaz: Na faktuře se uvádí celkové částka, která je zaplacena. Jak máme vysledovat ale jednotlivé platby, když je faktura placena na dvakrát, někdy i na třikrát.

Je-li faktura placena navícekrát, můžete jednotlivé platby zjistit z Pokladního deníku nebo z Evidence bankovních výpisů výběrem podle variabilního symbolu. Podrobný přehled Vám kromě toho poskytují sestavy Přehled zaplacení. V nových verzích systémů je navíc možno tyto sestavy vytisknout pouze pro daného odběratele nebo dodavatele.


Výpočet penále

6) Výpočet penále

Dotaz: Do systémů DOUBLE a SIMPLE by bylo potřeba doplnit výpočet penále z neuhrazených faktur.

Penále je vyčísleno na sestavě Vyrovnané položky. Penále se počítá na základě počtu dní, o které byla platba opožděna a procenta penále, které můžete zadat. Tuto sestavu pak můžete použít jako podklad pro vystavení penalizačních faktur, případně celou její část pomocí Úpravy sestavy a načtení do bufferu přenést do této faktury.


Souhrnné dodací listy

7) Souhrnné dodací listy

Dotaz: Naše firma se zabývá prodejem a rozvozem zeleniny (chleba, masa, ...). Jednotlivým zákazníkům při odběru vystavujeme dodací listy a tento odběr jim pak fakturujeme podle smlouvy najednou jednou za dekádu. Používáme k tomu možnosti "vyfakturování všech dosud nevyfakturovaných dodacích listů pro daného odběratele", kterou Váš program nabízí. Na spodek této faktury uvádíme text "Nedílnou součástí této faktury jsou výše uvedené dodací listy" a tyto dodací listy k faktuře "přišijeme". Někteří zákazníci však od nás nechtějí tuto fakturu brát, protože prý nesplňuje náležitosti daňového dokladu a požadují po nás všechny dodací listy do faktury celé znovu přepsat. Dotaz tedy zní: Co všechno musí obsahovat sběrná faktura, aby splňovala náležitosti běžného daňového dokladu?

Vámi uvedený postup je zcela správný a v souladu se zákony. Jedná se o vystavování daňového dokladu v případě zdanitelných plnění, kdy se během zdaňovacího období poskytuje na základě smlouvy opakované plnění.

Na běžném daňovém dokladu musí být dle par. l2 odst. 2 zákona č. 588/l992 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákona) mimo  jiné i rozsah a předmět zdanitelného plnění, výše ceny bez daně celkem, sazba daně dle par. l6, výše daně celkem zaokrouhlená na desetihaléře nahoru, popř. uvedená i v haléřích. Jak tuto podmínku splnit s použitím již vystavených dodacích listů (tzn. abychom nemuseli všechny údaje jednotlivých dodávek znovu přepisovat do sběrné faktury), řeší náš následující příklad.

          Příklad na danou problematiku:

          ------------------------------------------

          Velkoobchod (plátce DPH) dodává do prodejny s nepřetržitým prodejem denně zeleninu a ovoce. Je smluvně dohodnuto, že dodávky bude fakturovat dekádně sběrnou fakturou (tj. běžným daňovým dokladem dle zákona č. 586/92 Sb., o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů). Každodenní dodávku ovoce a zeleniny dokládá  dodacím listem. V l. dekádě září dodal na základě dodacích listů:

                          l.9.  ovoce a zel. za   8OO,- Kč (dod.list č. 28)

                          2.9.               za   9OO,- Kč           č. 43

                          3.9.               za   7OO,- Kč           č. 6l

                          4.9.               za l.2OO,- Kč           č. 88

                          5.9.               za   95O,- Kč            č.lO9

                          6.9.               za l.lOO,- Kč            č.l32

                          7.9.               za l.OOO,- Kč          č.l58

                          8.9.               za l.2OO,- Kč           č.l77

                          9.9.               za l.OOO,- Kč          č.l95

                         lO.lO.             za l.l5O,- Kč            č.2l2

                         ------------------------------------------------------------------

                         Celkem:            lO.OOO,- Kč

          Uvedení cen z dodacích listů je bez DPH.

          Řešení:

          Text faktury (běžného daňového dokladu) by měl obsahovat:

          Předmět                              Sazba      Výše

          zdanit.                                  daně       ceny

          plnění                                              bez daně

          ---------------------------------------------------------------------------------

          Fakturujeme Vám ovoce a zeleninu dle dodacích listů:

          č. 28 ze dne  l.9.                     5%	  8OO,- Kč

          č. 43 ze dne  2.9.                    5%	  9OO,- Kč

          č. 61 ze dne  3.9.                    5%	  7OO,- Kč

          č. 88 ze dne  4.9.                    5%	l.2OO,- Kč

          č.109 ze dne  5.9.                   5%	  95O,-  Kč

          č.132 ze dne  6.9.                   5%	l.lOO,-  Kč

          č.158 ze dne  7.9.                   5%	l.OOO,- Kč

          č.177 ze dne  8.9.                   5%	l.2OO,-  Kč

          č.195 ze dne  9.9.                   5%	l.OOO,- Kč

          č.212 ze dne lO.lO.                 5%	l.l5O,-    Kč

          Výše ceny bez daně celkem                  	lO.OOO,- Kč

          Daň z přidané hodnoty                                  5OO,-  Kč

          Cena celkem včetně daně                     	lO.5OO,-  Kč

          Nedílnou součástí daňového dokladu jsou výše uvedené dodací listy.

                                                razítko

                                                podpis

POZOR:

Nezapomeňte tedy napsat v textu výše uvedenou větu, že nedílnou součástí daňového dokladu jsou dodací listy.

Na faktuře nesmí být napsáno, že přílohou faktury jsou dodací listy, protože žádný daňový doklad nesmí mít přílohu!!!!!!

Z příkladu vidíme, že jsme dali do sběrné  faktury (běžného daňového dokladu) souhrnné údaje za celou dekádu. Tyto údaje jsme vysčítali z dodacích listů. V případě, že by šlo o zboží s různými sazbami daně, popř. osvobozené od daně ( viz par. l2 odst. 3 zákona ), musí být na daňovém dokladu uvedeny výše ceny bez daně celkem a výše daně celkem odděleně podle stanovených sazeb.

Věříme, že nyní již nebudete mít problémy s DPH při vystavování běžného dokladu na konci období u opakovaného plnění. Pokud byste i přesto problémy měli, odvolejte se na Ing.Pittnera - šéfa nepřímých daní na MF, který tento postup radí při svých přednáškách podnikatelům.


Rozsah řádku faktury, dodacího listu, ...

8) Rozsah řádku faktury, dodacího listu, ...

Dotaz: Místo pro text v řádku faktury je pro nás nedostačující. Žádáme Vás, abyste tuto chybu co nejdříve odstranili ke spokojenosti všech uživatelů.

Tuto situaci samozřejmě nelze nazývat chybou v programu. Rozšíření textu by bylo možné provést pouze na úkor jiného údaje v řádku faktury, protože počet 80 znaků na obrazovce ani na tiskárně změnit nelze. Jiné možné řešení by bylo roztáhnout řádek faktury na dva nebo tisknout "břicho" faktury zhuštěně. První řešení by narazilo na odpor řady uživatelů, kteří si již dnes stěžují, že je faktura příliš dlouhá. Kromě toho jsme si již museli vyslechnout dost nadávek na naši adresu a žádostí o zaplacení papíru, když jsme například rozšířili tisk ceníku na dva řádky, aby se tam vešel celý text i se všemi údaji, které tam kdo "nutně" potřeboval.

Druhé řešení zase naráží mimo jiné na technický problém, že každý uživatel vlastní jinou tiskárnu s jinými řídícími kódy a tím spojenými problémy s jejím správným nastavením, zejména u těch "šetrnějších" zákazníků, podle kterých lze na libovolné tiskárně dovezené z libovolného existujícího nebo neexistujícího státu tisknout správně česky jakýmkoliv typem písma a když to nejde, tak je chyba vždy v našem programu. Snažíme se proto používání speciálních typů tisku při vytváření sestav a formulářů vyhýbat. Mimo to si stěžujete, že formuláře, které se v momentálním systému tisknou zhuštěně (rozvaha, výsledovka apod.) jsou špatně čitelné.

Jak již bylo výše řečeno, jediným možným řešením, jak rozšířit text, by bylo zkrátit jiný údaj. Prozraďte nám, ale který: měrná jednotka a DPH musí zůstat, zkrácení jednotkové ceny, množství nebo částky by zase vadilo jiným uživatelům, kteří nás žádají o rozšíření těchto údajů. Zajímavé je, že téměř každý připojí ke své žádosti na závěr větu, že právě to jeho řešení bude vyhovovat všem uživatelům. Zůstává tedy jedině označení a to můžete upravit pomocí samostatného programu NSS, který umožňuje nastavení počtu míst označení skladových karet a navazujících souborů včetně řádků faktury na úkor názvu. Většina zákazníků používá tento program k rozšíření označení, Vy by jste jej použili k jeho zkrácení a tím tedy zvětšení názvu v rámci daných možností (tzn. maximálně o 6 znaků).

Dotaz: Rozsah částky v řádku faktury je malý a některé položky musíme proto rozepisovat nadvakrát. Bylo by vhodné tento rozsah zvětšit alespoň o dvě místa. O tyto místa by se mohl zkrátit text v řádku faktury, protože tento není tak důležitý jako částka. Tuto úpravu by jistě přivítala většina uživatelů.

Jak je vidět, těžko se zavděčíme všem. Na jiném místě douporadny odpovídáme na dotaz s žádostí o zvětšení textu na úkor částky. Poraďte nám, jak to udělat, aby byly spokojeni všichni, když každý chce něco jiného a navíc na úkor toho druhého. To ale asi nebude jenom náš problém.


Nastavení fakturace

9) Nastavení fakturace

Dotaz: Jaký význam mají v nastavení fakturace parametry "při změně položky na faktuře měnit i cenu podle ceníku" a "přepočítávat vždy částku Kč v řádku faktury"? Může jejich nesprávné nastavení ovlivnit naši práci?

Význam prvního z uvedených parametrů je stejný jako v případě obdobných údajů v nastavení skladů. Někteří uživatelé využívají možnosti upravit teprve na faktuře cenu výrobku, která se jim nabídla podle ceníku nebo zapisují do faktury položky, které vůbec v ceníku nejsou. Těm vyhovoval dosavadní způsob, v němž i při změně položky zůstala na faktuře zapsána částka, kterou tam předtím zadali, protože z ceníku se načetl název a měrná jednotka, ale cena zůstala nezměněna (ta se načítala pouze u nových řádků nebo v případě, že byla dosud nulová). Toto ale vadilo jiným uživatelům, kteří všechny fakturované věci měli v ceníku a pokud se spletli a položku opravili, tak se jim už z ceníku nenatáhla její cena (pokud tuto předtím nevynulovali) a ve faktuře zůstala cena původní přepsané položky. Netřeba dodávat, že někteří "chytřejší" prodavači toho začali po čase využívat a na naši adresu se pak množili stížnosti, většinou až do té doby, než majitelé firmy ve spolupráci s policií zjistili, že "chyba" není v programu. Pokud tedy fakturujete pouze ceníkové položky a tyto nikdy nijak neupravujete, máte nyní možnost nastavit, že při každé změně položky se má natáhnout znovu cena z ceníku. Upozorňujeme ovšem na jedno nebezpečí, které se při tomto nastavení může vyskytnout: Budete-li opravovat některou "starší" fakturu, může se stát, že mezitím došlo k přecenění dané položky a z ceníku se Vám natáhne jiná cena, než za kterou jste tuto položku původně vyfakturovali. Přičemž tou "starší" může být v některých případech klidně i faktura stará teprve čtvrt hodiny, protože mezitím mohlo na jiném místě skladu dojít k příjmu dané položky a k jejímu automatickému přecenění.

Obecně řečeno: program Vám dneska nabízí mnohem více možností než dříve, je ovšem třeba dopředu zvážit, které z nich jsou pro Vás výhodné a jakým způsobem je budete používat, protože "příliš složité" nastavení Vám v mnoha případech práci neušetří.

I u druhého parametru šlo o to vyřešit rozdílný přístup uživatelů  při zadávání údajů na faktuře a hodně to souvisí s předchozím příkladem. Jestliže fakturujete podle ceníku a máte nastaveno, že se má při změně položky natáhnout i ceníková cena, budete zřejmě také chtít, aby se Vám přepočetla znovu částka Kč (= množství * cena/jed.). Někteří z Vás ale vystavují často "textové" faktury, tzn. že v řádku faktury vyplní pouze název a částku Kč (nevyplňuje se množství a cena za jednotku). Kdyby docházelo tedy vždy k přepočtu částky Kč, vynulovala by se v těchto případech Vámi zadaná hodnota, protože nula krát nula je nula.


Obsah daňového dokladu

10) Obsah daňového dokladu

Dotaz: Změnou v softwarovém systému - po upgrade pro r.1997 u produktů DOUBLE a SIMPLE, došlo k zásadní změně v obsahu vydaných faktur při volbě mezinárodní přeprava. Vydaná faktura již oproti r.1996 neobsahuje DIČ odběratele ani datum uskutečnění zdanitelného plnění. Takto vystavené faktury nám naši odběratelé vracejí a žádají o jejich doplnění. Na dotaz u Finančního úřadu ve F.M. (konsultováno s pracovnicí FÚ paní V. a její nadřízenou) nám bylo důrazně sděleno, že vydaná faktura (i pro mezinárodní přepravu) musí tyto náležitosti obsahovat - odkazují na znění par.12 zákona o dani z přidané hodnoty, a FÚ bude tyto náležitosti požadovat.

Tisk data uskutečnění zdanitelného plnění a DIČ odběratele byl zrušen z toho důvodu, že uživatelům v jiných okresech, spadajících pod jiné Finanční úřady, bylo vytýkáno, že na nedaňových dokladech nesmí být tyto údaje uváděny (potom by totiž podle nich šlo o daňový doklad). Vzhledem k tomu, že vydaná faktura za mezinárodní přepravu není daňovým dokladem, protože tím je v tomto případě podle par.47 Zákona o dani z přidané hodnoty, odstavec 6 a 7 zcela jiný doklad (viz. také přiložené vyjádření daňového poradce), byly tisk výše uvedených údajů na těchto fakturách zrušen. Věřte, že bychom Vaší žádosti rádi vyhověli a bylo by to pro nás dokonce jednodušší (jen napsání tohoto dopisu znamená pro programátora větší ztrátu času než zapracování uvedených změn do programu), ale domníváme se, že tento postup by nebyl od nás korektní vůči ostatním uživatelům našeho software, kterým by uvádění data uskutečnění zdanitelného plnění na nedaňových dokladech způsobovalo nadále komplikace u jejich Finančních úřadů. Dále si dovolujeme upozornit, že par.12 Zákona o dani z přidané hodnoty, na který se odvoláváte, se týká náležitostí běžného daňového dokladu, kterým ovšem podle výše zmíněného vydaná faktura za mezinárodní přepravu není.


Oprava konečné faktury

11) Oprava konečné faktury

Dotaz: Velice se nám líbí, že jste do programu zapracovali problematiku zálohových faktur. Potýkáme se ale s jednou věcí. Vydáme zálohovou fakturu (nebo přijmeme, tam se to projevuje taky). Poté vystavíme konečnou fakturu kde zapíšeme i údaje o předcházející zálohové. Tehdy program pracuje v pořádku. Ale někdy se nám stane, že údaje do kolonky záloha "zapomeneme" napsat nebo je tam napíšeme špatně. V tomto případě, když opravou vjedeme zpět do faktury, tak nás program odmítá pustit do kolonky záloha. Proč nás program nepustí do tohoto políčka a jak máme postupovat abychom napravili náš omyl.

Program Vás nepustí do této kolonky úmyslně tehdy, pokud máte v Nastavení  programu v nabídce "Účetnictví a vazby" zadán automatický zápis z vydaných (nebo přijatých) faktur do Účetního deníku.

Pokud by tomu nebylo zabráněno, do účetnictví (protože konečná faktura tam již jednou zapsaná je) by se opravené údaje propsaly špatně.

Jak tedy postupovat. Nejlepší a účetně "čistý" postup je ten, že fakturu vynulujete storno (minusovým) zápisem a napíšete ji znova. Nebo musíte vypnout v Nastavení automatický zápis do účetního deníku, a potom údaje o záloze opravit v kartě faktury (teď nás tam program pustí). Poté najedete do Účetního deníku a zde ručně opravíte zápisy týkající se této faktury (přidáte údaje o záloze - účty 314 nebo 324). Pak znova najedete do Nastavení a zapnete zpět automatický zápis z faktur do Účetního deníku.


Úsporný tisk faktury

12) Úsporný tisk faktury

Dotaz: Ve vašem účetním programu využívám hlavně nabídky fakturace a sklady.

Mám dosovskou verzi a v minulých upgrade byla pro tisk faktury přidána možnost tisku faktur s nastavení příslušných parametrů. Můžete vysvětlit, co to je úsporný tisk faktur a kdy je ho nejlépe používat?

Nastavení úsporného tisku faktury je nejvíce používáno nejen v "dosovské"verzi, ale týká se všeobecně znakového tisku. Pokud si potvrdíte ve volbě "Nastavení", v nabídce "Tisk faktury" úsporný formát tisku, všechny faktury budou tištěny bez čísla položky celního sazebníku (v případě, že tento údaj obsahuje skladová karta), budou zrušeny texty v záhlaví faktury a texty v zápatí budou zkráceny na tři řádky. Tento způsob je vhodný pro firmy, zabývající se prodejem zboží.

Současně je možné zapnout "automatickou úpravu formátu faktury", která vám provede maximální kompresy daného dokladu, tzn. vyloučí prázdné řádky, umístí co největší počet řádků na první stránku, atd.

Jak bylo již řečeno, nastavení má význam pouze při znakovém tisku, ale sami si vyzkoušejte jednotlivé formáty v kombinaci s parametrem "automatická úprava formátu faktury" a sami se rozhodněte, která varianta bude pro vaši firmu nejvýhodnější.


Jak pracovat s dobropisy

13) Jak pracovat s dobropisy

Dotaz: Jak pracovat s vystavováním dobropisů u zahraniční fakturace v závislosti na DPH?

Dobropisy u zahraniční fa nejsou zpracovávány stejným způsobem jako jsou u běžné fa, protože zde vstupuje hned několik kritérií pro zpracování do podkladů k DPH a následném přiznání k DPH.

1. Pro zahraniční dobropis pro účely DPH je důležitý typ daňového dokladu.

2. V úvahu jsou brány - datum přechodu přes celnici

          - datum doručeno plátci s příznakem dobropis

3. V závislosti na typu daňového dokladu je do daňového přiznání a podkladů přenesena částka Kč

Příklady :

Typ daňového dokladu EX 	-	vývoz zboží

  E4	-	vývoz zboží, nedochází ke změně vlastnického práva

a) je mi vráceno zboží

dobropis	-	příznak vyplněn

doručeno plátci	-	datum nevyplněn

přechod přes celnici	-	vyplněn datum i částka

daňové přiznání	-	ř.410 vyplněn, částka z JCD

podklady pro DPH	-	vyplněno, částka z JCD

Správně je načteno do podkladů k DPH i do DPH a to na základě vyplnění datumu přechod přes celnici,

který má v tomto případě přednost před datumem doručeno plátci (mám doklad, kterým prokáži, že zboží je

vráceno zpět)

b) pouze finanční transakce (chybně uvedená částka na fa za vývoz zboží)

dobropis	-	příznak vyplněn

doručeno plátci	-	datum vyplněn

přechod přes celnici	-	datum vyplněn, vyplněna částka finanční transakce t.j.měna a kurz

a to je v tomto případě datum uvedené na bankovním výpise a

kurz a měna, která byla uvedena na bankovním výpise

V tomto případě, i když se nejedná o vrácení zboží je nutno vyplnit do "přechod přes celnici" kurz a měnu, aby bylo provedeno správné načtení do DPH a do podkladů pro DPH.

c)

dobropis	-	příznak vyplněn

doručeno plátci	-	datum vyplněn

přechod přes celnici	-	vyplněn datum i částka

V tomto případě, pokud bude datum doručeno plátci nižší než datum přechodu přes celnici,

do daňové přiznání bude bráno datum doručeno plátci jako přednostní, proto je nutné zkontrolovat tyto

datumy, zda jsou správně vyplněny.

Ve všech těchto případech do daňového přiznání a do podkladů pro DPH se načítá částka, která je

uvedena v údaji "přechod přes celnici".

Typ daňového dokladu E2, E3	-	vývoz služeb a mezinárodní přeprava

a)

doručeno plátci	-	nevyplněno

přechod přes celnici	-	nevyplněn

daňové přiznání	-	nevyplněno

podklady pro daň.přiznání	-	nevyplněno

b)

doručeno plátci	-	vyplněn

přechod přes celnici	-	nevyplněn

daňové přiznání	-	vyplněno

podklady pro daň.přiznání	-	vyplněno

c)

doručeno plátci	-	nevyplněno

přechod přes celnici	-	vyplněn

podklady pro daň. přiznáni	-	nevyplněno

daňové přiznání	-	nevyplněno

d)

doručeno plátci	-	vyplněno

přechod přes celnici	-	vyplněno

daňové přiznání	-	vyplněno

podklady pro daň.přiznání	-	vyplněno

Ve všech těchto případech jde do daňového přiznání částka celkem a ne částka uváděna v "přechod přes celnici" pokud je vyplněna.


  EVIDENCE MAJETKU

1) Výpočet odpisů

2) Technické zhodnocení majetku


Výpočet odpisů

1) Výpočet odpisů

Dotaz: Výpočet odpisů se neprovádí správně. Přestože zadám nový investiční majetek, bere se sazba jako v dalších letech odpisování a ne v prvním roce.

Pro správný výpočet odpisů jsou důležité dvě věci: program porovnává rok pořízení se zpracovávaným obdobím. Překontrolujte si tedy, jestli máte správně zadáno datum pořízení na inventární kartě majetku a zpracovávaný rok v základní konfiguraci systému.

Druhým důvodem chyby může být nesprávně zadaná tabulka odpisových skupin (viz. volba SERVIS).


Technické zhodnocení majetku

2) Technické zhodnocení majetku

Dotaz: Jakým způsobem správně zapisovat do evidence, dojde-li k technickému zhodnocení majetku, aby správně proběhl výpočet odpisů?

Existují dva způsoby, jak správně evidovat technické zhodnocení majetku:

1. Zhodnocení zapište jako samostatný majetek, založte pro něj tedy novou inventární kartu. Tento způsob se jeví jako přehlednější a výpočet odpisů je potom také jasný, protože probíhá samostatně jako u kteréhokoliv jiného majetku.

2. Do inventární karty původního majetku zapište datum, doklad a částku zhodnocení. Program bude potom automaticky počítat odpisy ze zvýšené vstupní ceny podle Zákona o dani z příjmu. K tomu je nutné, aby byla ve volbě SERVIS správně zadaná tabulka Odpisových skupin včetně sazeb a koeficientů pro zvýšenou vstupní cenu. K jednomu majetku je možno zadat až 3 zhodnocení.

V případě, že dojde v průběhu roku k technickému zhodnocení vícekrát, zapisuje se pouze jednou a do částky se uvede zhodnocení za celý rok. Brzy by jste totiž zjistili, že je výhodné u obou způsobů odpisování majetek zhodnotit již v roce jeho pořízení. Odpisy by byly v tomto případě totiž dvojnásobné. I na to ovšem zákon pamatuje. Dojde-li v roce pořízení majetku k jeho zhodnocení, zahrnuje se toto do pořizovací ceny.


  MZDY A PERZONALISTIKA

1) Číslování pracovníků

2) Zdravotní pojištění

3) Zahájení měsíce

4) Automatický výpočet náhrad

5) Konfigurace mezd

6) Srážková daň

7) Ostatní příspěvky (cestovné, diety, ...)

8) Používání služebního auta

9) Zaokrouhlování pojistného

10) Odčitatelné položky

11) Zdravotní pojištění, placené státem

12) Proplacení části mzdy

13) Příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění


Číslování pracovníků

1) Číslování pracovníků

Dotaz: V evidenci pracovníků se  mi špatně seřazují jednotliví pracovníci. Osobní číslo 10 je mezi čísly 1 a 2 apod.

Třídění pracovníků stejně jako faktur  a všech ostatních dokladů je abecední  a ne  číselné. I  když se  tyto údaje  tedy nazývají  osobní číslo, číslo faktury  atd. nemusí obsahovat pouze čísla,  ale mohou to být i písmena. To Vám umožňuje např. rozdělení dokladů nebo pracovníků do různých skupin, tříd, řad  apod. (podle prvního místa, prvních dvou míst),   čehož  dále   můžete  využívat   při  výběrech   a  součtech. Zadáváte-li do  osobních čísel pracovníků  pouze čísla, je  tedy nutno zadávat např. 01, 02, 03, ..., 09, 10, 11 atd.


Zdravotní pojištění

2) Zdravotní pojištění

Dotaz: Máte nějakou chybu v programu. U třech pracovníků mám vyšší základ zdravotního pojištění  než je hrubá mzda.  Nevím v čem je  chyba a jak provést opravu zdravotního pojištění.

Po prohlédnutí zaslaných údajů jsme zjistili, že uvedení pracovníci měli  neplacené volno 2 dny. Mzdová účetní provedla špatný zápis ve mzdových záznamech. Napsala 2 dny a 17 hodin. Měly být správně uvedeny jen dny nebo hodiny (viz. Uživatelská příručka str. 30).

Pokud chcete provádět opravu ve zdrav.nebo soc.pojištění musíte u jednotlivých pracovníků opravovat vždy  základ pojištění, aby Vám proběhl dobře výpočet za pracovníka i za zaměstnavatele.


Zahájení měsíce

3) Zahájení měsíce

Dotaz: Jak mám postupovat, když po zahájení měsíce přijmeme nového pracovníka a budeme mu vyplácet mzdu v daném měsíci v programu SIMPLE a DOUBLE?

Pracovníka  založíme v  evidenci pracovníků.  V měsíčním zpracování mezd založíme novou kartu (Ctrl+Enter), zadáme osobní číslo pracovníka a provedeme výpočet mezd.


Automatický výpočet náhrad

4) Automatický výpočet náhrad

Dotaz: Proč systémy DOUBLE a SIMPLE neobsahují v oblasti mezd automatický výpočet průměrů a nemocenských dávek, více způsobů zdanění atd.?

Jak možná víte nebo nevíte firma TILL CONSULT  nabízí kromě  uvedeného jednoduchého   mzdového  programu i 'velký' mzdový systém MZD, který  také vytváří automaticky výstup do účetnictví. V čem spočívají hlavní rozdíly a co tedy obsahují 'velké' mzdy navíc?

•	bohatý výběr výstupních sestav z perzonalistiky

•	tisk nástupních a výstupních lístků

•	automatické vytváření Hlášení změn zdravotním pojišťovnám včetně možnosti předávání přes diskety

•	evidence školení a kurzů

•	možnost zadání, případně úpravy jednotlivých číselníků (okresy, národnosti, stavy, kategorie, vzdělání, druh pracovního poměru atd.)

•	možnost  zadání měsíčních  a ročních  nezdanitelných částek základu daně samostatně

•	nadefinování libovolného počtu mzdových složek včetně možnosti předdefinování jejich hodnot a sazeb (různé druhy příplatků, prémií apod.)

•	pět základních druhů zdanění jednotlivých  mzdových složek: měsíční tabulkou, roční tabulkou nebo zálohovou daní, dvěmi zvláštními sazbami a nezdaněné, např.

pro rok 1994: měsíční tabulkou, roční tabulkou, srážkovou daní 10%, srážkovou daní 20% a nezdaněné

pro rok 1995: měsíční tabulkou, zálohovou daní 25%, srážkovou daní 15%, srážkovou daní 10% a nezdaněné

•	evidence dětí se záznamem o odpočtu daně na dítě a ZTP-P dítěte včetně automatického načtení počtu do perzonalistiky

•	možnost  zadání libovolného počtu stálých srážek jednotlivým pracovníkům

•	zadávání mzdových záznamů, dávek a měsíčních srážek, na základě nichž  program automaticky počítá hrubou a čistou mzdu a vyplňuje mzdové listy

•	možnost zadání  nákladového střediska přímo  u jednotlivých mzdových složek

•	rekapitulace hrubých mezd podle nákladových středisek

•	souhrnné  mzdové listy (obsahují všechny údaje mzdového listu za jednotlivé měsíce i za rok celkem)

•	automatický výpočet nových průměrů a nemocenských dávek (kvartálně)

•	rozšířená nabídka  formulářů (osobní karta, nástupní lístek, dohoda o pracovní činnosti, výstupní lístek atd.)

Jak vyplývá z výše uvedeného  přehledu, obsahuje mzdový systém MZD všechno  to, co  Vám v 'malých' mzdách, které jsou  součástí DOUBLE a SIMPLE schází.  Nabízí se tedy  otázka, proč jsme  do těchto systémů nezapracovali přímo  'velké' mzdy, když je máme vytvořeny.  Důvodů je několik  a jsou  jak technického  tak obchodního či finančního  rázu. Patří mezi ně zejména:

•	'zvětšování' již  tak  dosti  velkých  systémů  DOUBLE  a SIMPLE by s sebou přineslo větší nároky  na technické kvality počítače (velikost operační paměti  apod.) a zřejmě i na rychlost provádění jednotlivých operací

•	jakákoliv legislativní či jiná změna ve kterékoliv části znamená úpravu, vyzkoušení a distribuci celého systému

•	větší variabilnost umožňuje  např. nadefinovat si navíc libovolnou mzdovou  složku včetně způsobu zdanění a zahrnutí do vyměřovacích základů sociálního a zdravotního pojištění, zároveň to ale klade větší nároky na znalosti mzdové účetní

•	zahrnutí 'velkých' mezd do kompletních systémů DOUBLE a SIMPLE by znamenalo jejich značné zdražení, čímž by se tyto systémy staly pro dosti velkou část našich uživatelů nepřijatelné

Po důkladném  zvážení všech pro  a proti jsme  tedy dospěli k  řešení, které pro nás sice není nejjednodušší, ale zdá se nám nejvýhodnější z hlediska uživatelů a o ty nám jde především: nabídnout dva mzdové systémy - 'jednoduché' mzdy, které jsou přímo součástí ekonomických systémů DOUBLE a SIMPLE a 'velký' mzdový systém MZD, který je stávajícím uživatelům těchto systémů dodáván se slevou.


Konfigurace mezd

5) Konfigurace mezd

Dotaz: Upravuju-li konfiguraci mezd a chci-li ji uložit, objevuje se chyba 'Variable KALCEL not found'. Před instalací upgrade toto program nedělal.

Jedná se o klasickou chybu: Stará data v nových strukturách. K této chybě dochází, jestliže překopírujete data ze staré verze do nové pouhým překopírováním souborů. Přestože na tuto chybu neustále upozorňujeme v uživatelské příučce i v každém čísle MUPu, vždy se najdou uživatelé, kteří toto provedou. Každá nová verze totiž obsahuje více a více údajů, které se musí do jednotlivých souborů zapisovat a není proto možné prostě vzít soubory ze staré verze a 'podstrčit' je do verze nové, protože údaje, které v jednotlivých databázích přibyly v těchto souborech samozřejmě nejsou a program s nimi tedy nemůže pracovat. Pro převod jednotlivých souborů do nových struktur byl vytvořen samostatný program PREVOD, který je na všech instalačních i upgrejdovacích disketách. Tento program zajistí vše potřebné k tomu, aby se Vaše staré údaje přenesly do nových struktur a mohli jste s nimi pracovat i nadále.

Pokud jste i přes veškerá naše upozornění již tuto chybu provedli a staré soubory překopírovaly do nových verzí, můžete si pomoci následujícím způsobem:

1. Přejmenujte adresář, v němž máte umístěný program na adresář pro předchozí verzi, např. MZD91 na MZD82 (DOUBLE91 na DOUBLE82).

2. Proveďte znovu instalaci upgrade na verzi MZD91 (DOUBLE91) včetně převodu dat pomocí programu PREVOD.

Tímto postupem se data, ať už zapsaná ve kterékoliv verzi systému, převedou do datových struktur pro nejnovější verzi a v této s nimi můžete dále pracovat.


Srážková daň

6) Srážková daň

Dotaz: Na základě novely Zákona o dani z příjmu se změnila sazba srážkové daně a práce s ní. Jak se tato změna promítla ve Vašich ekonomických systémech?

Základní srážková daň, která se používá např. u dohod o provedení práce, smlouvách o dílo apod. byla změněna z 10 na 15%. V systému MZD navíc pamatujeme i na ostatní sazby srážkové daně (10% zůstalo např. u umělců) i na rozdílný způsob výpočtu záloh u vysokých odměn apod. (záloha na daň se v měsíci počítá 25%, ale při ročním zúčtování daně se zahrnuje do výpočtu daně dle tabulek).

Problémy při zpracování programu nebyly s vlastním výpočtem, ale zejména s evidencí a archivací mzdových listů. V archivu mzdových listů se totiž nyní budou objevovat mzdové listy za různé roky, v nichž platil jiný zákon o dani z příjmu a tedy i rozdílný způsob výpočtu daní. Konkrétně to tedy znamená, že na mzdových listech budou uvedeny

 - pro rok 1994 tyto sloupce: pojistné, základ daně a daň ze složek, zdanitelných měsíční tabulkou, roční tabulkou, srážkovou daní 10% a srážkovou daní 20%;

 - pro rok 1995 tyto sloupce: pojistné, základ daně a daň ze složek, zdanitelných měsíční tabulkou, zálohově 25%, srážkovou daní 15% a srážkovou daní 10%;

- pro rok 1996 a následující tyto sloupce: pojistné, základ daně a daň ze složek, zdanitelných měsíční tabulkou, zálohově 20%, srážkovou daní 15% a srážkovou daní 10%.

Co tedy potřebujete udělat pro to, aby v novém roce probíhalo správně zdaňování pracovníků dle nových zákonů? Stačí v Perzonalistice zaznamenat, jestli pracovník podepsal daňové prohlášení a zadat odpočitatelné položky, dle toho bude mzda zdaňována zálohovou nebo srážkovou daní. Aby u dohod (DPP, DPČ) probíhal správně výpočet sociálního a zdravotního pojištění, musíte v programu MZD zadat příslušnou mzdovou složku, v DOUBLE a SIMPLE zadat mzdu do řádku a OON DPP (OON DPČ).


Ostatní příspěvky (cestovné, diety, ...)

7) Ostatní příspěvky (cestovné, diety, ...)

Dotaz: Naše firma vyplácí pracovníkům se mzdou i cestovné a diety. Kolonka Ostatní příspěvky na osobní kartě je pro nás nedostačující, mimo to je třeba ji každý měsíc měnit podle skutečné částky.

Obecně se jedná o příspěvky, příplatky a doplatky, které již nepodléhají zdanění a není je tedy možno zahrnout do hrubé mzdy pracovníka (SVP, cestovné, diety, stravné, ošacení apod.). Se mzdou jako takovou vlastně nemají nic společného a bylo by je možno vyplácet pracovníkům přímo z pokladny. Kvůli menší administrativě bývají ovšem v některých firmách vypláceny zároveň se mzdou. Jde vlastně o opak srážek, což jsou peníze, které bývají pracovníkům strhávány ze mzdy, ale mohly by je klidně dostávat na ruku a zanést si je sami do spořitelny (půjčky), pojišťovny (pojištění) nebo své bývalé lásce (alimenty).

Od nové verze systému MZD je proto možno je zapisovat do Evidence stálých srážek a příspěvků, odkud budou automaticky přebírány při zahájení měsíce do měsíčních srážek a příspěvků (složky 93x, 94x, 95x a 96x jsou srážky a od mzdy se odečítají, složky 98x jsou příspěvky a ke mzdě se přičítají). V rámci měsíčního zpracování mezd je potom můžete upravit, případně doplnit další. Odtud budou také přebírány do mzdových listů a výpočtu čistých mezd.

Doporučujeme Vám proto zrušit Ostatní příspěvky na osobních kartách, doplnit do Číselníku mzdových složek potřebné složky 98x a tyto zavést jednotlivým pracovníkům do Seznamu stálých srážek a příspěvků. Do stálého souboru stačí přitom navést pouze opakující se příspěvky (SVP), ostatní můžete zapsat až v daném měsíci v rámci měsíčního zpracování mezd (cestovné, diety). Tento způsob má ještě jednu výhodu: v rámci výstupních sestav získáte dokonalý přehled o těchto příspěvcích včetně jejich rozdělení a součtů za jednotlivé složky.


Používání služebního auta

8) Používání služebního auta

Dotaz: Důležitým dokladem fyzické osoby pro daňové přiznání je roční mzdový list. Příslušná výstupní sestava ve volbě mzdy v položce základ daně však není korektní v případě, že v jednotlivých (měsíčních) mzdových listech byl ručně měněn základ daně (např. zvyšován z důvodu soukromého používání služebního vozu). Vzniklý rozdíl (falešný přeplatek záloh daně) je pak nutno finančnímu úřadu komplikovaně vysvětlovat.

Řešení: Neopravovat ručně základ daně, ale částku za používání služebního vozu dát do kolonky dopravné mínusovou položkou. Tak se Vám upraví základ daně a částku máte viditelnou jak na mzdovém listě, tak na výplatní pásce.


Zaokrouhlování pojistného

9) Zaokrouhlování pojistného

Dotaz: Rekapitulace dávek pojistného - všeobecné zdravotní pojišťění - nezaokrouhluje směrem nahoru (každý odvod).

Správně programově řešeno, neboť zákon č. 592/1992 ve znění pozdějších předpisů v _ 2 "výše pojistného říká":

1) Výše pojistného činí 13,5 % z vyměřovacího základu za rozhodné období.

2) Výši pojistného je jeho plátce povinnen si sám vypočítat. Pojistné se zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.

Tímto je řečeno, že se zaokrouhluje směrem nahoru vypočtená částka 13,5 % z každého vyměřovacího základu zaměstnance a tato vypočtená a zaokrouhlená částka směrem nahoru se rozdělí na úhradu jedné třetiny zaměstnancem a úhradu dvou třetin zaměstnavatelem.

3) Vypočtená částka odvodu jedné třetiny zaměstnance se zaokrouhlí směrem nahoru a do zaokrouhlené celé částky 13,5 % se dopočte odvod za zaměstnance. Tímto je postupováno plně s výše uvedeným zákonem.


Odčitatelné položky

10) Odčitatelné položky

Dotaz: Jak v programu DOUBLE ve mzdách odečíst odčitatelnou položku úroky z úvěru na bydlení?

Tuto měsíční částku odpočtu úroků je možno v osobní kartě zadat do kolonky Odpočet úroků.


Zdravotní pojištění, placené státem

11) Zdravotní pojištění, placené státem

Dotaz: Špatně mi  to počítá zdravotní pojištění u  důchodců. I když zadám v Evidenci  pracovníků  S  (zdravotní  pojištění  platí  i  stát), tak výpočet  mezd  probíhá  chybně  bez  odpočtu  částky  2900.- v základu zdravotního pojištění.

V  konfiguraci  mezd  v nabídce Pojistné a nemocenské dávky musíte  zadat  tuto částku  do položky Odpočet zdravotního pojištění.


Proplacení části mzdy

12) Proplacení části mzdy

Dotaz: Jak mám postupovat v případě, že potřebuji v DOUBLE proplatit část mzdy, ze které se neodvádí sociální pojištění, případně zdravotní nebo daň?

Při měsíčním zpracování vypočítat mzdu bez výše uvedené částky a poznačit si základ a výpočet srážky (ZP a SP, případně daň). Znovu zpracovat mzdu včetně proplacené částky a opravit základ daně a srážku.


Příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění

13) Příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění

Dotaz: Jak zadávat do mezd příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění?

DOUBLE, SIMPLE - Příspěvek zaměstnavatele zadáme do kolonky Ostatní příspěvky. Pokud je příspěvek v měsíci vyšší než tři procenta vyměřovacího základu sociálního pojištění, je nutno tento rozdíl zdanit, takže tuto částku dáme do Nepeněžního plnění. Nezapomeňte také celý příspěvek zaměstnavatele dát do srážek.

MZD - Postupujeme obdobně s tím rozdílem, že ostatní příspěvky zadáme mzdovou složkou 980, nepeněžní plnění mzdovou složkou 710 a srážky mzdovou složkou 960.


  ZAKÁZKY

1) DPH v zakázce


DPH v zakázce

1) DPH v zakázce

Dotaz: Jsme stavební firma, na celé zakázky dáváme DPH 5%. Podle novely Zákona o DPH musíme ovšem nyní některé materiály ze zakázky vyčlenit a fakturovat je se sazbou DPH 22%. Starosti nám teď nedělá ani to, še se zvýší celková cena zakázky (s tím se musí zákazník chtě nechtě smířit, ostatně vrátí se mu to tím, že díky zvýšeným daním bude moci ve svém okolí obdivovat lépe vystavěné a zařízené budovy finančních a městských úřadů a dalších institucí). Jedná se o to, že je třeba změnit celý systém zpracování zakázek a sledování vydaného materiálu. Zatím tyto materiály vysčítáváme z výdejek a do faktury zapisujeme samostatně. Bylo by možno tento postup zautomatizovat?

V nové verzi systémů DOUBLE a SIMPLE jsme na tento případ mysleli a upravili postup výpočtu kalkulace a fakturace zakázky dle novely Zákona o DPH, i když se nejednalo o jednoduchou operaci, protože to znamenalo dosti složitou analýzu a úpravu několika evidencí a výpočtů a vzájemných vazeb mezi nimi (skladové karty, evidence zakázek vč. kalkulace, fakturace, tisk faktury a přílohy k faktuře). Jaký by měl být tedy nyní správný postup si uveďme na příkladu.

1. V konfiguraci je nastavena základní sazba DPH 5%.

2. Na skladových kartách přibyla u jednotlivých materiálů položka Sazba DPH v zakázce. Tato sazba se vyplňuje pouze u těch materiálů, které je nutno fakturovat samostatně (jejich seznam je uveden v příloze novely zákona). U materiálů, které lze začlenit do zakázky, bez ohledu na to, do jaké sazby DPH spadají, když je budeme prodávat přímo, ponecháme tuto sazbu volnou. Například: Mezi materiály, které jsme použili na stavbě jsou šroubky, hřebíky, desky a kotle. Šroubky, hřebíky a desky sice spadají samy o sobě do sazby 22%, ale můžeme je zahrnout do celkové kalkulace zakázky, na níž bude sazba 5%. Kotle ovšem musíme vyčlenit, proto u nich vyplníme sazbu DPH v zakázce 22%. Další postup je již shodný s postupem, na který jsme byli zvyklí. Všechno ostatní nyní totiž již zajistí program automaticky sám.

3. Provedeme výdej materiálu na zakázku a výpočet kalkulace zakázky. Program v kalkulaci do položky Materiál zahrne pouze šroubky, hřebíky a desky. Kotle budou zahrnuty do samostatné položky Materiál 22%. V případě, že budete kalkulaci upravovat, je nutno mít na zřeteli rozdělení materiálu na tyto dvě části.

4. Provedeme fakturaci zakázky. Na základě kalkulace zakázky zařadí program do ceny zakázky se sazbou 5% položky materiál, výkony, přirážka, cestovné, ztráta času a zaokrouhlení a samostatně vyčíslí vybraný materiál se sazbou 22%. Tento materiál bude samozřejmě také označen v soupisu materiálu, který se tiskne jako příloha k této faktuře.


  CESTOVNÍ DENÍK

1) Použití cestovního deníku

2) Podrobnější evidence a provoz vozidel


Použití cestovního deníku, kniha jízd

1) Použití cestovního deníku, kniha jízd

Dotaz: K čemu slouží volba Cestovní deník? Lze jej použít jako plnohodnotnou náhradu Knihy jízd?

Tato volba svým rozsahem zhruba odpovídá samostatně distribuovanému systému CESTY. Cestovní deník je možno použít pro evidenci veškerých služebních cest zaměstnanců, většina firem jí však bude zřejmě používat zejména k evidenci jízd soukromých a služebních vozidel, tedy jako Knihu jízd.

1. Chcete-li do Cestovního deníku zapisovat veškeré služební cesty, musíte si nejdříve rozšířit Číselník dopravních prostředků, např. takto: O - osobní vlak, R - rychlík, A - autobus, L - letadlo, MOS - motocykl služební, MOV - motocykl vlastní, P - pěšky. Předdefinované typy AUS (auto služební) a AUV (auto vlastní) doporučujeme neměnit, připravili by jste se tak zbytečně o některé funkce, které program nabízí automaticky. Cestovní deník lze potom použít jako podklad pro výplatu cestovních náhrad jednotlivým pracovníkům. Pomocí výběru daného pracovníka za zadané období (např. jednou týdně) a následného součtu nebo vytištění získáte celkovou částku Kč, kterou máte pracovníkovi z pokladny za ujeté cesty vyplatit.

2. Budete-li používat Cestovní deník jako Knihu jízd, zadejte do Seznamu vozidel všechna služební i soukromá auta. U soukromých aut je důležité zadat sazbu Kč/1 km, na základě níž budou automaticky při zápisu do Cestovního deníku počítány cestovní náhrady. Výběrem podle auta a vysoučtováním za zadané období opět získáte přehled a celkovou částku Kč, kterou máte vyplatit z pokladny a tím tedy zahrnout do nákladů. U služebních aut se sazba Kč/1 km nezadává, protože u těchto aut zahrnujete do nákladů pokladní doklady za načerpané PHM, opravy atd. Při každém vstupu do Seznamu vozidel Vám program nabízí možnost přepočítat aktuální stav tachometru a počet služebně i soukromě ujetých km na základě jejich evidence v Cestovním deníku. V tištěné Knize jízd Vám navíc automaticky přepočítá a zapíše průběžný stav tachometru po každé jízdě.

Součástí volby Cestovní deník je dále automatický výpočet silniční daně. U služebních aut (AUS) se tato počítá na základě objemu motoru, uvedeného v Seznamu vozidel a u vlastního automobilu (AUV) denní sazbou za každý den použití vozidla.


Podrobnější evidence a provoz vozidel

2) Podrobnější evidence a provoz vozidel

Dotaz: Bylo by vhodné dopracovat jako součást Cestovního deníku podrobnější evidenci a provoz vozidel tak, aby mohla služit jako plnohodnotná agenda pro firmy, zabývající se provozem autodopravy, přepravou zboží v tuzemsku i v zahraničí, případně práci stroji. Zároveň by bylo velice vhodné, aby jste toto všechno zapracovali do jednoho programu a distribuovali v rámci jedné ceny.

Cestovní deník, který je součástí systémů DOUBLE a SIMPLE je pro vedení evidence jízd soukromých i služebních aut podle zákona zcela postačující. Chcete-li podrobněji sledovat provoz vozidel a jejich spotřebu, doporučujeme Vám si pořídit samostatný systém KNIHA JÍZD, který vyrábí brněnská firma PROCAD s.r.o. a distribuuje jej prostřednictvím sítě dealerů TILL CONSULT.

Jestliže se ovšem zabýváte autodopravou, je pro Vás rozsah obou těchto systémů samozřejmě nepostačující. V tom případě Vám doporučujeme pořídit si samostatný systém AUTODOPRAVA, dodávaný rovněž firmou TILL CONSULT, který může se systémy DOUBLE a SIMPLE spolupracovat.

Zapracovávat tuto specifickou činnost jako jednotnou součást programu se nám rovněž nezdá rozumné, protože by se to zřejmě nesetkalo s porozuměním jiných našich zákazníků, kteří nechtějí platit za něco, co nepotřebují a mohli by zase na oplátku vyžadovat například, aby součástí jednoho programu byl návod na pečení rohlíků a jejich distribuci.


Jídelníček

  JÍDELNÍČEK (platí pro verze PUB)

1) Odpis potravin ze skladu


Odpis potravin ze skladu

1) Odpis potravin ze skladu

Dotaz: K čemu slouží položka Počet porcí v jídelníčku? Je možno v systémech DOUBLE/PUB a SIMPLE/PUB provádět automatický odpis potravin ze skladu na základě vydaného počtu jídel?

V systémech DOUBLE/PUB a SIMPLE/PUB je možno nejen vytvářet jídelníčky, ale lze je použít i ke sledování spotřeby potravin. K tomu slouží právě položka Počet porcí v jídelníčku, kterou lze využít dvojím způsobem:

1/ Plánujete-li větší akci (svatba, konference, sjezd strany apod.) zadejte do jídelníčku předpokládaný počet porcí. Na základě sestavy Spotřeba potravin potom zjistíte, kolik celkem potřebujete jednotlivých potravin objednat. Sestava Spotřeba podle receptů slouží kuchaři, aby věděl, kolik z 'vyfasovaného' množství potravin patří do jednotlivých receptů, protože spousta potravin se v nich bude zřejmě opakovat.

2/ Ke sledování spotřeby potravin na základě vydaného počtu jídel. V tomto případě doporučujeme zvolit následující postup:

1. Vytvořte jídelníček a spusťte volbu Zápis jídelníčku. Program provede 'okódování' jednotlivých jídel a zapíše je do Ceníku výkonů.

2a. Na základě Ceníku výkonů a skutečně vydaného počtu porcí potom můžete jednotlivá jídla zapsat do Evidence provedenych výkonů (1 výkon = 1 jídlo). Rekapitulaci prodaných jídel, např. za určitý den potom uložte na disketu nebo do zvoleného adresáře na disku pomocí voleb Výběr a Ulož.

2b. Vlastníte-li náš systém C&C, případně KASA můžete na pokladně přímo zapisovat výdej jednotlivých výkonů. Tento systém totiž umožňuje provádět nejen prodej zboží, ale i prodej výkonů, tzn. služeb. Ve Vašem případě je touto službou jídlo.

3. Vstupte opět do jídelníčku a počet vydaných porcí přihrejte pomocí volby Přihrej z připraveného souboru. Do jídelníčku se tím automaticky doplní počty skutečně vydaných porcí. Jestliže nechcete použít předchozího způsobu, můžete počty porcí k jednotlivým jídlům doplnit ručně na základě jiné Vaší evidence, bonovací pokladny apod.

4. Vytvořte sestavu Spotřeba potravin, získáte tím přehled, kolik potravin bylo použito do vydaných jídel.

5. Spusťte volbu Vytvoření výdejky, případně její zápis do evidence výdejek včetně provedení automatického odpisu ze skladových karet. Doporučujeme však tuto výdejku používat pouze pro porovnání se skutečným výdejem ze skladu. Zejména u malých položek (např. gramy pepře), které se do jednotlivých jídel málokdy dávají v předepsaném množství dle receptur, by totiž zřejmě brzy neodpovídal evidovaný stav skutečnosti.

Poznámka: Budete-li chtít postupovat zde uvedeným způsobem včetně zápisu vydaných porcí do Evidence výkonů nebo C&C, není možno měnit do doby přihrání aktuální jídelníček. Kdyby jste do něj nějaké jídlo přidaly, došlo by totiž k tomu, že by okódování jednotlivých jídel neodpovídalo jejich původnímu pořadí a počty porcí by se mohly potom přiřadit k úplně jinému jídlu. To Vám ošem nebrání připravovat si již mezitím nový jídelníček. V systémech DOUBLE/PUB a SIMPLE/PUB máte možnost vytvářet až 5 nezávislých jídelníčků. V některé z jiných oblastí tedy již klidně můžete jídelníček upravovat a ten pak zase třeba přihrát jako aktuální.

Jeví-li se Vám zde uvedený postup příliš složitý a pro Váš provoz zbytečně podrobný, není nutno jej celý provádět, aby jste dosáhly kýženého výsledku, kterým je zjištění spotřeby potravin dle vydaných jídel. Ve spoustě provozů se setkáváme se zjednodušeným zkráceným postupem, který pro ně bývá většinou naprosto dostačující:

   1. Vytvořte jídelníček.

   2. Do jídelníčku zapište počty porcí dle skutečně prodaných jídel.

   3. Spusťte volbu Spotřeba potravin a tu porovnejte se skutečným výdejem potravin do kuchyně.


Cizí měny

  CIZÍ MĚNY (platí pro verze BUSINESS)

1) Účtování cizích měn

2) Kurzy zahraničních měn

3) Účtování cizích měn (doplnění)


Účtování cizích měn

1) Účtování cizích měn

Dotaz: Mohli by jste uvést metodiku a popis účtování cizích měn ve verzích BUSINESS včetně základních příkladů ?

Po liberalizaci zahraničního obchodu po roce l989 se pustili podnikatelé do obchodování se zahraničím, popřípadě jezdí na služební cesty do zahraničí apod... Těmto podnikatelům nejsou cizí pojmy jako je vnitřní konvertibilita a s ní související nabídková povinnost, clo. S účetnictvím je to možná o něco složitější.

Mnozí podnikatelé zavádějí účetnictví na poslední chvíli. To, co se však v českých korunách dá doúčtovat vcelku hladce, je v cizí měně poněkud obtížnější. Zákon o účetnictví  ukládá v par. 4 povinnost vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny a v případech stanovených par. lO současně i v cizích měnách. Učtování v cizích měnách se dle par. lO zákona o účetnictví používá při účtování o pohledávkách a závazcích, ceninách, valutách, devizách, cenných papírech, majetkových účastech, vkladech do základního jmění, nemovitostech v zahraničí a dále o všech ostatních hodnotách, jejichž  ocenění je vyjádřeno v zahraniční měně. Dále v par. 24 zákona o účetnictví je stanoveno, že majetek a závazky, vyjádřené v cizí měně, se přepočítávají na  českou měnu kursem stanoveným v kursovním lístku banky, u které má organizace účet, a to v účetnictví ke dni uskutečnění účetního případu kursem:

a, devizy - nákup u pohledávek

b, devizy - podej u závazků,  nákupu  cenných papírů, majetkových účastí  a  u hmotného a nehmotného majetku kromě pohledávek

c, devizy - střed u peněžních prostředků na bankovních účtech, pohledávek z úvěrů a závazků z vkladů u bank, popřípadě poboček zahraničních bank

d, valuty - střed u peněžních prostředků v hotovosti a cenin, jejichž ocenění se vyjadřuje v nominální hodnotě.

V době  úhrady pohledávky nebo závazku platí většinou jiný kurs než v době uskutečnění dodávky. Změnu kursu je tedy nutné zaúčtovat. V praxi to znamená  průběžně sledovat kursy a evidovat jejich změny.

V době sestavování účetní závěrky ( tj. většinou k 3l. l2. ) musí být veškerý majetek a závazky vyjádřené v cizí měně přepočítány podle platného kursu ČNB tak, aby bylo zjištěno věrné zobrazení skutečnosti dle par. 7 zákona o účetnictví.

Poprvé od roku 1995 vydává ČNB k 3l.l2. pouze 1 kurs (kurs - střed), který je závazný pro všechny operace podléhající závěrkovým pracem k 3l.l2. (pohledávky, závazky, hotovost, ceniny atd...). V našem programu je nutné zapsat tento kurs střed i do kursu nákup a prodej.

Sledování kursových rozdílů předpokládá řádnou evidenci majetku a závazků v zahraniční měně, kterou vede účetní jednotka v analytické evidenci v  souladu s Postupy účtování pro podnikatele, článek III Úvodních ustanovení,  odst. d..Vedení analytické evidence neznamená ještě zavedení analytického účtu. Stačí si vést záznamy např. v  sešitě. Každá měna musí mít svou analytickou evidenci zvlášť.

Pro účtování kursových rozdílů v podvojném účetnictví jsou v účtové osnově  vyhrazeny 2 dvojice syntetických účtů, které umožňují sledovat kursové rozdíly v průběhu roku i na konci účetního období. Jedná se o účty:

          386 - Kursové rozdíly aktivní

          387 - Kursové rozdíly pasivní

          563 - Kursové ztráty

          663 - Kursové zisky.

Účtování na výsledkových účtech 563 a 663 znamená, že jde o změnu trvalou, která ovlivní hospodářský výsledek podnikatele a zároveň i základ daně z příjmů.

Účtování kursových rozdílů na účtech 386 a 387 se promítne do ocenění majetku a závazků v rozvaze. Hospodářský výsledek ovlivní zprostředkovaně  přes tvorbu rezervy v případě kursových rozdílů pasivních. Základ daně z příjmů v běžném účetním období však neovlivní. Na začátku následujícího účetního období se účetní zápisy na účtech 386 a 387 zruší. Jde tedy o přechodné zachycení očekávaných kursových zisků nebo ztrát. Proto jsou také účty 386 a 387 zařazeny do skupiny přechodných účtů.

Abychom se dobře orientovali, kdy dochází ke vzniku kursovních rozdílů, musíme si rozdělit majetek a závazky vyjádřené v cizí měně do 2 skupin.

   I.skupina - pohledávky a závazky

                  - finanční investice

                  - finanční výpomoci

                  - úvěry

   V této skupině se účtuje v průběhu roku na účtech 563,663, k 31.12. se účtuje na účtech 386 a 387.

   II.skupina - peněžní prostředky v hotovosti

                  - peněžní prostř. na deviz. účtu

                  - cenné papíry (krátkodobé)

                  - peníze na cestě

   V této skupině se během roku vůbec neúčtuje, k 31.12. se účtuje na účtech 563 a 663.

Uplatnění daně z přidané hodnoty u dovozu zboží se realizuje dle ustanovení  celních předpisů. Údaje pro DPH se zjišťují z jednotlivých celních deklarací  (JCD), které se však evidují samostatně. K tomu je přizpůsoben i náš program, který provádí párování zahraničních  faktur v rámci saldokonta dodavatelů vůči valutovému pokladnímu deníku a valutovým bankovním výpisům. Párování JCD se provádí vůči běžným bankovním výpisům a pokladně, protože platba JCD se neprovádí na účet zahraničního partnera, ale na účet celnice.

Vývoz zboží do zahraničí uskutečněný plátcem je osvobozen od povinnosti  uplatnit DPH na výstupu. Od DPH jsou osvobozeny finanční činnosti, mezi které patří např. i směnárenská činnost a operace týkající se peněz.

A nyní už k jednotlivým konkrétním příkladům na cizí měny. Úvodem ještě  upozorňujeme, že kursy jsou pro naše cvičné účely vymyšlené. Účetní případy   účtujeme v knize zahraničních pohledávek a závazků, která slouží jako saldokonto dodavatelů a odběratelů a současně jako podklad pro účtování kursových zisků a ztrát v průběhu roku.

Na syntetických účtech je nutno účtovat v českých korunách. Analytickou evidenci si vedeme kvůli přehlednosti účetních zápisů v jednotlivých cizích  měnách. Tyto účty nebo knihy zahraničních pohledávek a závazků poskytují podklady pro výpočet kursových rozdílů a umožňují jejich kontrolu.

Než začneme počítat konkrétní příklady, je vhodné upozornit na par. 24 odst. 2 zákona, týkající se používaných kursů, kterými se přepočítává majetek a závazky, vyjádřené v cizí měně na českou měnu.

K zajištění jednotného výkladu ust. par. 24 odst. 2 zákona č. 563/l99l Sb., o účetnictví, ministerstvo financí sděluje:

1. Pro přepočet cizí měny na českou měnu ke dni uskutečnění účetního případu, který se týká účtování o pohledávkách a výnosech, závazcích a nákladech či investičním majetku, zásobách, krátkodobém finančním majetku apod., může účetní jednotka při splnění ustanovení par. 24 odst. 2 písm. a,b,c a d, zákona o účetnictví používat

- denních kursů platných v den uskutečnění účetního případu,

- pevných kursů stanovených k prvému dni roku nebo pololetí, čtvrtletí, měsíce, a to podle vlastního rozhodnutí účetní jednotky,

- pevných kursů stanovených pro komplexní zaúčtování účetních případů  spojených s poskytováním záloh a jejich vyúčtováním zaměstnanci, členy sportovních klubů, funkcionáři politických stran, hnutí apod., např. pracovní cesty. Přitom lze na účtu Pokladna (Peníze), na kterém se  zachycuje stav a pohyb valut, použít při nákupu valut kurs "valuty-prodej" a při vracení valut bance kurs "valuty-nákup"............................ Používání kursů podle výše uvedeného "Sdělení" vyhlásí účetní jednotka svým  předpisem a uvede v příloze účetní závěrky. Při používání pevných kursů může  účetní jednotka změnit svým rozhodnutím pevný kurs i v průběhu vymezeného období, vždy však v případech vyhlášené devalvace či revalvace koruny české.

Na základě tohoto "Sdělení" bude pro účetní jednotky výhodnější používat při  svých výpočtech pevných kursů (týká se to hlavně organizací, které často obchodují se zahraničím, popř. vysílají často své zaměstnance na zahraniční služební cesty apod....).

A nyní pojďme již na příklady. V našich příkladech používáme denních kursů.

Příklad č.  l - Nákup ze  zahraničí s úhradou ve  stejném účetním období

Dne 3. 3. l995 přijala firma v ČR fakturu č. l3 od německé firmy KORA za materiál ve výši l.OOO,- DEM. Tuto fakturu uhradila naše firma 2l. 5. l995.

          Použité kursy oganizací:

          kursy - devizy-prodej:  3. 3.95   l7,754 Kč/l DEM

                                             2l. 5.95   l7,84l Kč/l DEM

          Zápis v účetnictví:

                                                         MD     D     Cizí měna    Kč

                                           ------------------------------------------------------------------

          l. Přijetí fa č.l3 dne 3.3.            lll     32l      l.OOO,-    l7.754,-

          2. Úhrada faktury 2l.5. z BÚ     32l    22l      l.OOO,-    l7.84l,-

          3. Kursovní ztráta k 2l.5.          563   32l          -           87,-

          V případě, že by kurs devizy-prodej byl k  2l.5.l995 vyšší než kurs 3.3.l995, byl by účetní zápis pod bodem 3. následující:

          3. Kursovní zisk k 2l.5.              32l   663                  částka v Kč

          Kursovní ztráta zachycená na účtě 563 ve výši 87,- je daňově uznaný náklad. Případný kursovní zisk zachycený na účtě 663 je daňově uznaný výnos. Současně je nutné zavést si analytický účet např. 32l00l - DEM. Na tomto analytickém účtě sleduje účetní jednotka pouze přijaté zahraniční faktury v daném roce od výše uvedené firmy v DEM.

          Kursovní  zisk (ztrátu)  můžeme  zjistit  a zaúčtovat  v programu automaticky ihned pomocí volby Kursové rozdíly za daný den.

Příklad č. 2 - Nákup v zahraničí s úhradou v následujícím účetním období při vyšším kursu k 3l.l2.

Dne 28.5.l995 přijala firma v ČR fakturu č. l4 od německé firmy KORA za materiál ve výši l.OOO,- DEM. Tato zahraniční faktura nebyla ke dni účetní závěrky (3l.l2.) uhrazena.

          Použité kursy organizací:

          kursy - devizy-prodej:  28. 5.95   l7,852 Kč/lDEM

                    - střed ČNB:      3l.l2.95   l8,O22 Kč/lDEM

          Zápis v účetnictví:

                                                     MD     D     Cizí měna     Kč

                                         ---------------------------------------------------------------

          l. Přijetí fa č. l4 dne 2l.5.       lll      32l    l.OOO,-   l7.852,-

          2. K 3l. l2. 95

             a,zúčtování kurs.ztráty      386    321      -          170,-

               (l8.O22 - l7.852)

             b,vytvoření rezervy na kurs.

               ztrátu                               574    454      -          170,-

          Výše  uvedené  zápisy  k  3l.  l2.  se  nám  vytvoří  automaticky spuštěním volby Roční zúčtování kursovních rozdílů.

          Účet 574 - Tvorba rezerv je daňově neuznaný náklad.

          Dále uživatele upozorňujeme, že pokud by náš příklad nebyl pro Vás jediným účetním případem účtování zahraničních měn, nemusíte např. na účtě 386 - Kursové rozdíly aktivní nalézt pouze částku Kč l7O,-, ale sumu vyšší. Na účtě 386 totiž najdete součet všech kursových rozdílů aktivních k 3l.l2. daného roku.

          Uzavřením účetních knih za běžný rok a vyhotovením účetních výkazů jedno účetní období končí, ale současně nové začíná. Mezi oběma  obdobími je třeba zajistit bilanční kontinuitu, tj. zabezpečit, aby konečné stavy rozvahových účtů zjištěné k 3l.l2. při uzavírání  účetních knih byly převzaty k l.l. následujícího účetního období jako počáteční stavy rozvahových účtů v nově otevíraných účetních knihách.

          K l.l. následujícího účetního období tedy dojde ke zrušení zápisu z 3l.l2. následujícími účetními zápisy:

                                         MD      D          Kč

                                        32l     386        170,-

                                        454    674        170,-

          Tu je třeba si uvědomit, že i účet 674 je daňově neuznaný výnos daného účetního období. Nejnovější změny v "Postupech účtování pro podnikatele" (článek XIII., odst.4) hovoří, že od l.l.l996 již nebude nutné vytvořit k 3l.l2. rezervu na kursovou ztrátu, ale pouze vhodné.

Příklad č.3  - Nákup v zahraničí  s úhradou v následujícím účetním období při nižším kursu k 3l.l2.

Dne 3O.ll.l995 přijala firma v ČR fa č.l5 od firmy KORA ze SRN za materiál ve výši l.OOO,- DEM. Tato zahraniční faktura nebyla k 3l.l2. uhrazena.

          Použité kursy organizací:

          kursy - devizy-prodej:   3O.ll.95  l8,222  Kč/l DEM

                                              31.l2.95  l8,O22  Kč/l DEM

          Zápis v účetnictví:

                                                     MD    D     cizí měna      Kč

                                          --------------------------------------------------------------------

          l.Přijetí fa č.l5 dne 3O.ll.95   lll  32l     l.OOO,-    l8.222,-

          2. K 3l.l2.95

             a,zúčtování kurs.zisku        32l  387        -          2OO,-

              (l8.222-l8.O22)

          Zápis k 3l.l2. se opět vytvoří automaticky spuštěním volby Roční zúčtování kursových rozdílů.

          K l.l.následujícího účetního období dojde ke zrušení zápisu z 3l.l2. následujícím účetním zápisem:

                                            MD     D                  Kč

                                            387   32l                 200,-

          I zde při zrušení zápisu z  3l.l2. platí stejné pravidlo jako u př. 2.

Příklad č.4 - Prodej do zahraničí s úhradou od zahraničního odběratele ve stejném účetním období

Dne l8.5.l995 fakturuje česká firma výrobky německé firmě HORST fakturou č.llO ve výši l.OOO,- DEM. Výše uvedená zahraniční faktura byla uhrazena 28.5.l995.

          Použité kursy organizací:

          kursy - devizy - nákup: l8.5.95    l7,729 Kč/l DEM

                                             28.5.95    l7,674 Kč/l DEM

          Zápis v účetnictví:

                                                        MD     D      Cizí měna        Kč

                                   -----------------------------------------------------------------------

          l.Fakturace výrobků l8.5.       311    600       l.OOO,-     17.729,-

          2.Úhrada faktury 28.5.na BÚ 221    311       1.000,-     17.674,-

          3.Kurs. ztráta k 28.5.             563    311         -             55,-

          Účet 563 - Kursové ztráty je daňově uznaný náklad. V případě, že by  kurs k 28.5. byl vyšší než l8.5., byl by účetní zápis pod bodem 3. následující:

          3.Kurs.zisk k 28.5.                 311    663         -      částka v Kč

          V programu se nám tento zápis dostane do účetnictví spuštěním volby Kursové rozdíly za daný den.

Příklad č. 5 - Prodej do zahraničí bez úhrady v daném účetním období při nižším kursu k 3l.l2.

Dne l9.5.l995 fakturuje česká firma výrobky německé firmě HORST fakturou č. lll ve výši l.OOO,- DEM. Výše uvedená zahraniční faktura však nebyla 3l.l2. ještě uhrazena.

          Použité kursy organizací:

          kursy - devizy-nákup:      l9. 5.95       l7,802 Kč/l DEM

                - střed ČNB:         3l.l2.95       l7,732 Kč/l DEM

          Zápis v účetnictví:

                                                  MD    D         Cizí měna       Kč

                                ------------------------------------------------------------------------------

          l.Fakturace výrobků l9.5.  311   600          l.OOO,-    17.802,-

          2.K 3l.l2.l995

            a,zúčtování kurs.ztráty   386   311            -            70,-

              (l7.8O2 - l7.732)

            b,vytvoření rezervy na

              kurs. ztrátu                   574   454            -            7O,-

          Účet 574 - Tvorba rezerv není daňově uznaný náklad.

          I výše uvedený zápis k 3l.l2. se automaticky vytvoří spuštěním volby Roční zúčtování kursových rozdílů.

          K l.l.následujícího účetního období dojde ke zrušení zápisu z 3l.l2. následujícími účetními zápisy:

                                     MD     D                          Kč

                                  -----------------------------------------

                                    311    386                         70,-

                                    454    674                         70,-

          I tu je si třeba uvědomit, že i účet 674 Zúčtování rezerv je daňově neuznaný výnos. Pro zrušení zápisu z 3l.l2. platí stejná pravidla jako u příkladu č. 2..

Příklad č. 6 - Prodej do zahraničí bez úhrady v daném účetním období při vyšším kursu k 3l.l2.

Dne l5. 9. 95 fakturuje česká firma výrobky německé firmě HORST fakturou č. 2O8 ve výši l.OOO,- DEM. Výše uvedená zahraniční faktura však nebyla k 3l.l2. ještě uhrazena.

          Použití kursy organizací:

          kursy - devizy - nákup:  l5. 9.95      l7,802 Kč/l DEM

                   - střed ČNB:         3l.l2.95      l7,812 Kč/l DEM

          Zápis v účetnictví:

                                                   MD     D      Cizí měna        Kč

                             ------------------------------------------------------------------------------------

          l.Fakturace výrobků l5.9.   311   600       1.000,-      17.802,-

          2. K 3l.l2.

             - zúčtování kurs. zisku   311   387         -              10,-

               (l7.8l2 - l7.8O2)

          Opět spusťte volbu Roční zúčtování kursových rozdílů a výše uvedený zápis k 3l. l2. se vám vytvoří automaticky.

          K l.l. následujícího účetního období dojde ke zrušení zápisu z 3l.l2. následujícím účetním zápisem:

                                                   387    311         -              10,-

          I zde platí pro zrušení stejné pravidlo jako u příkladu č. 2.

Příklad č.7 - Valutová pokladna

Úvodem příkladu je nutné si opět připomenout, že organizace má povinnost dle par. 24 zákona o účetnictví ocenit peněžní prostředky v hotovosti v pokladně kursem valuty-střed, popř. dle výše uvedeného  "Sdělení.............", které citujeme před příkladem číslo jedna, je možnost u Pokladny (Peníze) použít pevných  kursů. Přitom lze dle daného "Sdělení" na účtu Pokladna (Peníze), na kterém se zachycuje stav a pohyb valut, použít při nákupu valut kurs "valuty-prodej" a při vrácení valut bance kurs "valuty-nákup".

Na základě výše uvedených informací k  možnostem používání kursů uvedeme u příkladu č. 7 2 varianty výpočtu.

          l. varianta: (valutová pokladna - použití kursu valuty-střed)

          Nezbytné kursy pro náš příklad:

          kursy valuty - prodej     l8. 5.95         l8,28 Kč/l DEM

          kursy valuty - střed      l8. 5.95         l7,82 Kč/l DEM

                       - střed ČNB  3l.l2.95         l7,92 Kč/l DEM

          Zadání:

          Podnikatel si nakoupil dne l8.5.l995 u banky ze svého BÚ valuty na zahraniční cesty svých zaměstnanců do Německa. Šlo o l.OOO,- DEM.

          Zápis do účetnictví:

                                                 MD     D     Cizí měna       Kč

                              ------------------------------------------------------------------------------------

          l. Nákup valut u banky    211   221    1.000,-  l7.82O,-/l8.28O,-

                                                 563                         460,-/

          Znovu pro zopakování upozorňuji: I když jsem koupila valuty od banky kursem valuty-prodej (banka mi valuty prodává), v pokladně eviduji valuty kursem valuty-střed. Kurs banky (valuty-prodej) zjistíme z Prodejního odpočtu vypočítaného na dokladu, který nám banka dá při prodeji valut. Tento doklad nevyhazujte, přiložte ho  jako doklad k operaci č. l.

          Pokračování příkladu

          V říjnu byl likvidován cesťák ze zahraniční služební cesty zaměstnance do Německa ve výši 5OO,- DEM.

          Zápis do účetnictví:

                                             MD    D      Cizí měna       Kč

                              ---------------------------------------------------------------------------------

          2.Vyúčt. zahr.služ.c.    5l2   2ll       5OO,-        89lO,-

                                                         (kurs valuty-střed)

          Pokračování příkladu

          K 3l.l2. vykazuje podnikatel v souladu s vyjímkami z nabídkové povinnosti, uvedenými v devizovém zákoně a ve vyhlášce č. 3O3/92 Sb., kterou se provádí devizový zákon, pokladní hotovost ve výši 5OO,- DEM.

          Teprve v tomto okamžiku účtuje podnikatel na účtech 563, popř. 663.

          Zápis do účetnictví:

                                   MD     D       Cizí měna       Kč

                              ------------------------------------------------------------------------

          3.Účetní závěrka

            k 3l.l2.             211     663         -            50,-

            (l7,92-l7,82x5OO)

          Výše uvedený zápis se automaticky vytvoří spuštěním volby Roční zúčtování kursových rozdílů.

          Účet 663 - Kursové zisky je daňově uznaný výnos. V případě, že by byl kurs k 3l.l2. nižší než kurs l8.5., byl by účetní zápis pod bodem 3. následující:

                                 563     211         -          částka v Kč

          Účet 563 - Kursové ztráty je daňově uznaný náklad.

          Výše uvedený způsob výpočtu je správný, ale nutí nás používat výpočet kursových rozdílů již v  momentu nákupu valut (v našem příkladě) z běžného účtu. Proto bude jednodušší využít "Sdělení k účtování kursových rozdílů", čj.28l/l944l/l994 (viz Finanční zpravodaj č.5/l994).

          2.varianta:  (valutová pokladna-použití  kursu valuty-prodej  při nákupu valut do pokladny)

          Zadání příkladu zůstává stejné.

          Zápis v účetnictví:

                                                  MD     D     Cizí měna       Kč

                                   ---------------------------------------------------------------------------

          l.Nákup valut u banky       2ll    22l     l.OOO,-       l8.28O,-

                                                       (kurs valuty-prodej)

          2.Vyúčt.zahr.služeb.c.      5l2    2ll       5OO,-

                                                       (kurs valuty-střed)

          3.Účetní závěrka

            -kurs.ztráta

           (l8,28-l7,92x5OO)          563    211        -             180,-

                                                       (kurs valuty-střed)

          V tomto případě bychom vykázali kursovou ztrátu jako daňově uznaný náklad. Tento zápis se vytvoří automaticky spuštěním volby Roční zúčtování kursových rozdílů.

Příklad č.8

K 3l.l2.95 vykazuje podnikatel následující finanční majetek v zahraniční měně:

          Finanční majetek             kurs ze dne          přepočet

          --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

          l.v pokladně   l.OOO,-DEM    l7,67     3.3.         valuty střed

          2. akcie             6OO,-GBP    42,O2   3.3.         devizy prodej

          3.na deviz.úč.lO.OOO,-ATS   2,533   l8.5.         devizy střed

          Nezbytné kursy střed ČNB k 3l.l2. pro náš příklad:

          valuty-střed   l8,O4 Kč/ l DEM

          devizy-prodej  44,985 Kč/l GBP

          devizy-střed    2,428 Kč/l ATS

          V rámci účetní závěrky k 3l.l2. je třeba zaúčtovat:

          l.Pokladna

                                   MD     D      cizí měna         Kč

                       ---------------------------------------------------------------------------------------

          - stav k 3l.l2.     211    663        -             37,-

          (l.8O4-l.767)

          Analytický účet 2llOOl-DEM vykazuje částku z 3.3. - lOO,-DEM.

          2.Akcie

                                  MD     D        cizí měna         Kč

                     ------------------------------------------------------------------------------------------

          - stav k 3l.l2.    25l     663          -            l.779,-

          (44,985-42,O2x6OO)

          Analytický účet v GBP k účtu 25l - Akcie vykazuje částku z 3.3. ve výši 6OO GBP.

          3.Devizový účet

                                  MD      D         cizí měna        Kč

                          --------------------------------------------------------------------------------------

          - stav k 3l.l2.    553    22l/l         -             1.O5O,-

          (2,533-2,428xlO.OOO)

          Analytický účet v ATS k účtu 22l/2 - Devizový účet vykazuje částku z l8.5. ve výši lO.OOO,- ATS.

          Závěrem příkladu je tedy nutné opět zdůraznit, že na analytických účtech v cizích měnách nedojde 3l.l2. k žádnému pohybu.

          A na konec velice stručně k jednoduchému účetnictví.

          Kursové rozdíly z devizových účtů a valutových pokladen se účtují i v jednoduchém účetnictví, a sice v rámci uzavírání peněžního deníku - viz článek V Postupy účtování. Kursové zisky se účtují do zdanitelných příjmů a kursové ztráty do výdajů na dosažení, zajištění a udržení příjmů.

          I v jednoduchém účetnictví lze nechat tento zápis v programu vytvořit automaticky spuštěním volby Roční zúčtování kursových rozdílů ve volbě Valutová pokladna.


Kurzy zahraničních měn

2) Kurzy zahraničních měn

Dotaz: Proč nevychází v denním tisku od l6.lO.l995 všechny kursy vyhlašované ČNB, ale pouze kursy střed?

Od l6.lO.l995 si musí organizace kursy zahraničních měn (nákup,střed a prodej) zjišťovat u té banky, kde má založen svůj účet (tyto kursy se mohou lišit od kursu ČNB). Pro organizaci jsou však povinné kursy ČNB k 3l.l2. daného roku a to z důvodu zjištění kursových rozdílů ke dni sestavení účetní závěrky.


Účtování cizích měn (doplnění)

3) Účtování cizích měn (doplnění)

Dotaz: Posledně jsem uvítala pomůcku pro účtování cizích měn.Protože  nemáme velký počet zahraničních faktur, zvolila jsem používání denních kursů Komerční banky (naše organizace má zde svůj účet) platných v den uskutečnění  účetního případu. Jaké bylo mé překvapení, když při kontrole FÚ mi bylo vytknuto používání denních kursů KB. Jaký denní kurs mám tedy používat?

Informace o možnosti používání denního kursu banky, kde má organizace svůj účet byla v MUPU číslo 7 (připravoval se v lednu 1996) pravdivá. Finanční zpravodaj 5/1994 z 29.4.1994 v článku pod číslem 65, bod 6 uvádí, že........za kurs stanovený v kursovním lístku ČNB se pro devizové platby a inkasa a pro nákup a prodej valut považuje i kurs uplatňovaný jednotlivými bankami....... Díky tomuto opatření bylo výhodné pro organizace používat kurs nákup (nebo kurs prodej) banky, kde měla organizace svůj účet, protože např.na výpise z účtu při platbě zahraniční faktury měla již organizace přepočítaný kurs devizy na českou měnu, aniž by musela sledovat kursovní lístek.

Finanční zpravodaj 12/1 z 22.12.1995 (upozorňuji, že jej obdrželi čtenáři až  koncem ledna l996) v opatření č. 79, Čl.II, bod 2 se uvádí.....tímto opatřením se ruší sdělení k účtování kursových rozdílů uveřejněné ve Finančním zpravodaji č. 5/1994.... a nabývá účinnosti dnem 1.1.1996. Pro všechny podnikatelské subjekty tedy od 1.1.1996 platí, že pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně se používá směnný kurs devizového trhu vyhlašovaný ČNB (pro doplnění udávám, že ČNB od 16.10.1995 uvádí pouze 1 směnný kurs střed, který se používá pro všechny přepočty majetku a závazků).

Z výše uvedeného vyplývá, že od 1.1.1996 je nutné devizovou platbu přepočtenou kursem dané banky na výpise z účtu ještě přepočítat kursem střed  udávaném v kursovním lístku ČNB pro uvedený den a navíc zaúčtovat z toho vyplývající kursovní rozdíl.

Myslíme si, že časté změny ve výkladu zákona nejsou tím nejšťastnějším řešením pro podnikatele, nehledě na to, že se dostávají tyto informace mezi uživatele se zpožděním. Bylo by asi vhodnější, aby si poslanci v parlamentu uvědomili (i když je to od nás asi odvážná přípomínka, protože my jsme pouze obyčejní občané), pro koho jsou zákony určeny a že by asi bylo vhodné stanovit pravidla dříve, než "hra" začne.


  ČÍSELNÍKY

1) Řazení karet v evidencích

2) Údaje v Číselníku organizací

3) Špatné třídění

4) Zápis adresy do Číselníku organizací

5) Více provozoven v Číselníku organizací


Řazení karet v evidencích

1) Řazení karet v evidencích

Dotaz: Velice nás potěšila v nové verzi možnost vytištění Telefonního seznamu z Číselníku organizací. Bylo by ale vhodnější, kdyby byl řazen abecedně a ne podle IČO.

Telefonní seznam se tiskne v tom řazení, v jakém se právě nacházíte. V Číselníku organizací stejně jako v některých jiných evidencích (evidence pracovníků, skladová evidence) máte možnost zvolit si způsob třídění, v němž je tato evidence vypisována. Chcete-li tedy vytisknout Telefonní seznam v abecedním třídění, zadejte H (hledání), do položky název stačí zadat jedno libovolné písmeno a zmáčknout Enter. Číselník organizací se v tuto chvíli 'přetřídí' podle abecedy a všechny následující akce včetně tisku Telefonního seznamu se budou provádět v abecedním řazení.

Podobného principu se využívá také při řazení pracovníků v Osobní evidenci, skladových karet atd.


Údaje v Číselníku organizací

2) Údaje v Číselníku organizací

Dotaz: Jaký význam má kontakt v Číselníku organizací?

Tento údaj je sice v Číselníku organizací uveden "odnepaměti", ale postupně nabývá většího významu, protože je možno v základní konfiguraci systému nebo před tiskem faktury nastavit, že se má přepisovat do adresy odběratele na fakturách, dodacích listech apod. Tím je vyřešen jak problém dlouhých názvů firem, které si při zápisu do obchodního rejstříku nezvolili zkrácený název a mají kvůli tomu nyní problémy s Finančními úřady (název můžete nyní rozepsat do dvou řádků), tak problém velkých firem, kde dopisy bloudí nějakou dobu než se dostanou na stůl referentovi, který má příslušný problém v kompetenci (do kontaktu zapište přímo jeho jméno), stejně jako potřeba upřesnit konkrétní závod nebo středisko (např. státní podnik v likvidaci, závod ten a ten).

Poznámka: Z kontaktu se podobně jako z názvu firmy přepisuje do těchto dokladů pouze prvních 30 míst, do zbytku tedy můžete klidně zadat opět Vaše doplňující údaje (číslo telefonu apod.).

Dotaz: K čemu se používá specifický symbol? Je nutné ho vyplňovat u každé firmy?

Tento specifický symbol se bude stejně jako číslo účtu přenášet do příkazu k úhradě při jeho tvorbě. Firmy, které se zabývají velkými zakázkami, totiž do tohoto symbolu musí uvádět číslo obchodního případu, údaje pro banku apod.

Dotaz: Jaký způsobem máme pracovat správně s S-kontem, uvedeným u jednotlivých firem v Číselníku organizací?

Zadáte-li u zákazníka již v Číselníku organizací Skonto, tzn. druh a procento přirážky nebo slevy, bude toto automaticky přeneseno po zadání IČa odběratele do faktury při jejím vystavování (druh musí odpovídat Číselníku přirážek a slev). Tohoto tedy můžete využít v případě, že dáváte zákazníkům individuální slevy, uplatňované na celkovou částku faktury.

Poznámka: Jelikož je přirážka/sleva při tomto způsobu uplatňována až na celkovou částku faktury, neprovádí se již její rozpočítávání na jednotlivé položky a dále se neprojeví při výdeji ze skladu, tudíž může zkreslit vyhodnocení prodeje zboží. Mnohem vhodnější se nám jeví využití dealerských kategorií a cenových skupin, přiřazených těmto kategoriím nebo přímo jednotlivým odběratelům.


Špatné třídění

3) Špatné třídění

Dotaz: Po instalaci nové verze mám jinak setříděnou dokladovou řadu a při zadávání dokladů už program nerespektuje malá a velká písmena.

Počínaje verzí 4.3 bylo do programů zapracováno již kompletní české třídění včetně písmen s  diaktiritkou a včetně automatické konverze malých a velkých písmen. V  původním třídění následoval tedy blok malých písmen teprve za blokem všech velkých písmen. Napsali-li jste tedy předtím omylem malé písmeno místo velkého, zatřídila se Vám daná položka až úplně na konec. Tento nedostatek  byl tedy nyní odstraněn a veškeré položky se budou řadit správně bez ohledu na malá a velká písmena. Jak se však ukazuje to co je pro  někoho výhodné, může být pro jiného nevýhodné (např. využíváte-li v dokladové řadě záměrně malých a velkých písmen). Vyhovoval-li Vám tedy lépe původní styl třídění (nečeské), můžete jej docílit tím, že v konfiguračním souboru Config.fp přepíšete pomocí nějakého textového editoru COLLATE = CZECH na COLLATE = MACHINE a jako první akci po znovunastartování programu spustíte Reindexaci souborů.


Zápis adresy do Číselníku organizací

4) Zápis adresy do Číselníku organizací

Dotaz: Jak postupovat, jestliže se nám do kolonky nevejde adresa firmy?

Tento problém lze vyřešit tak, že si adresu rozdělíte a to tak, že v nastavení údaje o firmě si adresu rozdělíte ještě do kolonky kontaktní místo a tímto způsobem se vám vytiskne celá.


Více provozoven v Číselníku organizací

5) Více provozoven v Číselníku organizací

Dotaz: Máme firmu, která má více provozoven. IČO zůstává stejné, ale každá má jiný bankovní účet. Bylo by vhodné doplnit v kartě organizace více kolonek pro zapsání jednotlivých účtů, s možností výběru příslušného účtu při zápisu do faktury.

Než přidávat další kolonky do karty organizace nabízíme vám poměrně jednodušší řešení. Zaveďte si firmu do číselníku organizací kolikrát potřebujete. Víte, že identifikační číslo je 10-místné, zatímco IČO bývá přiděleno na osm míst. Poslední dvě místa slouží k rozlišení dané firmy pokud je nutno ji zapsat do číselníku vícekrát (např. firma má více středisek a každé z nich má svou fakturační adresu nebo případ více bankovních účtů). Tyto dvě místa se do dokladů netisknou. Současně můžete využít název firmy, který je celkem na 40 míst, tiskne se pouze 30. Na posledních deset míst si můžete poznačit o jaký bankovní účet se jedná, případně upřesnění místa provozovny, či další údaje jako Neplatič!, dealerské kategorie. Těchto posledních deset míst uvidíte na obrazovce při výběru z číselníku, ale opět se netisknou do dokladů.


  SPECIÁLNÍ AKCE

1) Ochrana dat

2) Záchrana zničených databázových souborů

3) Setřepání souborů

4) Zkoušení programu

5) Problémy s hodinami


Ochrana dat

1) Ochrana dat

Dotaz: Jakým způsobem je ve Vašich systémech zabezpečena ochrana dat proti případným haváriím?

Ochrana dat je zabezpečena v několika stupních:

1. Autosave. Veškeré zápisy jsou automaticky okamžitě zapisovány na disk, tzn. zapíšete-li jeden doklad do některé evidence, nezůstává tento pouze v operační paměti, ale okamžitě se ukládá také na hard disk. Tato operace (neustálé zápisování na disk) sice poněkud zpomaluje práci celého systému, ale z důvodu bezpečnosti je nutná. Při práci na samostatném počítači je již tato ochrana naprosto postačující proti jednomu z nejčastějších důvodů havárie v našich krajích - vypnutí proudu. Při práci v síti si ukládání na disk řídí síťový software (Novell apod.) a my jej z programu nemůžeme ovlivnit. U některých typů sítí je možno interval pro ukládání nastavit. Prostředků pro ochranu dat v síti existuje dnes celá řada (záložní zdroje, UPS, zrcadlení disků atd.). Máte-li pouze malou síť a kterékoliv ze standardních řešení je pro Vás moc drahé, doporučujeme provádět častěji vytváření bezpečnostních kopií, případně archivaci na diskety.

2. Automatické vytváření bezpečnostních kopií. Každý den při prvním spuštění programu dochází k automatickému vytvoření bezpečnostních kopií všech datových souborů. Jednoduše řečeno: všechny soubory se přepíšou do záložních souborů a jsou tím pádem na disku v tomto stavu dvakrát. Záložní soubory mají příponu BAK (pro kopie DBF souborů) nebo TBK (kopie FPT souborů). V případě poškození některého souboru v důsledku nějaké havárie máte tedy uložen na disku alespoň stav z dnešního rána a pomocí volby Obnovení z bezpečnostních kopií jej můžete obnovit. Indedexní soubory se neukládají, je totiž možno je kdykoliv vytvořit znovu pomocí volby Reindaxace souborů. Po provedení obnovení se proto automaticky provádí setřídění obnovených souborů.

3. Ruční vytvoření bezpečnostní kopie. Nestačí-li Vám automatické provádění bezpečnostních kopií jedenkrát denně (např. po provedení většího počtu zápisů, počátečním zadávání skladových karet apod.) můžete spustit volbu Vytvoření bezpečnostní kopie, která Vám tutéž operaci provede kdykoliv.

4. Archivace na diskety. V případě, že se Vám pokazí počítač nebo někdo Vám jej ukrade, jsou kopie na disketách jedinou možností, jak obnovit Vaše data. Archivaci proto provádějte pravidelně, pokud možno každý den po ukončení práce (!).


Záchrana zničených databázových souborů

2) Záchrana zničených databázových souborů

Dotaz: Jakým způsobem je možno zachránit zničené databázové soubory?

I přes veškeré způsoby ochrany, které jsou obsaženy v programu může někdy dojít k poškození datových souborů a při vstupu do některé evidence se Vám objeví hlášení 'Not a database file.' nebo 'Zničený databázový soubor.'. Důvody tohoto stavu bývají buď technické (poškozený hard disk, nesprávná funkce řadiče) nebo lidské (pokus o opravu databázového souboru textovým editorem T602, vypnutí serveru v době, kdy někdo pracuje na stanici, vytažení síťové zástrčky z důvodu překročení šňůry, opětovné vytažení síťové zástrčky z důvodu překročení šňůry atd.).

Při záchraně zničených databázových souborů doporučujeme následující postup:

1. Zkuste spustit Setřepání souborů a Reindexaci souborů. Dojde-li při této operaci k chybě, dejde ji (I)gnorovat a pokračujte dál. Nebudou-li tedy tyto volby postačující k záchraně dat alespoň zjistíte, které soubory jsou poškozeny.

2. Spusťte volbu Kontrola a oprava databází. Jednoduchý program, který je do této volby zabudován provede kontrolu hlaviček všech databázových souborů, používaných v systému. V případě, že zjistí jejich poškození, pokusí se je opravit. Podle zkušeností našich dealerů je tento program schopen zachránit až 99 procent 'klasicky' zhroucených databází.

3. Začala-li se chyba objevovat dnes, měl by být v záložních souborech uložen stav z dnešního rána. Proveďte tedy Obnovení z bezpečnostní kopie.

4. Došlo-li k chybě již včera je pravděpodobné, že budou poškozeny už i bezpečnostní kopie a nezbývá tedy nic jiného než obnovit data z poslední archivní diskety. Jsou-li poškozena data už na této disketě, obnovte je z diskety z předcházejícího dne a tak dále.

Vzhledem k tomu, že zničené datové soubory zřejmě zanechaly stopy ve Vašem počítači, doporučujeme po provedení těchto operací a záchraně dat vždy pročistit pevný disk alespoň v následujícím rozsahu:

•	vyhledat a vymazat pomocné soubory, které nebyly správně uzavřeny (jedná se o soubory, označené většinou samými čísly s příponami DBF, CDX, IDX a TXT)

•	vyhledat a vymazat TMP soubory

•	spustit CheckDisk příkazem CHKDSK /F, případné ztracené řetězce a bloky uložit do souborů CHK a ty vymazat

•	spustit SpeedDisk nebo Norton Disk Doctor

V některých případech není bohužel možné některou z uvedených akcí provést. Zjistili jsme například, že jsou i tací uživatelé, kteří třeba celý měsíc neprovedou archivaci dat na diskety. V takovém případě nezbývá nic jiného než se pokusit nějakými technickými prostředky o záchranu dat přímo ze zničených souborů. Nabízíme Vám dvě možnosti, které nám zatím pomohli ve 100% případů zachránit značnou část dat (nepodařilo se obnovit pouze položky, které byly umístěny na vadných blocích hard disku). Doporučujeme je však provádět pouze těm uživatelům, kteří se vyznají dobře v práci s počítačem, resp. obrátit se na některého programátora či počítačovou firmu:

1. Všechny naše systémy jsou psány ve FoxPro. Databázové soubory ve FoxPro však mají mnohem složitější hlavičku než v jednodušších databázových jazycích (FoxBase+, DBase apod.), protože obsahují více informací (vnitřní indexy, kódové stránky atd.). Databázový soubor, který se ve FoxPro bude tvářit jako poškozený tedy může být v pořádku pro jiný databázový prostředek, případně si jej můžete bez problémů prohlížet manažerem (Norton Commander, DosMan, M602 apod.). Poškozené soubory tedy stačí otevřít v nějakém jiném databázovém jazyku (FoxBase+, DBase), případně na nich provést jednoduché operace (USE, APPE BLANK, DELE, PACK). Ve složitějsích případech je potřeba soubor překopírovat do jiného (COPY TO) a ten pak zpětně přejmenovat, při použití některých jazyků případně provést export dat do jiného formátu. Ve všech případech je potom nutné okamžitě po vstupu do DOUBLU provést Reindexaci souborů, aby se obnovilo vnitřní indexování, které bylo vstupem do jiného databázového prostředku zřejmě zrušeno.

2. Poškozené databázové soubory lze obnovit pomocí programu FileFix, který je součástí Norton Utilities. Nevýhodou tohoto programu je ovšem to, že se v jednotlivých databázových položkách ztratí písmena s diskaritikou. I v tomto případě je potom samozřejmě nutné okamžitě po vstupu do DOUBLU provést Reindexaci souborů.

Poznámka 1: V nabídce firmy DAQUAS s.r.o., Hradešínská 67, 101 00 Praha 10 jsme se setkali s produktem FoxFix 3.5, který je určen pro opravy poškozených hlaviček databází. Funkce této knihovny provedou detekci chyby a následnou opravu, pokud je možná.

Poznámka 2: Volba Kontrola a oprava databází je ve všech našich systémech obsažena až od verze 5.1, zatímco všechny ostatní zde uváděné prostředky pro záchranu databází (FoxBase, FileFix) se používaly předtím a proto je zde uvádíme. Je ale velice pravděpodobné, že od této verze nebudou již žádné další prostředky potřeba.


Setřepání souborů

3) Setřepání souborů

Dotaz: Co provádí volba Setřepání souborů a kdy je vhodné ji spouštět?

Pro odborníky stačí říct, že 'setřepání' je vlastně 'zpackování' a pro laiky se pokusíme vysvětlit tuto operaci na příkladu: Představte si, že píšete jednotlivé zápisy do sešitu. Některé ze zápisů přeškrtnete, protože je již dále nepotřebujete. Tyto zápisy Vám ale v sešitě neustále zůstávají, musíte je přeskakovat, práce se Vám tím pádem kvůli nim zpomaluje a sešit je dvakrát tak tlustý než by musel být. Volba Setřepání souborů tedy provede to, že ten sešit prostě vezme a přepíše jej do nového čistého sešitu, v němž se potom může pohybovat rychleji jednak proto, že je menší a jednak proto, že nemusí nic přeskakovat.

Setřepání doporučujeme provádět zejména po větších úpravách některých evidencí (např. skladových karet, evidence pracovníků apod.) nebo objeví-li se chyby při práci s nimi (předčasně nalezen konec souboru, věta mimo rozsah, věta nenalezena atd.). Zejména u větších firem by se tato volba měla provádět pravidelně, minimálně 1x týdně, práce se tím ve většině případů potom o něco urychlí.


Zkoušení programu

4) Zkoušení programu

Dotaz: Chtěl bych si vyzkoušet některé operace ve Vašem programu, které jsem zatím neprováděl. Mám ale strach z toho, že bych si tím mohl narušit již zapsané doklady.

Chcete-li provést zkušebně nějakou operaci, je nejvhodnější uschovat si data do záložních kopií. Například ve 12.00 hodin spustíte volbu Vytvoření bezpečnostní kopie. V klidu si pak můžete na Vašich ostrých datech vyzkoušet libovolné akce. V 15.00 hodin potom provedete Obnovení z bezpečnostní kopie a získáte tak stav, jaký jste měli ve 12.00 hodin.

Chcete-li si být stoprocentně jisti, že Vaše data zůstanou v pořádku nebo budete-li zkoušet operace, které mohou ovlivnit systémové datum, proveďte před vytvořením bezpečnostních kopií raději ještě i archivaci dat na diskety.


Problémy s hodinami

5) Problémy s hodinami

Dotaz: Od rána pracuji s DOUBLEM a v 10.00 hodin se mi najednou začaly automaticky vytvářet bezpečnostní kopie.

Podívejte se, jak máte nastaven čas na Vašem počítači. Zřejmě máte půlnoc v deset dopoledne. DOUBLE si potom při prvním startu po desáté hodině myslí, ze je nový den a začne vytvářet automaticky bezpečnostní kopie.


  TISKOVÉ SESTAVY

1) Přerušení tisku

2) Úprava tiskové sestavy

3) Vlastní sestavy


Přerušení tisku

1) Přerušení tisku

Dotaz: Když tisknu na tiskárně dlouhou sestavu, stane se mi někdy, že se 'zasukuje' papír, tiskárnu musím vypnout a tisk přerušit. Musím potom tisknout všechny stránky znovu? Nedá se tisknout až od určité stránky?

V případě, že dojde k haváriím při tisku nebo že chcete prostě vytisknout pouze určitou část sestavy (např. část ceníku) proveďte před tiskem její úpravu volbou ÚPRAVA SESTAVY. Tato volba Vám umožňuje upravit sestavu do takové podoby, v jaké ji potom chcete vytisknout. Práce se sestavou je popsána v uživatelské příručce v samostatné kapitole TEXTOVÝ EDITOR.

Ve Vámi popisovaném konkrétním případě by byl postup následující: Danou sestavu nechte vytvořit znovu a spusťte volbu ÚPRAVA SESTAVY. Kurzorem najeďte na místo, v němž byl tisk přerušen. Stiskněte Ctrl+Shift+Home. Celá část sestavy až po kurzor se Vám obarví. Stiskněte Del a obarvená část se vymaže. V sestavě zbyly v tuto chvili pouze stránky, které nemáte vytištěny. Stiskem Ctrl+W ukončete úpravu a proveďte vytištění na tiskárně.

Dotaz: Proč není možno při tisku na tiskárně tento tisk na stisk nějaké klávesy, např. Esc, přerušit? Když v průběhu tisku zjistím, že jsem udělala chybu při zadávání, dotiskne se mi vždycky až do konce.

Jakmile je sestava vytvořena, ukládá se do textového souboru a řízení tisku se předává operačnímu systému. Ten jej nadále obhospodařuje a my do něj již z programu nezasahujeme. Výhoda tohoto principu je v tom, že zatímco probíhá tisk na tiskárně, Vy můžete již mezitím pokračovat dále v práci s programem. Druhá možnost by byla sledovat vlastní tisk přímo z programu, což by ovšem znamenalo, že by jste vždy museli čekat na to, až bude celá sestava vytištěna. Ani tak by odpověď na Vaše zásahy (např. přerušení tisku) nebyla okamžitá, protože samotná tiskárna má svou paměť, do níž se sestava postupně ukládá a v době, kdy se určitá stránka tiskne, byla již řada dalších do tiskárny poslána. První způsob se nám zdá mnohem výhodnější a je obecně používán u naprosté většiny aplikačních programů. Chcete-li vědět dopředu, co se Vám vytiskne, doporučujeme spustit předtím Prohlížení sestavy na obrazovce. Touto volbou si totiž prohlížíte přímo textový soubor, který se potom posílá na tiskárnu.

Poznámka: Obě otázky se týkají znakového tisku. V případě grafického tisku ve Windows použijte volby NASTAVENÍ A TISK, která Vám umožňuje vybrat si přímo konkrétní stránku(-y), kterou(-é) chcete tisknout stejným způsobem jako v ostatních programech pro Windows. Stejně tak i pro řízení vlastního tisku a jeho sledování (příp. přerušení) se používají ovladače a programy, které jsou součástí Windows (viz. ikonka tiskárničky vedle hodin v ovládací liště vpravo dole).


Úprava tiskové sestavy

2) Úprava tiskové sestavy

Dotaz: Uvítali bychom, kdyby jste do programu zapracovali dokonalejší textový editor nebo kdyby bylo možno pro "úpravu sestavy" vyvolat externí editor.

Tvorba textových editorů je celým samostatným softwarovým oborem. Každému z uživatelů se také lépe pracuje s jiným editorem podle jeho potřeb a stupně znalostí. Potřebujete-li například jednou za čas napsat dopis nebo upravit nějakou sestavu nebylo by efektivní se kvůli tomu učit složitý grafický editor. Potřebujete-li vytvořit návrh inzerátu nebo reklamního letáku, musíte si pořídit editor dokonalejší. Stejně je tomu i s uživateli našich programů. Většina z nich používá vytvořené sestavy a formuláře v jejich základním tvaru nebo je pouze drobně upravuje (dopsání textu, oprava hlavičky apod.). Někteří je však používají také jako podklady pro vytvoření dalších formulářů a písemností, např. ceníků. Chcete-li tedy při "úpravě sestavy" pracovat s dokonalejším nebo pro Vás líbivějším textovým editorem, doplňte do konfiguračního souboru CONFIG.FP další řádek s příkazem TEDIT, v němž uvedete jméno externího textového editoru, který se bude od této chvíle používat pro úpravy sestav. Soubor CONFIG.FP potom bude mít například tvar:

       mvcount=512

       codepage=895

       collate=czech

       tedit=T602

Upozornění: Vzhledem k tomu, že většina textových editorů si do hlaviček souborů zapisuje svoje informace (o typech písma, oddělovačích atd.) nedoporučujeme sestavy, upravené externími editory "natahovat" zpátky do DOUBLU, SIMPLU nebo jiného z aplikačních programů.


Vlastní sestavy

3) Vlastní sestavy

Dotaz: Do programu bychom potřebovali zapracovat různé přehledy a výkazy, který by nám pomohly při vyhodnocování prodeje, zjišťování nákladů, podkladů pro statistiku, plánování další činnosti firmy apod. Úplně perfektní by bylo, kdyby se daly tyto informace zobrazit i formou grafů.

Kritéria pro různá vyhodnocování, statistiky apod. se dost liší u té které firmy v závislosti na její velikosti, způsobu podnikání, oboru činnosti atd.  Zpracovali jsme proto dva zcela nové systémy, které vycházejí z dat, zapsaných do DOUBLU nebo SIMPLU a tyto Vám umožňují zobrazit v některé z Vámi předdefinovaných šablon:

GENERÁTORY SESTAV G-I. A G-II. lze použít k sestavení vlastních výstupních sestav jednoduchým a uživatelsky příjemným způsobem a jejich pravidelnému nebo jednorázovému vytištění.

GRAFY A TABULKY provádí vyhodnocení dat, zapsaných do systému DOUBLE nebo SIMPLE a jejich zobrazení přehlednou formou ve tvaru tabulky nebo některého z různých typů grafů. Celý systém obsahuje více jak 250 grafů a tabulek, které jsou rozděleny do jednotlivých tématických oblastí.


Interface, úpravy, propojení

  INTERFACE, ÚPRAVY PROGRAMU, PROPOJENÍ S JINÝMI SYSTÉMY

1) Spouštění externích programů

2) Individuální úpravy

3) Napojení na jiné programy


Spouštění externích programů

1) Spouštění externích programů

Dotaz: Lze přímo ze systémů DOUBLE, SIMPLE a MZD spouštět jiné programy, aniž bych musel program ukončovat?

Ano, systémy DOUBLE, SIMPLE i MZD umožňují spouštět externí programy. Jedna z možností je po stisku horké klávesy Shift+F5 zadat příkaz DOSu, resp. název externího programu, který se má vyvolat. Doporučujeme však tímhle způsobem vyvolávat pouze jednoduché programy a příkazy, které nepotřebují mnoho místa v operační paměti jako je např. formátování diskety (FORMAT A:, FORMAT B:), změna času (TIME) nebo datumu (DATE) atd. Zadáte-li příkaz COMMAND bude vyvolán celý DOSovský dialog, z něhož se pak vracíte zpátky do programu napsáním příkazu EXIT.

Druhou možností je doplnit do hlavního menu systému položky INTERFACE a INTERFOX, z nichž lze potom spouštět přímo externí programy (InterFace) nebo externí aplikace ve FoxPro (InterFox). Doplnit tyto položky do menu však doporučujeme pouze uživatelům, kteří se vyznají v počítačích a znají spouštěné programy a jejich nároky. Tímto způsobem lze potom vyvolávat přímo z programového systému např. textový editor, manažer nebo další nadstavby nad našimi ekonomickými programovými systémy (daňová soustava, kurzovní lístek, cestovní deník, cash-flow atd.).

Doplnění hlavního menu systému o INTERFACE se provádí v následujících krocích:

1. Založení menu pro spouštění externích programů: Z hlavního menu stiskněte Alt+F5 a zadejte heslo (heslo je 'InterPrg').

2. Nastavení menu pro spouštění externích programů: Ve volbě SERVIS Vám přibyla nabídka Nastavení Interface. Stejným způsobem jako se vyplňují ostatní evidence a seznamy zadejte:

 - název, který se bude zobrazovat v hlavním menu;

 - povel pro spuštění programu;

 - pracovní adresář (není nutno zadávat, je-li program umístěn přímo v daném adresáři nebo jedná-li se o příkaz DOSu).

3. V hlavním menu systému Vám přibyla položka INTERFACE, z níž můžete dané programy spouštět. Boudou-li se položky v tomto menu špatně řadit po provedení nějaké změny v nastavení doporučujeme ukončit DOUBLE (SIMPLE, MZD) a znovu do něj vstoupit, aby se hlavní menu systému mohlo celé vygenerovat znovu.

Založení a nastavení Interface může provádět pouze SPRÁVCE. Volání jednotlivých programů potom může provádět každý uživatel, kterému SPRÁVCE přidělí toto přístupové právo.

Doplnění hlavního menu systému o INTERFOX:

1. Založení menu pro spouštění externích aplikací ve FoxPro: Z hlavního menu stiskněte Alt+F5 a zadejte heslo (heslo je 'InterFox').

2. Nastavení menu pro spouštění externích aplikací ve FoxPro: Ve volbě SERVIS Vám přibyla nabídka Nastavení Interfoxe. Stejným způsobem jako se vyplňují ostatní evidence a seznamy zadejte:

 - název, který se bude zobrazovat v hlavním menu;

 - název aplikace (tento název bude spouštěn příkazem DO xxx);

 - pracovní adresář (není nutno zadávat, je-li program umístěn přímo v daném adresáři).

3. V hlavním menu systému Vám přibyla položka INTERFOX, z níž můžete dané aplikace spouštět. Boudou-li se položky v tomto menu špatně řadit po provedení nějaké změny v nastavení doporučujeme ukončit DOUBLE (SIMPLE, MZD) a znovu do něj vstoupit, aby se hlavní menu systému mohlo celé vygenerovat znovu.

Založení a nastavení Interfoxe může provádět pouze SPRÁVCE. Volání jednotlivých aplikací potom může provádět každý uživatel, kterému SPRÁVCE přidělí toto přístupové právo.

Než začnete volání jednotlivých programů přímo z menu používat při běžné práci, doporučujeme funkčnost volaného programu pořádně odzkoušet, aby nedocházelo ke kolizím (obsazení operační paměti, přepínání adresářů, jiná čeština atd.). Ještě jednou upozorňujeme, že vzhledem ke značným nárokům na operační paměť samotného systému DOUBLE (SIMPLE, MZD) se Vám složitější programy zřejmě na některých typech počítačů touto cestou nepodaří vůbec spustit nebo může dojít ke kolizím při jejich provádění.

A ještě poznámka k externím aplikacím ve FoxPro, které chcete vyvolávat tímto způsobem. Musí se jednat pouze o jednoduché programy většinou pro spouštění jednorázových výpočtů, které např. samy o sobě již neobsahují žádné menu, nemění základní obrazovku, názvy proměnných, oken apod. nesmí kolidovat s názvy v DOUBLU (SIMPLU, MZD). Chcete-li spouštět složitější aplikace je lépe s nimi pracovat jako s externími programy (buďto ve tvaru EXE nebo s vlastním runtime).


Individuální úpravy

2) Individuální úpravy

Dotaz: Se systémem DOUBLE jsme spokojeni, ale potřebovali bychom v něm provést 'drobné' individuální úpravy pro naši firmu v oblasti skladů (odbytu, fakturace, mezd, zakázek, výkonů). Tyto úpravy jsme samozřejmě ochotni patřičně zaplatit.

Vytváření individuálních verzí ekonomických programů je v současné době  naprosto vyloučeno, protože neustále dochází k novelizacím zákonů a předpisů, které jsou do těchto systémů  zapracovány. Například v průběhu roku 1993 to pro nás znamenalo přibližně každé dva měsíce vytvářet a  distribuovat nové verze těchto programů. Nebylo by tudíž od naší firmy seriózní provádět zásahy do základních systémů s tím vědomím, že za nějaký  čas stejně nebudete moci speciálně pro Vás upraveného programu používat. V případě dalších legislativních  změn  bychom samozřejmě upravovali základní verze DOUBLE a není reálné všechny individuální úpravy, o něž nás uživatelé  žádají zapracovávat znovu a znovu do každé nové verze tohoto produktu.

 Univerzálnost všech ekonomických programových systémů má samozřejmě kromě  svých výhod (rychlá reakce  na změny  předpisů, odzkoušení celého systému před jeho sériovou distribucí, nízká cena) také  některé nevýhody (odlišnost  některých konkrétních postupů v některých oborech podnikatelské činnosti).

Jako nejvýhodnější řešení této situace se nám jeví vytváření samostatných programových systému pro jednotlivé typy firem, případně možnost napojení již vytvořených programů na naše ekonomické systémy DOUBLE a SIMPLE. Vzhledem k tomu, že vytvoření každého takového systému vyžaduje důkladnou analýzu dané činnosti, postupů a vazeb, není reálné, aby veškeré systémy pro komplexní řízení firem všech typů jsme vytvářely my. Spolupracujeme proto v tomto směru i s dalšími firmami, podnikajícími v oblasti software, které se těmito systémy zabývají. Několik takovýchto produktů můžeme již v současné době nabídnout a připravují se další: C&C a KASA - pokladní a fakturační systém pro prodejny a velkosklady (výrobce: TILL CONSULT, Přerov), SERVIS - systém pro řízení zakázkové činnosti autoservisu (PROCAD s.r.o., Brno), AUTODOPRAVA - pro autodopravce tuzemské i zahraniční (výrobce: TILL CONSULT, Přerov), OPTIK - systém pro oční optiky (výrobce: TILL CONSULT, Přerov). Podrobnější informace o těchto systémech včetně jejich demoverzí můžete získat na některé z našich poboček, případně na Internetu.


Napojení na jiné programy

3) Napojení na jiné programy

Dotaz: Naše firma se zabývá výrobou mléka (pečením chleba, dopravou, ...) a využíváme pro oblast odbytu (výroby, fakturace, ...) systém TENATEN od firmy TÉATÉ. Pro oblast ekonomiky a účetnictví používáme DOUBLE. S oběma systémy jsme spokojeni, potřebujeme ale zajistit jejich vzájemnou vazbu, aby nebylo nutno některé doklady zapisovat dvakrát. Víme, že Váš systém je napsán ve FoxPro a máme programátory, kteří jsou schopni vytvořit samostatný modul, který data z programu TOHOATOHO převede taky do databázového tvaru. Existuje možnost, jak potom tato převedená data přihrát do systému DOUBLE?

Tato možnost samozřejmě existuje a systém DOUBLE je na ni připraven. Princip je podobný jako když pracujete na více nepropojených počítačích v jedné firmě a data potřebujete potom sehrát dohromady do jednoho účetnictví. Ve většině evidencí můžete stiskem Ctrl+PgUp vyvolat přihrávání externích dat z diskety nebo jiného adresáře na disku. Má-li daná evidence vazbu na účetnictví, dojde při tomto přihrávání zároveň k automatickému zaúčtování jednotlivých dokladů. Stačí tedy, když výstupy z libovolného programu budou ve tvaru, který je schopen načíst systém DOUBLE, tedy když názvy a struktury jednotlivých databázových souborů budou odpovídat.

U naprosté většiny firem, které mají řešeny některé oblasti svým vlastním nebo jiným programovým systémem (jedná se většinou a odbyt a výrobu) se setkáváme s tím, že do ekonomického systému DOUBLE stačí přihrát Evidenci vydaných faktur (volba POHLEDÁVKY, soubor POH1.DBF) a doplnit Číselník organizací (volba ČÍSELNÍKY, soubor ICO.DBF). Uvádíme zde proto podrobnější popis struktur databází právě těchto dvou souborů. Označené údaje musí být  vyplněny povinně, většinu z nich však lze zadat hromadně  v závislosti na jejich nastavení v systému DOUBLE (např. druh dokladu podle Dokladové řady). Údaje, které nejsou podstatné není přitom nutno vůbec uvádět, při přihrávání budou automaticky ignorovány.

Na naprosto stejném principu lze potom získat naopak výstupy ze systému DOUBLE pro zpracování v jiném programu. Nejčastějším důvodem bývá zpětné přehrávání údajů o zaplacení jednotlivých faktur do vlastního odbytového systému, vytváření vlastních výstupních sestav a formulářů apod. Chcete-li tedy provést přenos dat do jiného programového systému, proveďte výběr (V) dokladů za Vámi požadované období (např. všechny faktury zaplacené v daný den) a jejich uložení na disketu nebo do Vámi zvoleného pomocného adresáře na disku (Ctrl+PgUp).

Příloha č.1:

Popis struktury souboru Poh1.Dbf - Evidence vydaných faktur

Field	Field Name	Type	Width	Dec

 1+ 	DATUM       	Date          	 8    	Datum zápisu

 2+ 	DRUH        	Character	 2    	Druh dokladu dle Dokladové řady

 3+ 	DOKLAD      	Character     	10    	Číslo faktury

 4  	DODLIST     	Character     	 5    	Číslo dodacího listu

 5  	CISOBJED    	Character     	15    	Číslo objednávky

 6+ 	DRUDOD      	Character     	 4    	Druh dodávky (např.0008,0308)

 7+ 	ICOODB      	Character     	10    	IČO odběratele

 8+ 	NAZODB      	Character     	40    	Název odběratele

 9  	PRIJEMCE    	Character     	20    	Příjemce

10  	KONPRIJ    	Character     	20    	Konečný příjemce

11  	DAN         	Numeric        	 5 	1  	nepoužívá se

12+ 	VYSTAVENA   	Date          	 8    	Datum vystavení faktury

13  	DOSLA       	Date          	 8    	nepoužívá se

14+ 	SPLATNOST   	Date          	 8    	Datum splatnosti

15+ 	FORUHR      	Character     	15    	Forma úhrady (např. Převodní příkaz)

16  	DOPRAVA     	Character     	15    	Způsob dopravy

17  	PREDMET     	Character     	30    	Předmět fakturace

18+ 	KCS         	Numeric       	12 	2  	Částka Kč

19+ 	DENIK       	Numeric       	 6    	Odkaz na Účetní deník (musí být 0)

20  	ZAPLACENO   	Date          	 8    	Datum zaplacení

21  	ZAPLDOK     	Character     	 5    	Doklad o zaplacení

22  	ZAPLKCS     	Numeric       	12 	2  	Zaplaceno Kč

23  	DANKCS      	Numeric       	12 	2  	nepoužívá se

24  	STRED       	Character     	 3    	Středisko

25+ 	EX          	Character     	 2    	Typ daňového dokladu (např.D1)

26+ 	DENIKDAN    	Numeric       	 6    	Odkaz na Účetní deník (musí být 0)

27+ 	ZAKLAD0     	Numeric       	12 	2  	Základ osvobozeno od DPH

28+ 	ZAKLAD5     	Numeric       	12 	2  	Základ daně 5%

29+ 	ZAKLAD23    	Numeric       	12 	2  	Základ daně 22%

30+ 	DAN5        	Numeric       	12 	2  	DPH 5%

31+ 	DAN23       	Numeric       	12 	2  	DPH 22%

32  	SLEVA       	Character     	 2    	Druh přirážky/slevy

33  	SLEVAPR     	Numeric       	 6 	1  	Procento přirážky/slevy

34  	ZAKAZKA     	Character     	 9    	Číslo zakázky

35  	OBJEDNAVKA	Character     	10    	Objednávka odběratele

36+ 	USKUT       	Date          	 8    	Datum uskutečnění zdaň.plnění

37  	SKLAD       	Character     	 3    	Číslo skladu

38+ 	VARIABIL    	Character     	10    	Variabilní symbol

39+ 	CENSKUP     	Character     	 1    	Cenová skupina

40  	ZALOHAFA    	Character     	10    	Číslo zálohové faktury

41+ 	ZALOHAKCS   	Numeric       	12 	2  	Zaplacená záloha

Při  přihrávání  z  diskety/disku   se  okamžitě  provádí  automatické zaúčtování  do  Účetního  deníku  podle  druhu  dokladu. Přihrávají se všechny zápisy.

Aby bylo možno v Evidenci vydaných  faktur rozeznat ty, které sem byly přihrány  od  těch,  které  byly  zapsány  přímo,  doporučujeme  zadat hromadně vhodný text do Předmětu fakturace.

Při  ukládání  na  disketu/disk  se  ukládají  všechny vybrané zápisy. Vhodným výběrem  před provedením vlastního  ukládání lze tedy  docílit toho, že budou uloženy pouze  potřebné zápisy (např. faktury zaplacené v určitém období, podle Předmětu fakturace

 apod.).

Příloha č.2:

Popis struktury souboru Ico.Dbf - Číselník organizací

Field	Field Name	Type	Width	Dec

 1+ 	KLIC        	Character     	10    	IČO resp. jiné označení

 2+ 	NAZEV       	Character     	40    	Název

 3  	ULICE       	Character     	30    	Adresa - ulice a číslo

 4  	PSC         	Character     	 6    	Adresa - PSČ

 5  	MISTO       	Character     	30    	Adresa - místo

 6  	BANKA       	Character     	16    	Bankovní spojení

 7  	UCET        	Character     	22    	Číslo bankovního účtu

 8  	TELEFON     	Character     	16    	Telefon

 9  	TELEFAX     	Character     	16    	Fax

10  	DAN         	Character     	20    	DIČ

11  	KONTAKT     	Character     	40    	Kontakt

12  	POZNAMKA    	Character     	40    	Poznámka

13+ 	CENSKUP     	Character     	 1    	Cenová skupina

14  	STAT        	Character     	20    	Stát

15  	DLUZI       	Numeric       	12 	2  	Dluží

16  	NEZAPLATIL  	Numeric       	12 	2  	Nezaplatil

17  	SPEC        	Character     	10    	Specifický symbol

18  	SKONTO      	Character     	 2    	Skonto - druh přirážky/slevy

19  	SKONTOPR    	Numeric       	 6 	1  	Skonto - procento

20  	INTERNET    	Character     	40    	Internet. adresa

21  	RABAT       	Numeric       	 6 	2  	Rabat (pro záznamní povinnost)

22  	FORUHR      	Character     	15    	Forma úhrady

23  	SPLATDNU    	Numeric       	 2    	Doba splatnosti

24  	TEXTY       	Memo          	10    	Texty

Při  přihrávání  z  diskety/disku  se  provádí kontrola jednoznačnosti klíče (IČO) a přihrávají se pouze nové zápisy. V údaji Cenová skupina lze vyplnit např. 0 u dodavatelů a 1 u odběratelů).

Další podrobnější informace o strukturách jednotlivých souborů, analýze, vnitřní stavbě programu a principu základních výpočtů naleznete v PROJEKČNĚ PROGRAMOVÉ DOKUMENTACI, kterou je možno získat na kterémkoliv autorizovaném a školícím středisku fy TILL CONSULT nebo u některého z jejich dealerů.


Změny v daních od roku 2001

1) Legislativní změny

2) Zápis daňových dokladů

3) Výpočet DPH a vazba na formulář daňového přiznání

4) Příklady daňových dokladů

5) Soupis podkladů pro DPH

6) Novela Obchodního zákoníku


Legislativní změny

1) Legislativní změny

Od 1.1.2001 vešly v platnost novely zákonů, na které jsme reagovali zpracováním nových verzí programů DOUBLE, SIMPLE s označením 9.3. Pro přehlednost uvádíme seznam zákonů, které byly k tomuto datu novelizovány :

Zákon č. 586/1992 Sb. ve znění pozdějších předpisů	-Zákon o daních z příjmů

Zákon č. 588/1992 Sb. ve znění pozdějších předpisů	-Zákon o dani z přidané hodnoty

Zákon č.   16/1993 Sb. ve znění pozdějších předpisů	-Zákon o dani silniční

Novelizace Obchodního zákoníku, mající dopad do účetnictví

Novelizace Zákoníku práce mající dopad do mezd

Novela zákona č, 586/1992 o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů.

nové tabulky pro zálohy ze zdanitelné mzdy

nový výpočet pro daň z příjmu fyzických osob

výpočet ročního zúčtování

nové tiskopisy pro mzdové účely

úprava sestavy Rekapitulace pro OSSZ	-	doplnění PSČ

úprava souhrnného mzdového listu	-	doplněn dílčí základ daně

úprava přehledu o vyměřovacích základech pro sociální pojišťovnu	-	doplněna hrubá mzda

Novela zákoníku práce platná od 1.1.2001

úprava týdenního pracovního úvazku

přepočet průměru pro náhrady v návaznosti na změnu týdenního pracovního úvazku

Novela zákona č.16/1993 Sb. o silniční dani ve znění pozdějších předpisů

Na základě této novely je možno snížit sazbu daně dle par.6, odst. 6, 7, 8, 9, 10.


Zápis daňových dokladů

2) Zápis daňových dokladů

Změny vyplývající z novelizace Zákona o DPH platné od 1.1.2001 byly do programu DOUBLE a SIMPLE zapracovány následovně:

Rozpis povolených typů daňových dokladů v jednotlivých evidencích dle skupin

Pokladna - výdej

Skupina	Typ daňového dokladu	Řádek

1	D1 - přijatá zdanitelná plnění	304 , 305

par. 19a, odst.1	D5 - zálohové a konečné fa	304 , 305

plátce má nárok	DZ - zjednodušený daňový doklad	304 , 305

na odpočet daně	EX - dovoz zboží	302 , 303

E 7 - dovoz, režim dočasného použití	301

2	D3 -  přijatá zdanitelná plnění	324 , 325

par. 19a , odst 2	D5 - zálohové a konečné fa	324 , 325

nemá nárok 	DZ - zjednodušený daňový doklad	324,  325

na odpočet daně	EX - dovoz zboží	322 , 323

E 7 - dovoz, režim dočasného použití	321

3	D1 - přijatá zdanitelná plnění	334 , 335

par. 19a, odst. 3 a 4	D5 - zálohové a konečné fa	334 , 335

povinnost krátit	DZ - zjednodušený daňový doklad	334 , 335

nárok na odpočet	EX - dovoz zboží	332 , 333

E7  - dovoz, režim dočasného použití	331

4	D4 - daňové doklady - vypořádání	450

skupina pro jiná	ZV - vrácená daň	534 , 535

použití

0	D2 - daňové doklady osvob. dle par. 25	-

nevstupují do	OS - ostatní doklady	-

daňového přiznání

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Valutová pokladna  - výdej

EX - dovoz zboží	-

E7  - režim dočasného použití	-

OS - ostatní doklady	-

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Upozornění

Při platbě v hotovosti (vyplním variabilní symbol) se automaticky předvyplní skupina (nárok) 0 a typ dańového dokladu OS.

Při zadávání nového výdejového pokladního dokladu bude tento předvyplněn dle posledně zpracovávaného dokladu, nutno přepsat (tak, jako doposud).

Pokladna	- příjem

U příjmové pokladny je nutno vyplňovat skupinu z důvodu stejné struktury pokladního dokladu pro výdej i příjem . Proto byla zavedena skupina X pro příjmové pokladní doklady.

Skupina	Typ daňového dokladu	Řádek

X	D1 - uskutečněná zdanitelná plnění	444 , 445

D2 - daňové doklady osvobozené dle par. 25	400

D4 - daňové doklady - vypořádání	451

D5 - daňové doklady - zálohové a konečné fa	444 , 445

D7 - daňové doklady osvobozené dle par. 25 (par. 20)	-

DZ - zjednodušený daňový doklad	444 , 445

OS - ostatní doklady	-

EX - vývoz zboží	410

E2  - vývoz služeb	420

E3  - mezinárodní přeprava	430

E4 - vývoz zboží - nedochází ke změně vl.práva	411

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Valutová pokladna - příjem

EX - vývoz zboží	410

E2  - vývoz služeb	420

E3 - mezinárodní přeprava	430

E4 - vývoz zboží, nedochází ke změně vl.práva	411

OS - ostatní doklady	-

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Upozornění

Při vyplňování příjmového pokladního dokladu bude tento vždy předvyplněn skupinou (nárokem) X a typem daňového dokladu, který je brán z posledně zpracovaného příjmového dokladu, proto musím tento typ přepsat na správný.

Při úhradě fa v hotovosti (zadání variabilního symbolu), se příjmový pokladní doklad automaticky předvyplní skupinou 0 a typem daňového dokladu OS.

Závazky

Skupina	Typ daňového dokladu	           Řádek

1	D1 - přijatá zdanitelná plnění	304 , 305

par. 19a, odst. 1	D5 - zálohové a konečné fa	304 , 305

má nárok na odpočet	DZ - zjednodušený daňový doklad	304 , 305

EX - dovoz zboží	302 , 303

E7  - dovoz - režim dočasného použití	301

2	D3 - přijatá zdanitelná plnění	324 , 325

par. 19a, odst. 2	D5 - zálohové a konečné fa	324 , 325

nemá nárok na odpočet	DZ - zjednodušený daňový doklad	324 , 325

EX - dovoz zboží	322 , 323

E7  - dovoz - režim dočasného použití	321

3	D1 - přijatá zdanitelná plnění	334 , 335

par. 19a, odst. 3 a 4	D5 - zálohové a konečné fa	334 , 335

povinnost krátit nárok	DZ - zjednodušený daňový doklad	334 , 335

na odpočet	EX - dovoz zboží	332 , 333

E7  - dovoz - režim dočasného použití	331

4	D4 - vypořádání	450

skupina pro jiná plnění	ZV - vrácená daň	534 , 535

0	D2 - osvobozená	-

nevstupují do daň.	OS - ostatní doklady	-

přiznání

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Závazky zahraniční - JCD

Skupina	Typ daňového dokladu	           Řádek

1	EX - dovoz zboží	302 , 303

E7  - dovoz, režim dočasného použití	301

2	EX - dovoz zboží	322 , 323

E 7 - dovoz, režim dočasného použití	321

3	EX - dovoz zboží	332 , 333

E7  - dovoz, režim dočasného použití	331

0	OS - ostatní doklady	-

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Upozornění

Nový doklad bude vždy předvyplněn skupinou 1 a typem daňového dokladu D1, u JCD skupinou 1 a typem EX.

Pohledávky, Fakturace

Skupina	Typ daňového dokladu	Řádek

bez skupiny ( neuvádí se )	Dl - uskutečněná zdanitelná plnění	444 , 445

D2 - osvobozená dle par.25	400

D4 - vypořádání	451

D5 - zálohové a konečné fa	444 , 445

D7 - osvobozeno dle par.25 (par.20)	-

DZ - zjednodušený daňový doklad	444 , 445

OS - ostatní doklady	-

EX - vývoz zboží	410

E2  - vývoz služeb	420

E3 - mezinárodní přeprava	430

E4 - vývoz, nedochází ke změně vl.práva	411

neuvádí se - pro neplátce DPH	-

Pohledávky - zahraničí, Fakturace zahraniční

EX -  vývoz zboží	410

E2  -  vývoz služeb	420

E3  -  mezinárodní přeprava	430

E4  -  vývoz, nedochází ke změně

                      vlastnického práva	411

OS -   ostatní doklady	-

neuvádí se - pro neplátce DPH	-


Výpočet DPH a vazba na formulář daňového přiznání

3) Výpočet DPH a vazba na formulář daňového přiznání

Novela zákona č.588/1992 Sb. o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů

Tato novela mající platnost od 1.1.2001, mimo jiné přinesla nový formulář DPH a tím také úplně jiný pohled na daň na vstupu, která bude rozdělena dle toho, pro jaká zdanitelná plnění na výstupu bude sloužit. Pro přehlednost a úplnost je uveden následující přehled a popis, jakým způsobem pracovat pro správné vyplnění formuláře DPH č.11. Jmenovaný formulář je verzi programů pro DOS zpracován pouze jako podklad pro vyplnění originálního tiskopisu, ve verzi pro Win je zpracován kompletní formulář, který bude možné odevzdat na FÚ.

Pro účely daňového přiznání k dani z přidané hodnoty se postupuje dle

par. 19 a,	-	uplatnění odpočtu daně

par. 22	-	úprava odpočtu daně.

mající platnost od 1.1. 2001.

Komentář:

Nový formulář daňového přiznání k DPH č. 11 vyžaduje nové zpracování podkladů pro DPH.

Typy daňových dokladů jsme ponechali tak, jak byly ve dřívějším zpracování (D1, D2, atd.). Doklady u daně na vstupu jsme rozdělili do skupin dle par.par. 19 a 19 a).

Popis skupin :

Skupina 0	:	zde se budou zapisovat doklady, které vůbec nevstupují do daňového přiznání

Skupina  l	:	doklady na vstupu dle par. 19a, odst. 1, u kterých má plátce nárok na odpočet

Skupina 2	:	doklady na vstupu dle par. 19a, odst. 2, u kterých plátce nemá nárok na odpočet

Skupina 3	:	doklady na vstupu dle par. 19a, odst.3 a 4, u kterých je plátce povinen krátit nárok

Skupina 4	:	doklady na vstupu, které vstupují do daňového přiznání, ale nezakládají nárok na    zařazení do skupiny

Skupina X	:            příjmové pokladní doklady

Důležité upozornění:

Pokud začnete zpracovávat daňové doklady pro rok 2001 před instalací upgrade 9.3, po přechodu na tento upgrade budete mít předvyplněn nárok (skupinu) 1 a typ daňového dokladu D1 u přijatých zdanitelných plnění. Pokud bude Váš daňový doklad spadat do jiné daňové skupiny, musíte tento doklad opravit ručně. To znamená, že na všech dokladech, majících vliv na výpočet DPH dle nových pravidel, zapíšete volbou Oprava správnou skupinu a k tomu příslušný typ daňového dokladu. Tímto postupem zajistíte správné vyplnění formuláře daně z přidané hodnoty č.11.

Formulář DPH č. 11 - popis

DAŇ  NA VSTUPU

skupina	typ	název	řádek v daň.přiznání

1. par. 19, odst.l	E7	dovoz- režim dočas.použití	301

EX	dovoz	302 , 303

D1	přijatá zdan.plnění	304 , 305

D5	zálohová a kon.fa	304 , 305

DZ	zjednodušený daň.dokl.	304 , 305

2. par.19, odst.2	E7	dovoz- režim dočas.použití	321

EX	dovoz	322 , 323	D3	bez nároku na odpočet	324 , 325

D5	zálohová a kon. fa	324 , 325

DZ	zjednodušený daň.doklad	324 , 325

3. par.19, odst. 3, 4	E7	dovoz- režim dočas.použití	331

EX	dovoz	332 , 333

D1	přijatá zdan.plnění	334 , 335

D5	záloh. a kon.fa	334 , 335

DZ	zjednodušený daň.doklad	334 , 335

-	D4	vypoř.daně na vstupu	450

-	ZV	vrácená daň	534 , 535

Odpočet daně - poměrná část odpočtu daně  ( par. 20, odst.1 )

ř. 410 + ř. 420  + ř. 430 + ř. 444 + ř. 445

 k =  --------------------------------------------------------------------

ř. 400 + ř. 410 + ř. 420 + ř. 430 + ř. 444 + ř. 445

k x ř. 340	poměrná část odpočtu	360

Typy použitých daňových dokladů, které nevstupují do daňového přiznání u daně na vstupu

OS	ostatní doklady

D2	osvobozeno

DAŇ  NA  VÝSTUPU

Typ daňového dokladu	Název	       Řádek v daň.přiznání

D2	osvobozená dle par. 25	400

EX	vývoz zboží- změna vlast, práva	410

E4	vývoz - nedochází ke změně vl.pr.	411

E2	vývoz služeb	420

E3	mezinárodní přeprava	430

D1	uskutečněná zdanitelná plnění	444 , 445

D5	zálohové a konečné fa	444 , 445

DZ	zjednodušený daňový doklad	444 , 445

D4	vypořádání daně na výstupu	451

Daň na vstupu	( ř. 210 + ř. 310.+ ř. 360 + ř. 450)	651

Daň na výstupu	( ř. 444 + ř. 445 + ř. 451 - ř. 534 - ř. 535)	652

Vlastní daňová povinnost	( ř. 652 - ř. 651)	753

Nadměrný odpočet	( ř. 651 - ř. 652)	754

Změna daňové povinnosti

( pouze u dodatečného daň.př.)	( ř. 652 - ř. 651)	780

Typy použitých daňových dokladů, které nevstupují do daňového přiznání u daně na výstupu

D7	osvobozená , nevstupují do výpočtu koeficientu

OS	ostatní doklady


Příklady daňových dokladů

4) Příklady daňových dokladů

Pro lepší názornost a pochopení vyplnění daňového přiznání uvádíme příklad a popis, jakým způsobem bude program pracovat.

Při vyplňování skupiny bude tato nadřazena typu daňového dokladu, takže skupinou určím, do které části dle par. 19 a, daňového přiznání budu směřovat nárok na odpočet. Po vyplnění kolonky nárok na daňovém dokladu (možno použít nápovědy) vyplním typ daňového dokladu dle příslušné skupiny (opět je možno použít nápovědy, kde k jednotlivým skupinám jsou přiřazeny pouze platné typy daňových dokladů). Dále postupuji stejným způsobem jako doposud.

Neplátci DPH vyplní skupinu 0.

Praktické uplatnění

par.19 a  -  nárok na odpočet	pro použití (daň na výstupu)

uskut.zdanitelná plnění podléhající dani na výstupu

odst. 1, má nárok na odpočet v plné výši	par. 45 - 47 , par. 20, odst.2

odst. 2, nemá nárok na odpočet	par. 25  mimo par. 20 odst.2

odst. 3,	(odst. 1 a 2 - neurčeno přesně)	krácení koeficientem

Upozornění :

Pozor na par. 22 platný od 1.1.2001 - úprava odpočtu daně při změně použití ! Takto postupuje plátce od 1.1.2001, to znamená , že upravuje uplatněný odpočet v případě změny použití přijatých zdanitelných plnění.

Komplexní příklad :

1.	01/2001 nákup osobního počítače za účelem vedení účetnictví ( služby )

2.	05/2001 nákup výherního automatu

ad 1)	cena	100	daň na vstupu

DPH	  22	22	 	Skupina 1, řádek 305

ad 2)	cena	500

DPH	 110	neuplatním (výhry jsou osvobozeny od daně)

Skupina 2, řádek 321 - 325

3.   06/2001 začnu počítač využívat i pro vedení účetnictví pro hrací automaty

ad 3)	změna dle par. 22	-	úprava

cena     (-)  100	DPH    (-22)	Skupina 1, řádek 305

cena	(+) 100	DPH    (+22)	Skupina 3, řádek 335

Pokud přesáhnete zdaňovací období (rok), musíte vycházet ze zůstatkové ceny. Pozor při změně na časové testy 5 a 10 let.


Soupis podkladů pro DPH

5) Soupis podkladů pro DPH

Modul pohledávky – Sestava podklady pro DPH

Sestava Podklady pro DPH bude členěná dle jednotlivých souborů, skupin a v rámci skupiny dále dle typů daňových dokladů.

Příklad :    Přijaté fa	    skupina 1	  typy daň. dokladů

    skupina 2	  typy daň. dokladů

    skupina 3	  typy daň. dokladů

Pro přehlednost byla vytvořena součtová tabulka dle skupin a v rámci skupiny je uveden soubor, ze kterého se načítá příslušná skupina.


Novela Obchodního zákoníku

6) Novela Obchodního zákoníku

S účinností od 1.1.2001 vejde v praxi novela Obchodního zákoníku, která mimo jiné zavádí nový pojem "Obchodní listiny".

V par. 13 a) je  upřesněn pojem Obchodni listiny a jsou zde uvedené údaje, které musí tyto listiny obsahovat. V návaznosti na tuto novelu jsme opravili tiskové formuláře, které odpovídají pojmu Obchodní listina. Do formulářů v dále uvedených agendách byl doplněn údaj o zápise do obchodního rejstříku a to za údaje IČO,DIČ:

Fakturace	- běžná faktura, zálohová faktura, zahraniční faktura, zahraniční zálohová faktura

Sklady	- dodací list, sestavená objednávka, ceník

Formuláře	- dopis, objednávka, dodací list, faktura

Pohledávky	- upomínka, formulář inventarizace pohledávek

Zápočty	- doklad

Z uvedeného vyplývá, že údaj o zápise do obchodního rejstříku byl doplněn do všech listin, majících charakter závazkového vztahu.

Nastavení

Finanční úřad

Nová legislativa vyžaduje i jinou strukturu používaných údajů o vlastní firmě a o finančním úřadě.  Jejich zobrazení je rozvrženo na dvě stránky:

strana 1	údaje o finančním úřadě

údaje o firmě pro právnickou osobu, pro fyzickou osobu

adresa fyzické osoby, sídlo právnické osoby

strana 2	statistické údaje

čísla účtů

Údaje o firmě

Byly doplněny o údaj Obchodní rejstřík, který se vyplňuje na 30 míst a využívá se při tisku hlaviček výše uvedených dokladů.


Poradna TCO: Technická část

Poradna TILL CONSULT:

TECHNICKÁ ČÁST

Technické problémy

Čeština

Tiskárny

Tisk ve Windows

Archivace dat

Práce v síti

Chybovník


  TECHNICKÉ PROBLÉMY

1) Nedostatek operační paměti

2) Obnovení dat z diskety

3) Příliš mnoho paměťových proměnných

4) Spouštění DOSovské aplikace pod Windows

5) Nastavení počítače

6) Program nelze spustit

7) Zápis desetinné tečky

8) Spouštění z CD

9) Spuštění nápovědy a komprimace ve Windows

10) Spouštění programu na “rychlých” počítačích


Nedostatek operační paměti

 1) Nedostatek operační paměti

Dotaz: Při provozu nové verze systému se nám občas  objeví hlášení 'Insufficient memory' nebo 'Nedostatek operační paměti'. Počítač v tu chvíli většinou zatuhne (zatvrdne, zcepení, ...) a musí se resetovat.

Nové verze  všech našich programových systémů  jsou napsány v novém programovacím  jazyku  FoxPro  2.5b,  který  je  náročnější  na  paměť a kvalitu  počítače. Samotné  programové systémy  DOUBLE, SIMPLE  atd. také dnes umí mnohem víc věcí než při svém zrodu, protože je neustále vylepšujeme na základě požadavků dealerů a uživatelů. I my, pokud nechceme zakrnět se musíme přizpůsobovat  novým požadavkům a kvalitám techniky, která jde kolem  nás rychle kupředu. Počítače PC286  dnes už prakticky nekoupíte, samozřejmostí  je PC386DX a brzy  to bude PC486 a  dále. Je tedy  pochopitelné,  že  na  některé  funkce  programů již starší typy počítačů nestačí. V tabulce Konfigurace počítače, kterou najdete v Uživatelské příručce uvádíme minimální a doporučenou konfiguraci počítačů  pro provoz našich  programových systémů, přičemž upozorňujeme, že minimální konfigurace je opravdu minimální a v dnešní době  může stačit  maximálně malým  firmám pro  provoz nevelké  agendy s trpělivou obsluhou.

Pro ty, kteří zatím nemají dostatek financí na nákup  nebo  renovaci  počítače  a  jsou  nuceni provozovat programové systémy  na   tom  stávajícím  máme  tedy   důležitou  radu:  Ostraňte z operační paměti všechno,  co v tu chvíli nepotřebujete a  co by z ní mohlo zbytečně ukrajovat místo (rezidentní  programy, SMARTDRV apod.) a startujte  program  přímo  z  operačního  systému  (bez Nortona nebo jiného manažeru). V průběhu běhu  většiny našich programů máte možnost stiskem Shift+F2 zjistit kdykoliv volnou kapacitu operační paměti a tím si tedy vysledovat, ve kterých situacích dochází ke kolizím.

Dotaz: Hlášení 'Insufficient memory' nebo 'Nedostatek operační paměti' se mi objevuje přesto, že mám počítač se 4 MB operační paměti.

Na počítači máte sice 4 MB operační paměti, ale ty nejsou celé volné v době spuštění programu. Důvodem bývá většinou nastavení SMARTDRV v souboru AUTOEXEC.BAT nebo CONFIG.SYS. Část paměti zabírají dále české fonty a další rezidentní programy. Například WINDOWS si při instalaci automaticky vyhrazují SMARTDRV v hodnotě 3 MB. Pro provoz programu potom tedy zůstává pouze 1 MB volné operační paměti (4 - 3 = 1), což může být při složitějších operacích nepostačující. Pomoc je jednoduchá. Podívejte se do souborů AUTOEXEC.BAT a CONFIG.SYS a v případě, že tam najdete příkaz SMARTDRV, tak pomocí parametru zmenšete jeho velikost, případně jej úplně zrušte. Po provedení této operace nezapomeňte resetovat počítač, jinak by zůstaly v paměti zachovány původní hodnoty.

Tabulka č.1: Konfigurace počítače.

V následující tabulce je uvedena minimální a doporučená konfigurace počítače pro provozování systémů DOUBLE, SIMPLE a MZD:

minimální     	doporučená

•	Procesor ...........................	386SX             	Pentium 400 Mhz

•	Monitor .............................	VGA               	SVGA/Color

•	Operační paměť ...............	4 MB * 	32 MB *

•	Volné místo na HD ...........	40 MB ** 	40 MB **

•	FD ....................................	3.5" 1.44 MB     	3.5" 1.44 MB

•	Myš ..................................	-                 	libovolná

•	Operační systém ..............	MS-DOS v.5.0 	MS-DOS v.6.22

•	České fonty ......................	libovolné v kódu  	Národní prostředí

Kamenických	pro PC v.5.0

•	Tiskárna ...........................	jehličková kompatibilní s Epson nebo

laserová kompatibilní s HP Laserjet

nebo inkoustová kompat. s HP Deskjet

•	Čeština v tiskárně .............	vestavěná Eprom nebo české fonty

v kódu Kamenických nebo Latin2

•	Archivační program ...........	-                 	ARJ v.2.30

 *   Operační pamětí se rozumí volná operační paměť v době spuštění programu, tzn. po případném spuštění SMARTDRV, českých fontů a jiných rezidentních programů.

 **  Velikost volného místa na disku je dále závislá na množství zpracovávaných dat.


Obnovení dat z diskety

 2) Obnovení dat z diskety

Dotaz: Po provedení  obnovení dat z diskety se  mi při spuštění některých evidencí vypisuje chyba 'Subscript out  of bounds'.

Tato chyba a  ještě některé další jsou způsobeny  tím, že nahrajete data z  některé ze starších  verzí systému do  nové. Přestože toto  je výslovně zakázáno  a upozorňujeme na to  ve všech dopisech a  s každým upgrade,  dostáváme  snad  každý  den  několik dopisů a telefonátů od uživatelů,  kteří toto  provedli. V  lepším případě  se k tomu alespoň přiznají,  ale často  také zapírají  a my  strávíme potom spoustu času hledáním  příčiny  vzniklé  chyby.  Ještě  jednou  tedy  upozorňujeme: Vzhledem k tomu,  že při přechodu ze starší  verze jakéhokoliv systému do  nové  mohlo  dojít  u  některých  souborů  ke změně struktury nebo třídění (tzn. do jednotlivých karet přibyly další údaje nebo se změnil jejich význam)  nelze v žádném případě  přehrávat žádným způsobem data ze staré verze  do nové!!!!! K tomu slouží  samostatný program PREVOD, který je schopen dostat data do nových struktur (tzn. doplnit do karet nové  údaje) a  to většinou  i z  několika verzí  zpětně.

 Po provedení jakéhokoliv  upgrade  tedy doporučujeme  provést  jako  první operaci archivaci dat,  aby jste i na  disketách měli uloženy data  v aktuální verzi.


Příliš mnoho paměťových proměnných

 3) Příliš mnoho paměťových proměnných

Dotaz: Po provedení ugrade na novou verzi se nám čas od času objevuje chyba 'Too many memory variables'.

To znamená 'Příliš mnoho paměťových proměnných'. Může se stát, že při provádění určité posloupnosti operací, která se standardně neprovádí, dojde k nahromadění pomocných proměnných v paměti. Tomuto je možno předejít nastavením maximálního počtu těchto proměnných. Maximální počet paměťových proměnných je možno zadat v konfiguračním souboru CONFIG.FP, který je umístěn v adresáři, v němž je program s runtimem. Chcete-li tedy nastavení počtu paměťových proměnných změnit, zvětšete položku mvcount v tomto souboru. Nemáte-li soubor CONFIG.FP dosud vytvořen, můžete jej překopírovat ze starší verze systému nebo jej založit pomocí nějakého textového editoru. Standardně obsahuje soubor CONFIG.FP tyto tři řádky:

mvcount=512

codepage=895

collate=czech

Nedoporučujeme však toto nastavení zvětšovat donekonečna. Tím, že si program vyhradí více místa v paměti pro paměťové proměnné, zmenšuje se pochopitelně oblast pro provádění programu, což může mít za následek jeho zpomalení. Proto také nedáváme na instalačních disketách toto nastavení tak velké, aby bylo vždy 'zaručeně dostatečné', ale takové, které je obvyklé. My sami používáme nastavení mvcount=512 a v naprosté většině případů je dostatečné i při ladění programů.

S tímto problémem se setkávají zejména dlouholetí uživatelé, protože program se na základě přání zákazníků neustále upravuje a doplňuje, což znamená pochopitelně také jeho zvětšování. Na nových instalačních disketách již toto nastavení dáváme jako implicitní. Při provádění upgrade se ovšem přebírá z minulé verze a my jej nechceme přepisovat automaticky, protože řada z Vás si jej mohla upravit z úplně jiných důvodů a "násilným" přepsáním bychom Vám Vaše úpravy zničili.


Spouštění DOSovské aplikace pod Windows

 4) Spouštění DOSovské aplikace pod Windows

Dotaz: Jak správně spouštět program jako DOSovskou aplikaci pod Windows ?

O konfiguraci počítače pro úspěšné provozování DOSovských verzí programových systémů fy. TILL Consult pod operačním systémem MS-DOS, je psáno v jiných částech douporadny nebo v uživatelské příručce. Nyní se zmíníme o spouštění těchto DOSovských aplikací pod Windows.

Pro podporu aplikací DOSu jsou ve Windows určeny dva prostředky, kterými jsou:

1.WINOLDAP  -  při  spuštění  DOS  aplikace  hledá  soubor PIF, který používá pro natažení aplikace DOSu

2.GRABBER - je specifická procedura videokary, která ukládá obrazovku DOSu při přepínání  z aplikace DOSu do Windows.  Při návratu z Windows do aplikace DOSu může být obrazovka obnovena v původním stavu. Grabber je nejen závislý na typu videokarty, ale i na režimu ve kterém pracují Windows. Existuje Grabber  pro režim Real a Standard  a také pro režimĺ386 - Enhanced. Pro velkou  vetšinu videokaret je postačující Grabber, dodávaný s  Windows. Jen pro neobvyklé  a specifické videokarty musíme nainstalovat také specifický Grabber.

Dále  se  zaměřím  podrobněji  pouze  na  první bod, tedy WINOLDAP a zejména na vytváření a nastavení souboru PIF. WINOLDAP je procedura, kterou  Windows volají, když požádáte  o nastartování  aplikace DOSu. Jestliže  není  vytvořen PIF soubor, odpovídající  spouštění  dané aplikace DOSu, Windows použijí soubor PIF s názvem _DEFAULT.PIF. Tento defaultní PIF soubor má nastaveny maximální hodnoty extended-XMSĺa expanded-EMS paměti na hodnotu 1024 KB.  Pro některé aplikace DOSu, jako  třeba  textový editor, manažer a jiné, je tato konfigurace postačující, ale pro  potřeby extended FoxPro runtimu je to málo. Pak dochází k tomu, že i na počítači, který má 4MB nebo  8MB operační paměti se po spuštění jákékoliv DOSovské verze programu naší firmy pod Windows, objevují chybové  zprávy typu  "Nedostatek operační  paměti" a nebo "Insufficient memory". Příčina je v souboru _DEFAULT.PIF, který svou konfigurací nedovolí, aby se FoxPro runtime spustil v extended režimu. Je tedy  nutné vytvořit  si pro spuštění našich DOS aplikací zvláštní PIF soubor, který bude  mít odlišnou konfiguraci než soubor _DEFAULT.PIF.

Pro vytváření PIF souborů slouží  PIF Editor, jehož ikonu najdete v seskupení HLAVNÍ SKUPINA. Po natažení PIF Editoru se objeví obrazovka  s  prázdným  formulářem souboru PIF, který je zatím beze jména. Nyní popíši  jak provést nastavení například pro spouštění programového systému DOUBLE. Pro ostatní naše DOSovské programy bude nastavení provedeno podobně.

Budu probírat některá pole formuláře s příkladem nastavení pro spouštění programu DOUBLE. Neprobraná pole formuláře nejsou podstatná pro běh  programu a předpokládám jejich implicitní nastavení. Podrobnější informace o editoru PIF a souborech PIF jsou v uživatelské příručce k Windows a nebo v HELPu v samotných Windows.

•	JMÉNO SOUBORU S PROGRAMEM je název programového souboru, který chci nastartovat. Př.: C:\DOUBLE51\DOUBLE.BAT

•	TITULEK OKNA říká Windows co mají dát do titulního pruhu v případě, že program poběží v okně. Př.: Účetnictví DOUBLE51

•	VOLITELNÉ PARAMETRY jsou argumenty, které předáváte programu

•	POČÁTEČNÍ ADRESÁŘ je adresář, ze kterého se spouští aplikace DOSu Př.:C:\DOUBLE51

•	PAMĚŤOVÉ NÁROKY je nastavení základní paměti tj. oblati operační paměti 0 - 640 KB. Implicitní hodnoty 128 KB vyžadováno a 640 KB by rádo mohou zůstat nezměněny.

•	PAMĚŤ EMS resp. PAMĚŤ XMS je nastavení expanded resp. extended paměti. Budeme nastavovat ten typ paměti, který máme  definovaný v  souboru CONFIG.SYS. Pro FoxPro runtime by měla být položka VYŽADOVÁNO nastavena na  minimální hodnotu 2048 KB a položka MEZ je závislá na celkové velikosti instalované operační paměti, ale lze zde uvést i hodnotu  -1. To  znamená, že bude přiděleno tolik paměti, kolik je k dispozici.

Jestliže máme nastavení souboru PIF provedeno uložíme tento soubor na disk počítače např. se jménem DOUBLE.PIF. Dále si musíme pro spouštění vytvořit ikonu. Tuto vytvoříme ve SPRÁVCI PROGRAMŮ přes volbu SOUBOR a další volbu NOVÝ.... V okně pro vytváření nových programových objektů, které se zobrazí,  zvolíme JEDNOTLIVÝ PROGRAM a zobrazí se  formulář pro popis spouštění jednotlivého programu. Do pole POPIS PROGRAMU napíšeme jméno, které se zobrazí pod ikonou např. Double51. V poli povelový řádek uvedeme jméno souboru PIF, který jsme si pro tuto aplikaci vytvořili např. DOUBLE.PIF. Pole pracovní adresář nemusíme vyplňovat protože pracovní adresář jsme již specifikovali při vytváření souboru DOUBLE.PIF. Zkratkový povel není povinný a ikonu si může každý zvolit podle libosti z nabízeného sortimentu. Potom zvolíme OK a vytvoří se ikona. Po spuštění DOUBLE se ujistěte zda se spustila extended verze FoxPro runtimu. Když  se při spuštění programu objeví chyba ve smyslu, že EMS resp. XMS paměť nemůže být přidělena, problém může být v tom, že velkou část paměti zabírá program SMARTDRV. Je tedy nutné tento program při spouštění omezit parametrem na menší velikost.

Windows verze našich programových systémů nevyžadují žádného zvláštního spouštění. Při instalaci se vytvoří ikona i s popisem spouštění.


Nastavení počítače

 5) Nastavení počítače

Dotaz: Mohli by jste uvést nejběžnější nastavení systémových souborů a parametrů počítače?

Počítač není sám o sobě chytrý, ale všechnu inteligenci mu dodává člověk. Pro správnou činnost programů je zapotřebí správně nastavit prostředí, ve kterém pracuje. Tyká se to tří oblastí nastavení, ke kterým připojujeme několik rad.

1) Soubor CONFIG.SYS, který je základním systémovým konfiguračním souborem a který se nachází přímo v kořenovém adresáři (tj. C:\), by měl obsahovat:

 device  = c:\dos\himem.sys

 device  = c:\dos\emm386.exe ram

 dos     = high,umb

 files   = 150

 buffers = 30

 stacks  = 0,0

Zápis znamená minimální zadání pro spolehlivý chod počítače. Samozřejmě může obsahovat i další řádky příkazů, ale prvními třemi řádky by měl začínat. Problematika je to značně obsáhlá a pokud by byly pochybnosti o jeho obsahu  je lépe se obrátit přímo na odborníka.

2) Soubor AUTOEXEC.BAT je druhým systémovým konfiguračním souborem, který dále upravuje chování počítače, nastavuje proměnné či spouští programy. Stejně jako config.sys  může být obsáhlejší. Úplně minimální tvar je:

 lh c:\dos\smartdrv.exe 128

 @echo off

 prompt $p$g

 path c:\;c:\dos

 set temp:=c:\dos

Program smartdr.exe vytváří buffer (zásobníkovou paměť) pro disketové mechaniky a pevné disky. Zrychluje přenos dat u zmíněných zařízení. Při instalaci verze MS DOS 6.22 se zapíše parametr /X, který v žádném případě neponechávat, ale napsat hodnotu 128 či 256 (viz výše). Je to velikost bufferu v kB a ukazuje se, že při provozu plně vyhoví.

Pokud Vaše vědomosti jsou dostatečné, pak doporučujeme všechny rezidentní programy nahrát příkazem loadhigh (zkráceně lh) do "horní paměti" (viz první řádek pro program smartdrv.exe).

3) Pokud jste provedli předchozí nastavení podle bodů 1) a 2) a počítač nepracuje spolehlivě, zkuste další  možnost. V SETUPu počítače, který aktivujete stiskem tlačítka DEL po zapnutí počítače, po stisku tlačítka RESET na skříni počítače nebo současným stiskem  kláves Ctrl-Alt-Del (vybídne Vás k tomu nejčastěji hlášení na spodní straně  obrazovky "Press DEL if you want to run Setup") jsou zapsány nejdůležitější údaje pro činnost počítače např. datum, čas, přítomnost disketových mechanik, pevných disků a spousta dalších parametrů. Prohlížením SETUPu najděte parametr nadepsaný SYSTEM BIOS SHADOW či SYSTEM ROM SHADOW a nastavte parametr na hodnotu  DISABLED.

Pokud Vám tyto rady nepomohly, kontaktujte naše specialisty.


Program nelze spustit

 6) Program nelze spustit

Dotaz: Když spouštím program objeví se chybové hlášení "Cannot locate the desired version of FoxPro". Program se nespustí a vrátí se do DOSu.

Toto chybové hlášení se nejčastěji objevuje při instalaci nových programových systémů (DOUBLE,SIMPLE,C&C, atd.) a je spojeno s tím, že v ostrých verzích není již dodáván runtime FoxPro s knihovnami pro základní verzi runtimu (soubory FOXD250B.ESL a FOXD250B.ESO), ale ostrá verze obsahuje pouze knihovnu pro extended verzi FoxPro (FOXDX25B.ESL).

Při spouštění FoxPro se provádí kontrola, zda je v extended resp. expanded paměti volná kapacita minimálně 2MB. Jestliže je tato podmínka splněna, spustí se FoxPro v extended režimu. Není-li však podmínka splněna, pak se FoxPro snaží spustit v základním režimu a protože, jak jsem již uvedl, není knihovna pro základní runtime přiložená, objeví se výše uvedená chybová hláška, která říká, že FoxPro nemůže najít odpovídající verzi.

K odstranění této chyby je třeba optimalizovat operační paměť tak, aby byla splněna podmínka spustitelnosti extended verze runtimu FoxPro. Nejčastější příčinou této chyby je přítomnost residentních programů v XMS paměti, jako např. smartdrv, různě typy cache pamětí atd.


Zápis desetinné tečky

 7) Zápis desetinné tečky

Dotaz: Dokud jsme spouštěli DOSovskou aplikaci DOUBLE pod Windows 3.11, bylo všechno v pořádku. Poté co jsme "zupgrejdovali" Windows 3.11 na Windows 95, nemůžeme vůbec zapisovat desetinnou tečku.

Pokud máte v systémových souborech AUTOEXEC.BAT a CONFIG.SYS nainstalovanou češtinu, startuje se tato dříve než "místní nastavení" (předtím "národní zvyklosti") z Windows a tato dvě nastavení se pak mezi sebou "bijí". Instalace češtiny se Vám do systémových souborů dostala zřejmě v rámci předcházející verze Windows, která nabízela Rozšíření o kódovou stránku 852, v rámci kterého byly automaticky tyto řádky do výše zmíněných souborů doplněny a po "zupgrejdování" na Windows 95 tam zůstaly. Pro správný chod systému je tedy postačující ze souborů AUTOEXEC.BAT a CONFIG.SYS instalaci češtiny vymazat. Podle našich testů je oním konfliktním místem zejména instalace klávesnice pomocí příkazu KEYB.

Pokud se rozhodnete přejít na systém Windows 95, chtěli bychom Vám obecně doporučit prozkoumat všechny programy, které na počítači provozujete a ne Windows 95 "slepě" nainstalovat na stávající stav. V řadě případů totiž spouštíte programy a instalujete prostředí, které je v tomto sytému již zbytečné a navíc může být zdrojem konfliktů (např. proč instalovat rozšíření o kódovou stránku 852, když žádný z programů v tomto prostředí neprovozuji?).


Spouštění z CD

 8) Spouštění z CD

Dotaz: Nechali jsme si účetnictví z minulého roku vypálit na CD, abychom uvolnili místo v počítači. Do tohoto účetnictví se potřebujeme občas podívat, zjistili jsme ale, že jej nemůžeme spustit přímo z CD a musíme jej nejdříve přehrát na hard-disk.

Účetnictví z minulých let nemůžete spouštět přímo z kompaktu, protože program si při své činnosti vytváří řadu pomocných a pracovních souborů, které si potřebuje někam zapsat a na CD to udělat nemůže, protože na něj se obecně zapisovat nedá (stejně jako na gramofonovou desku nebo hudební CD nahrávat nemůžete, zatímco na magnetofonovou kazetu ano). Je tedy nutné před spuštěním přehrát celý program zpátky na hard-disk. K tomu bychom chtěli ještě uvést jedno upozornění na základě našich zkušeností: některé diskové manažery (např. Norton Commander) přehrají na hard-disk soubory včetně jejich atributů, konkrétně tedy při přehrávání z CD přiřadí všem souborům atribut R/O (pouze pro čtení), se kterým nelze program spustit. Je tedy nutné v tomto případě po přehrání z CD na hard-disk ještě u všech souborů tento atribut zrušit (R/O by měly zůstat pouze soubory, náležející k runtimu FoxPro, tzn. ty, které začínají Fox*). Zrušení atributu R/O u jednotlivých souborů můžete provést buďto právě v rámci daného manažeru nebo pomocí DOSovského příkazu ATTRIB.

Počínaje verzí DOUBLE 6.1+ (SIMPLE 6.1+, MZD 6.1+) lze celý systém spouštět pro prohlížení přímo z CD disku a to s parametrem /C, za nějž se napíše adresář pro vytváření pracovních a pomocných souborů.

Příklad: Založte na pevném disku adresář C:\TEMP, do něhož se budou ukládat pracovní a pomocné soubory. Soubor Config.FP před jeho vypálením na disk upravte do tvaru:

        PROGWORK=C:\TEMP

        SORTWORK=C:\TEMP

        EDITWORK=C:\TEMP

        TMPFILES=C:\TEMP

        OVERLAY=C:\TEMP

        RESOURCE=C:\TEMP

        CODEPAGE=895

        COLLATE=CZECH

        MVCOUNT=512

Na prvních řádcích je uvedeno přesměrování pracovních souborů FoxPro do zadaného adresáře, poslední tři řádky zapište podle Vašeho stávajícího souboru Config.FP. Program potom můžete spouštět přímo z CD disku příkazem:

        FOXR DOUBLE /CC:\TEMP


Spuštění nápovědy a komprimace ve Windows

9) Spuštění nápovědy a komprimace ve Windows

Dotaz: Po instalaci na Windowsovskou verzi nelze spustit nápovědu (HELP) nebo nelze ukládat na diskety volbou Komprimace a archivace.

V programu Vám zůstala po upgrade stará knihovna DOS.FLL, která ošetřuje jak hlídání stavu mechaniky, tak volání nového Helpu. Tato knihovna  nepřekopírovala novou z upgradovacích disket proto, že jste prováděli upgrade na novou verzi programu a přitom jste měli spuštěnou ještě verzi starou (knihovny typu FLL nebo DLL jsou v tu chvíli v držení Windows).

Aktuální knihovna by měla mít datum 10.4.1998.

Proto upgrade na novou verzi provádějte po restartu počítače. Pokud máte upgrade již proveden můžete problém vyřešit takto: někde v pomocném adresáři si rozbalíte z 1. upgradovací diskety soubor s koncovkou ARJ, kde se rozbalí i zmiňovaný soubor DOS.FLL, ten potom nakopírujte přímo do programu.


Spouštění programu na "rychlých" počítačích

10) Spouštění programu na "rychlých" počítačích

Dotaz: Při spouštění Vašeho programu pro Windows se mi objevuje nějaká chybová hláška, ale když dám Ignorovat, tak program běží dál.

Spouštíte verzi pro Windows na počítači s kmitočtem procesoru 333 Mhz nebo vyšší a proto se projevuje chyba související právě s rychlostí procesoru.

Odstranit tuto vadu lze pomocí tzv. patch programu, který je k dispozici na našich www stránkách v oblasti download (www.double.cz), kde je i popis dané problematiky.


 ČEŠTINA

1) Národní prostředí pro PC

2) Problémy při instalaci češtiny

3) Komplikace s češtinou

4) Český tisk na tiskárně


Národní prostředí pro PC

1) Národní prostředí pro PC

Dotaz: Provedl jsem instalaci Vašeho programového systému. Po spuštění však program nepíše česky.

Problematika "počeštění" personálního počítače je poměrně složitá. Pokud si zakoupíte nový počítač a tiskárnu, které nemají žádné hardwarové úpravy, nebudete mít možnost ani zobrazovat na monitoru, ani zadávat z klávesnice a ani tisknout na tiskárně české znaky s diakritikou. Vyjímku tvoří programy pro editaci textů, jako např. T602, které si vytváří vlastní české prostředí. Pro jiné aplikační programy, které využívají češtinu, musíte české prostředí zajistit. Existují dva nejběžněji využívané kódy češtiny a to kód Kamenických (MPK) a kód Latin2 (L2). Naše aplikační programy využívají kód Kamenických.

Aby počítač pracoval "komplet" česky, musíte vyřešit tři úlohy:

1. Zobrazení znaků s diakritikou na monitoru Vašeho počítače

2. Zadávání znaků s diakritikou z klávesnice Vašeho počítače

3. Tisk znaků s diakritikou na tiskárně Vašeho počítače

Nejsnadnějším řešením se na první pohled jeví instalace ovladačů (angl. driver) pro monitor, klávesnici a tiskárnu do paměti Vašeho počítače. Jinými slovy odstartujete tři samostatné programy, které od této doby až do vypnutí počítače budou většinou trvale uloženy v jeho operační paměti (rezidentní programy).

ad1. Obrazovkových ovladačů je na trhu celá řada. Je nutné zde zvolit ovladač, který odpovídá typu grafické karty ve Vašem počítači (EGA, S-EGA, VGA, S-VGA, MCGA, LCDVGA) a zobrazovacímu módu monitoru (40x25, 80x25, 80x43, 80x50 (mimo EGA)). Je vhodné ovladač, pokud již není potřebný, odinstalovat (odstranit z paměti).

ad2. Český ovladač klávesnice Vám umožňuje zadávat z pocítačové klávesnice znaky české abecedy, přičemž rozložení kláves odpovídá rozložení kláves na českém psacím stroji. Opět je vhodné tento ovladač odinstalovat, pokud jej dále nepotřebujete.

ad3. Ovladače tiskáren jsou nejproblematičtější. Je nutné si uvědomit, že ovladač musí být určen právě pro typ Vaší tiskárny a použitý kód (kód Kamenických nebo Latin2). Nejlepším řešením u jehličkových tiskáren je pravděpodobně výměna paměti EPROM (generátoru znaků), kterou Vám může provést dodavatel Vaší tiskárny nebo některá z počítačových firem.

Naše firma nabízí jedno z možných řešení, kdy společně s dodávkou "ostrých" programových produktů dodává sadu českých ovladačů Národní prostředí pro PC. Toto prostředí dodáváme uživatelům našich programů zdarma a kromě ovladačů pro monitor a klávesnici obsahuje také ovladače pro devítijehličkové a dvacetičtyřjehličkové tiskárny, které byly testovány na následujících tiskárnách:

EPSON

•	starší modely 9pin, LX/FX 400, 800, 850, 1050

•	LQ 100, 200, 400, 870, 1170, 450, 850, 1050

STAR

•	LC-10, LC-10II, NX-1000, LC-15, LC-20, NL-10, ZA-200, ZA-250

•	LC 24-10, LC 24-15, LC 24-20, LC 24-200, XB 24-200

•	StarJet STAR SJ-48

SEIKOSHA

•	SP180AI, SP1200, SP1600

MANNESMANN

•	MT270, MT290

CITIZEN 120, ROBOTRON/PRASIDENT 6313, PRT-80GS, D100,

IBM ProPrinter II/III, IBM GraphicsPrinter.


Problémy při instalaci češtiny

 2) Problémy při instalaci češtiny

Dotaz: Přesto, že instalace proběhla úspěšně, není čeština po zapnutí počítače a spuštění programu aktivní.

Tato situace může mít následující příčinu. Při instalaci jste zvolili spuštění češtiny po zapnutí počítače. Startovací dávka pro češtinu (soubor  START.BAT) se v tomto případě spouští z posledního řádku v souboru AUTOEXEC.BAT. Uživatelé, kteří pracují s diskovým manažerem (Norton Commander, M602 apod.) ho většinou spouští také z AUTOEXEC.BAT, aby se jim objevil na obrazovce automaticky po  spuštění počítače. Příkaz pro   spuštění manažeru bývá posledním příkazem souboru AUTOEXEC.BAT. Avšak po instalaci češtiny se za příkaz spouštějící manažer zapíše ještě název dávky START.BAT. Konec souboru AUTOEXEC.BAT pak vypadá takto:

      .

      .

      NC

      C:\START.BAT

Čeština se tedy spustí až po ukončení manažeru! Pokud programy spouštíte např. pomocí uživatelského menu manažeru, jsou bez české podpory! Náprava je snadná. Zaměníte vzájemně poslední dva řádky souboru AUTOEXEC.BAT a předposlední řádek upravíte. Výsledek je následující:

      .

      .

      CALL C:\START.BAT

      NC

AUTOEXEC.BAT v této podobě uložíte a restartujete počítač.


Komplikace s češtinou

 3) Komplikace s češtinou

Dotaz: Pracuju-li s programem DOUBLE (SIMPLE, MZD) a vstoupím potom do té-šestsetdvojky píšou se mi na obrazovce místo písmen klikyháky (nesmysly, paznaky, šklebáci, ...).

Automatické spouštění češtiny z AUTOEXEC.BAT může při používání jiných programů, např. T602, Calc602, apod. činit problémy. Nabídnu Vám tedy bezproblémové řešení. Jedná se o úpravu dávkového souboru (soubor s příponou BAT, SIMPLE.BAT, DOUBLE.BAT, MZD.BAT apod.) spouštějícího naše programy.

Tento dávkový soubor standardně obsahuje tři řádky:

      PRINT /D:LPT1

      DEL *.TMP

      FOXR xxx

 kde místo xxx je např. DOUBLE, SIMPLE, MZD apod.

Soubor upravíte následujícím způsobem:

      CALL C:\START.BAT

      PRINT /D:LPT1

      DEL *.TMP

      FOXR xxx

      C:\KONEC.BAT

Čeština se aktivuje až těsně před spuštěním programu a po jeho ukončení se deaktivuje. Pro úpravu dávkového souboru použijete funkci Edit v manažeru, nebo DOSovský editor (spouští se příkazem EDIT).


Český tisk na tiskárně

 4) Český tisk na tiskárně

Dotaz: Jak odstranit problémy s češtinou v případě tisku?

Záleží na správném určení typu tiskárny při instalaci národního prostředí a dále na nastavení položek "Kód tiskových sestav" a "Typ tiskárny" v konfiguraci systému (menu SPECIÁL - Změna konfigurace). Ve výjimečných případech je nutno nastavit samotnou tiskárnu pomocí přepínačů DIP, nebo speciálním programem dodávaným s tiskárnou. Popis této náročnější činnosti je v příručce k tiskárně, přesto Vám dáme několik rad.

U nastavení tiskáren různých typů a značek hraje roli zejména:

•	paměť pro zavedení download

•	výběr znakové sady (character set,international character set)

•	znaková tabulka (symbol set, character table, codepage).

•	případné nastavení emulace - na emulaci tiskárny se informujte u dodavatele tiskárny!

Použití ovladačů tiskáren a nastavení konfigurace programů DOUBLE, SIMPLE a MZD je uvedeno v následující tabulce:

 tiskárna	znaková	ovladač	    kód	typ tiskárny

   sada	tisk.sestav

•	Jehličková

1.Epson   	PC-850 	csedown,csepslq     K         	    " "

2.Star    	PC-850 	csstar,csstar24 	      K         	    " "

3.IBM     	PC-850 	csibmpp                  K         	    " "

1.,2.,3.  	PC-852 	        -        	      L         	    " "

•	Laserová

HP LJ     	PC-850 	HP LJ           	      K         	    H

HP LJ     	PC-852 	       -        	      L         	    H

ostatní   	PC-850 	dle značky      	      K         	    H

ostatní   	PC-852 	       -        	      L         	    H

•	Inkoustová

HP DeskJet	PC-850 	cshp510 *       	      K         	    H

HP DeskJet	PC-852 	       -        	      L         	    H

ostatní   	PC-850 	dle značky      	      K         	    H(N)

ostatní   	PC-852 	       -        	      L         	    H(N)

 * tento ovladač je na disketě s národním prostředím, dodávané s našimi programy


  TISKÁRNY

1) Spolupráce programů s tiskárnami

2) Správné nastavení tiskárny

3) Odstránkování při tisku

4) Tisk rámečků

5) Vytištění části stránky

6) Tisk do předtištěných formulářů


Spolupráce programů s tiskárnami

 1) Spolupráce programů s tiskárnami

Dotaz: Na jakých tiskárnách systémy DOUBLE, SIMPLE a MZD pracují? Co znamenají přepínače Kód výstupních sestav a Typ tiskárny v základní konfiguraci systému?

Skupina tiskáren, které spolupracují se všemi našimi systémy není nijak omezena. Obecně lze říci, že systémy budou pracovat na všech tiskárnách, které mohou tisknout pod operačním systémem MS-DOS, resp. MS-WINDOWS. Naprostá většina výstupních sestav nevyužívá žádných speciálních znaků a řídících kódů pro tiskárny. Existuje však v celém systému několik formulářů, kde jsme se použití těchto kódů vyhnout nemohli. Jedná se zejména o formuláře, v nichž je nutno kombinovat různé typy písma, např. zhuštěný a normální tisk (příkazy k úhradě, přiznání k DPH, rozvaha, výsledovka apod.). A právě tyto řídící kódy (escape-sekvence) se můžou na různých typech tiskáren lišit. Nastavení typu tiskárny se určuje přepínačem Typ tiskárny v základní konfiguraci systému. Tento přepínač má tedy pouze vliv na to, jakých řídících kódů tiskárny se bude používat při vytváření některých speciálních tiskových sestav.

Další oblastí je zavedení češtiny do tiskárny. Každý dovozce a prodejce výpočetní techniky by měl zajistit, aby tiskárna, kterou prodává uměla tisknout česky. Vlastní fonty pro jednotlivé typy tiskáren v sobě mívají zabudovány pouze textové editory a podobné programy a tyto fonty většinou tisknout graficky. Aplikační programy, jakými jsou např. ekonomické systémy využívají znakové sady, umístěné v dané tiskárně. V případě našich programových systémů máte navíc tu výhodu, že dokážou tisknout v obou nejpoužívanějších kódech (Kamenických i Latin2). Tento kód nastavíte právě přepínačem Kód výstupních sestav v základní konfiguraci systému.

Nejvýhodnější je mít tiskárnu, která nabízí některou z uvedených kódových stránek přímo ve své základní tabulce (nové typy laserových a inkoustových tiskáren většinou již obsahují kód Latin2) nebo do níž lze zabudovat paměť EPROM se sadou českých znaků (na trhu existuje celá řada Eprom v kódu Kamenických i Latin2 pro většinu jehličkových tiskáren EPSON, STAR atd. a každý solidní prodejce počítačů dnes tuto možnost při prodeji tiskárny nabízí). V případě, že Vaše tiskárna neumožňuje automaticky tisk v češtině, lze použít softwarového řešení, tzn. zavedení českých fontů do tiskárny po spuštění počítače nebo až těsně před spuštěním vlastního programu. České fonty pro základní typy tiskáren jsou součástí Národního prostředí pro PC, které dodáváme zdarma ke všem našim systémům a v případě potřeby je můžete použít. Nelze-li žádný ze zde uvedených fontů použít, kontaktujte prosím prodejce Vaší tiskárny, případně naši firmu, kde by Vám mohli sdělit, jaké fonty jsou pro Vaši tiskárnu vhodné a kde je možno je získat.


Správné nastavení tiskárny

 2) Správné nastavení tiskárny

Dotaz: Zasíláme Vám v příloze registrační kartu. Jak je z ní již na první pohled patrné tisknou se místo čar a rámečků jiné znaky (mmmm, dddd apod.). Stejně se chová tisk ostatních tabulek z programu. Jak lze tuto závadu odstranit? Používáme jehličkovou tiskárnu Epson LX-400.

Tato závada je způsobena špatným nastavením DIP-přepínačů (odborníky řečeno 'svišťů') na Vaší tiskárně. Nesprávný tisk se musí projevovat nejen při tisku z našeho systému, ale např. už i při vytištění libovolné obrazovky na tiskárně pomocí klávesy PrintScreen. Závadu lze jednoduše odstranit tím, že provedete správné nastavení těchto přepínačů podle manuálu k Vaší tiskárně. Ve většině těchto manuálů bývají zobrazeny základní tabulky znaků, kterých daná tiskárna využívá. Vyberte tedy takovou, která obsahuje čáry a tu pomocí přepínačů nastavte.

Pro nejpoužívanější typy jehličkových tiskáren Epson uvádíme toto nastavení v následující tabulce:

        	LX-400	LX-850	FX-850

 1 - 1	OFF	OFF	OFF

 1 - 2	OFF	OFF	OFF

 1 - 3	ON	ON	ON

 1 - 4	OFF	OFF	OFF

 1 - 5	OFF	ON	OFF

 1 - 6	ON	ON	ON

 1 - 7	ON	ON	ON

 1 - 8	ON	ON	ON

 2 - 1	ON	OFF	ON

 2 - 2	OFF	OFF	OFF

 2 - 3	OFF	OFF	OFF

 2 - 4	OFF	OFF	OFF

Dotaz: Mohli by jste uvést správné nastavení základních typů tiskáren pro tisk s diakritikou?

9-ti JEHLIČKOVÉ TISKÁRNY EPSON:

Ovladač :  CSEDOWN.COM

Nastavení tiskárny:

•	paměť pro download - ROM (default character set)

•	výběr tabulky - GRAPHIC (table select)

•	znaková tabulka - PC 850 (codepage).

Nastavení tiskárny se provádí:

a) programově - využitím programu dodávaným s tiskárnou

b) pomocí přepínačů na tiskárně - DIP switch.

Pokud má tiskárna podporu znakové tabulky Latin 2 (codepage 852):

•	nepoužívat ovladač

•	na tiskárně nastavit znakovou tabulku Latin 2 (codepage PC 852).

24-ti JEHLIČKOVÉ TISKÁNRY EPSON:

Ovladač : CSEPSLQ.COM

Před tiskem je nutno provést zavedení downloadu stiskem kláves [CTRL]+[ALT]+[C].

Nastavení tiskárny je stejné jako u 9 - ti jehličkové.

Pokud má tiskárna podporu znakové tabulky Latin 2 (codepage 852):

•	nepoužívat ovladač

•	na tiskárně nastavit znakovou tabulku Latin 2 (codepage PC 852).

Nastavení znakové tabulky Latin 2 (PC 852) na tiskárně EPSON LQ - 570+ pomocí přepínačů DIP (číslování přepínačů převzato z originálního manuálu):

1 - 1     OFF

1 - 2     OFF

1 - 3     OFF

1 - 4     ON

9-ti JEHLIČKOVÉ  TISKÁRNY  STAR:

Ovladač : CSSTAR.COM

Ovladač : CSSTARZA.COM (tiskárny ZA-200, ZA-250 a kompatibilní)

24-ti JEHLIČKOVÉ TISKÁRNY STAR:

Ovladač : CSSTAR24.COM

U všech tří ovladačů je nutno před tiskem provést zavedení downloadu stiskem kombinace kláves [CTRL]+[ALT]+[C].

Nastavení tiskárny:

•	paměť pro download - ROM (default character set)

•	znaková tabulka - PC 850 (codepage).

Další nastavení mohou být u různých typů tiskáren STAR různá.

Nastavení tiskárny STAR LC - 100 pomocí přepínačů DIP (číslování přepínačů převzato z originálního manuálu):

A1 - OFF (IBM mód)

A3 - OFF (paměč pro download)

B2 - OFF

E2 - OFF (znaková tabulka 850)

Ostatní přepínače DIP v poloze ON.

Nastavení tiskárny STAR LC - 20 pomocí přepínačů DIP (číslování přepínačů převzato z originálního manuálu):

1 - 1     ON

1 - 2     OFF

2 - 1     ON

2 - 2     ON

2 - 3     ON

2 - 4     ON

LASEROVÉ  TISKÁRNY

možno rozdělit na dvě kategorie:

A) tiskárny bez podpory znakové sady Latin 2 (codepage PC 852)

B) tiskárny s podporou znakové sady Latin 2 (codepage PC 852).

ad A) Jedná - li se o jiné tiskárny než HP LaserJet II, IIP, III, IIIP doporučuji nastavit emulaci (pokud je to možné) tiskárny HP LaserJet. Ovladač pro laserové tiskárny bohužel v námi dodávané sadě s národním prostředím není. Doporučuji použít ovladač tiskárny od firmy JMS, případně národní fonty od firmy ALWIL. Adresy a telefony obou firem zde uvádíme:

- JMS Bělonožník, Nad úžlabinou 18, 108 00 Praha 10, tel. 02/774783;

- ALWIL Trade s.r.o., Průběžná 76, 100 31 Praha 10, tel.02/7822547 až 8, fax. 02/7810548.

Problémy mohou nastat při zavádění downloadu a dále při samotném tisku, má-li tiskárna nedostatečnou kapacitu paměti RAM, nebo má-li vstupní (input) buffer malou velikost. V případě paměti se problém může projevit "zatuhnutím tisku", kdy tiskárna pro zaplněnou paměč není schopna přebírat další data. Tento problém může odstranit speciální použití příkazu MODE ve tvaru MODE LPT1,,P.

Tento příkaz je možné umístit např. do souboru AUTOEXEC.BAT, případně do dávkového souboru spouštějícího národní prostředí, nebo přímo do dávky spouštějící program (SIMPLE, DOUBLE ...).

Pokud je nedostatek místa již pro zavedení download, je řešením zvětšení velikosti vstupního bufferu, což se provádí nastavením velikosti vstupního bufferu

a) na ovládacím panelu tiskárny

b) pomocí programu pro nastavení tiskárny.

Toto je nutno provést ještě před zavedením download do tiskárny.

V konfiguraci programu v položce "Kód výstupních sestav" se nastavuje "K..Kamenických".

V položce "Typ tiskárny" se nastavuje "H".

ad B) Má-li tiskárna podporu znakové sady Latin 2 (codepage PC 852), nastavuje se na tiskárně znaková sada Latin 2 (codepage PC 852) , v konfiguraci programu v položce "Kód výstupních sestav" se nastavuje "L..Latin", v položce "Typ tiskárny" se nastavuje "H".

INKOUSTOVÉ TISKÁRNY HP DeskJet

Ovladač : CSHP510.COM

Před spuštěním tisku je nutno zavést download do tiskárny stiskem [CTRL]+[ALT]+[C].

Nastavení tiskárny:

•	znaková sada PC - 850

Nastavení konfigurace programu:

•	Kód výstupních sestav - K..Kamenických

•	Typ tiskárny - D..Inkoustová

Poznámka:

Typ tiskárny lze nastavit také H..Laserová bez download. U tiskáren HP DeskJet se u příkazů k úhradě však nekryjí přesně nadpisy sloupců se sloupci. Tato "vada na kráse" vzniká při zhuštění textu na 15 cpi, kterého se obvykle používá u českých fontů při tisku na laserových tiskárnách. Text byl ve formuláři programově nastaven na takovou pozici, aby při zhuštění na 15 cpi byl přesně v záhlaví sloupců. Tiskárny HP DeskJet však při zhuštěném tisku zhušťují na 17 cpi, a tedy nedojde k přesnému zarovnání sloupců a jejich nadpisů. Toto je odstraněno v nových verzích systémů DOUBLE, SIMPLE a MZD možností nastavení D..Inkoustová.

Pokud tiskárna podporuje znakovou sadu Latin 2, nastavuje se na tiskárně znaková sada Latin 2 (PC 852), v konfiguraci programu v položce "Kód tiskových sestav" zvolit "L" a v položce "Typ tiskárny" zvolit "D". Ovladač není třeba.

INKOUSTOVÁ TISKÁRNA EPSON Stylus:

Vzhledem k tomu, že tato tiskárna používá stejné řídící kódy jako jehličkové tiskárny Epson, je možné v konfiguraci programu v položce "Typ tiskárny" zvolit  " " (jehličkové tiskárny Epson).


Odstránkování při tisku

3) Odstránkování při tisku

Dotaz: Koupili jsme si tiskárnu HP DeskJet 540 (LaserJet 5L,...). Proč musíme po každé příjemce (výdejce,...) zadat odstránkování, aby nám tento doklad vyjel z tiskárny ven?

Dříve se používali především jehličkové tiskárny, na nichž se tiskne na nekonečný "traktorový" papír a máte možnost vytištěný doklad ihned odtrhnout, aniž by jste museli čekat na konec stránky. Inkoustové a laserové tiskárny Vám vytisknou doklad teprve tehdy, až je naplněna celá stránka. Vzhledem k tomu, že ceny těchto tiskáren jsou dnes již přijatelné, řada uživatelů na ně postupně přechází a v souladu s tím také my postupně jednotlivé tisky upravujeme. Například právě automatické stránkování příjemek, výdejek a dalších dokladů je již do nových verzí programů zapracováno.

Dotaz: V minulé verzi programu se pokladní doklad tiskl jen tak dlouhý jak byl. Nyní nám po každém dokladu hned tiskárna odstránkuje a spousta papíru tím pádem zůstává nepopsaná. Doporučujeme Vám vrátit se k předchozímu způsobu.

Odpověď na tuto otázku je vlastně obsažena v předchozím dotaze. Návrat k předchozímu řešení by byl v tomto případě krokem zpět.


Tisk rámečků

4) Tisk rámečků

Dotaz: Zjistili jsme, že u dokladů (sestav) s rámečky, a to ve znakovém tisku, dochází k přerušování rámečku při tisku na některých tiskárnách (zejména inkoustových)

Toto se dá odstranit změnou prokladu mezi řádky zapsáním správné ESC sekvence do položky "Při zahájení každého tisku poslat na tiskárnu řídící kódy" (nabídka Speciál, Typy tiskáren)

Př.: U inkoustové tiskárny (standard HP DeskJet) zadáme CHR(27)+"&16D"


Vytištění části stránky

5) Vytištění části stránky

Dotaz: Mám tiskárnu OKI 4w a nefunguje mi znakový tisk a při grafickém tisku mi vyjede jen polovina stránky.

Nejen tiskárny OKI se vyrábí v tzv. provedení GDI. To znamená, že tiskárna fyzicky neobsahuje vlastní paměť typu EPROM, ve které jsou uloženy tiskové fonty a ani paměť typu RAM, do které se ukládá, co se bude tisknout. Všechny tyto funkce obstarává software, který se k těmto tiskárnám dodává. Problém je v tom, že tento software, obstarávající tisk, není plně kompatibilní s našim softwarem. Doporučujeme proto použít tiskárnu s pamětí (RAM a EPROM). Dokonce i OKI 4w se vyrábí v provedení s pamětí (tedy není typu GDI).


Tisk do předtištěných formulářů

6) Tisk do předtištěných formulářů

Dotaz: Mám inkoustovou tiskárnu a při tisku do předtištěného formuláře se tiskárna netrefí do řádků či kolonek.

Tisky do jakýchkoliv předtištěných formulářů jsou určeny pro jehličkové tiskárny. Při tisku z laserových či inkoustových tiskáren se většinou text netiskne přesně tam, kde by měl.

Dalším  problémem u inkoustových a laserových tiskáren je to, že se na nich nedá nikdy tisknou až od samého okraje stránky, protože potřebují kousek na zachycení papíru, což ovšem řada předtištěných formulářů nerespektuje (např. dobírkové poukázky, složenky a další doklady od pošty se vyplňují již od samého horního okraje).


  TISK VE WINDOWS

1) Tisk grafu ve Windows

2) Tisk na laserové tiskárně

3) Konflikt při tisku


Tisk grafu ve Windows

1) Tisk grafu ve Windows

Dotaz: Grafy, vytvořené programem "Grafy a tabulky" bylo možno tisknout na tiskárně pomocí příkazu GRAPHICS, který je součástí operačního systému MS-DOS. Nová verze MS-DOS 7.0, která je obsažena ve Windows 95 ovšem tento příkaz neobsahuje. Jakým způsobem lze tedy ve Windows 95 tisknout grafy na tiskárně?

Máte pravdu, systém MS-DOS 7.0, který je součástí Windows 95, tento příkaz opravdu neobsahuje. Ve Windows 95 jsou tyto věci řešeny jinak a společnost Microsoft, která je jejich tvůrcem, zřejmě nepovažovala za vhodné některé funkce z původního systému ponechávat. Ve Windows 95 lze tisku grafu docílit například tímto způsobem:

1. Stiskem PrintScreen načtete ve Windows 95 graf do schránky (clipboard).

2. Obsah schránky můžete načíst (většinou pomocí Ctrl+V) do jakéhokoliv jiného "windousovského" programu, tedy například do nějakého textového editoru (Microsoft Word, AmiPro apod.) a tím jej hned zařadit do vytvářeného dokumentu.

3. Chcete-li graf pouze vytisknout, jeví se nám nejvhodnější použít programu Malování (bývalý PaintBrush), který je součástí Windows 95. Díky možnosti provozování několika programů najednou (tzv. multitasking), nemusíte ve Windows 95 původní program (Grafy a tabulky) vůbec uzavírat a spustíte si jej zároveň.

4. V programu Malování si můžete daný graf nejen vytisknout, ale provést případně i jeho úpravy (doplnění textu apod.). Navíc si můžete zvolit, jestli chcete na papír vytisknout graf na šířku nebo na výšku apod.

Toto řešení s sebou přináší mnoho výhod i nevýhod zároveň: tisk grafu není závislý na konkrétním typu tiskárny (stačí pouze, jakou tiskárnu máte zvolenou ve Windows 95), můžete provádět jeho úpravy (doplnění textu atd.), vytvořený graf lze bez problému zařadit přímo do nějakého dokumentu. Na druhé straně je nutno přepnout se do jiného programu (Malování apod.). To ale souvisí s obecným trendem dalšího vývoje software i hardware a s "politikou" firmy Microsoft: vzájemná spolupráce jednotlivých programů a částí systému znamená mnohem větší možnosti pro uživatele, zároveň klade ale také větší nároky na jeho základní znalosti práce s počítačem a operačním systémem.


Tisk na laserové tiskárně

2) Tisk na laserové tiskárně

Dotaz: Na tiskárně HP5P (případně jiné laserové tiskárně) se při grafickém tisku netisknou výstupní sestavy česky. V případě znakového tisku nebo při prohlížení na obrazovce je ovšem všechno v pořádku.

Chyba je v TT fontech, které jsou součástí Windows 95. V některých případech stačí nastavit "rastrový" tisk místo "grafického". V nastavení tiskárny ve vlastnostech dané tiskárny vyberte záložku Písma a nastavte "zavádět truetypová písma jako rastrová".


Konflikt při tisku

3) Konflikt při tisku

Dotaz: Při provozování v síti Windows 95 se nám občas objeví při vstupu do programu hlášení "Konflikt zařízení: DOUBLE i Windows 95 se pokouší obsadit LPT1". Dáme-li storno, program pokračuje bez problémů dál.

Vydávání tohoto hlášení lze zamezit tím, že ve vlastnostech tiskárny, umístěné na příslušném portu (nejčastěji LPT1) v záložce Detaily ve volbě Nastavení zásuvky zrušíte "Před tiskem zkontrolovat stav zásuvky".


  ARCHIVACE DAT

1) Provádění archivace dat

2) Možnosti archivace

3) Archivace pomocí ARJ


Provádění archivace dat

1) Provádění archivace dat

Dotaz: Nám se pokazil počítač, tak mi dali nový, abych mohla pokračovat dál. I program mi tam nainstalovali, ale je úplně prázdný. Co mám dělat, abych nemusela všechny faktury a další doklady přepisovat znovu?

Jestliže dojde k poškození počítače nebo  pevného disku a ztratí se  z něj všechna Vámi zapsaná data, je většinou jedinou  možností záchrany jejich obnovení z diskety. Bohužel  z praxe známe  nejeden případ účetních, které každý sebemenší doklad  na dvě koruny zamknou  do sejfu na několik západů a klíč od  něj ještě do  dalšího sejfu, ale  počítač s daty, která jsou výsledkem  několikaměsíční práce  nechají volně  přístupný komukoliv z pracovníků nebo jejich dětí, aby si mohli zahrát hry apod. Je třeba si uvědomit, že data jsou to nejcennější, co v počítači máte. Program se dá kdykoliv obnovit z instalačních disket, i  v případě jejich  ztráty nebo  poškození existuje jistá možnost, jak je získat znovu. Ale data, Vaše data jsou naprosto jedinečná, ty nikdo kromě Vás nemůže mít, ta jsou výsledkem Vaší několikaměsíční namáhavé práce. Proto je nutné střežit je jako oko hlavě. A jednou z možností jejich zabezpečení je právě archivace na  diskety. V tomto případě stoprocentně platí známé leninské "Archivovat! Archivovat! Archivovat!".

Dotaz: Jak často je nutno archivaci provádět?

Archivaci doporučujeme  provádět denně a pokud možno střídat diskety (např. každý den v týdnu na jinou disketu). V  případě, že dojde v důsledku nějaké  havárie k poškození souborů a Vy ji zjistíte až následující den, mohlo by se stát, že na disketu uložíte již poškozený soubor. Při použití více disket budete mít tedy větší jistotu, že máte zarchivována  správná  data. Ani  jedna  archivace  ještě  nemusí  být  dostačující. Když provedete archivaci  na  disketu,  kterou  položíte  vedle  počítače a někdo Vás vykrade, tak Vám tato archivace  také moc nepomůže. Proto doporučujeme alespoň jednou týdně provést archivaci  několikrát a diskety uložit na různých místech v podniku (nejlépe  do sejfu). Alespoň jednou za měsíc byste již  měli archivační diskety  uložit  natrvalo  a  více na ně nenahrávat. Stejně tak  nedoporučujeme používat k  archivaci levných disket (tzv. noname), ale pouze kvalitních. Cena  kvalitní značkové diskety se dnes pohybuje okolo 30 korun českých. Na kolik si  v tomto srovnání ceníte kvality Vaší každodenní práce?


Možnosti archivace

2) Možnosti archivace

Dotaz: Jaké existují možnosti archivace?

Samotné  programové systémy DOUBLE, SIMPLE, MZD atd. Vám nabízejí dvě základní možnosti arhcivace: uložení souborů na diskety v plném tvaru (volba Archivace na diskety) nebo ve zhuštěném tvaru (volba Komprimace a archivace). Uložení ve zhuštěném tvaru je výhodnější, protože ukládá všechny soubory najednou a díky komprimaci zabírají na disketě mnohem míň místa. Zhuštění zároveň umožňuje uložit na disketu i soubory, které by se na ni normálně nevešly, protože svou velikostí přesahují kapacitu diskety (nejčastěji tomu bývá u výdejek, řádků faktur apod.). K tomu, aby mohla komprimace proběhnout je ovšem nutná přítomnost externího archivačního programu na pevném disku. Archivačních programů domácích i zahraničních se  na našem trhu vyskytuje celá řada, nejčastěji používaným je ARJ, který má kromě vysoké komprese oproti většině ostatních navíc ještě tu výhodu, že umí v případě nutnosti rozložit archiv automaticky  na více disket. Proto jsme zvolili ARJ také jako reprezentativního zástupce těchto programů a počítáme s ním při provádění Komprimace a archivace. V případě, že Vám nebude ani jedna z nabízených voleb přímo v  programu vyhovovat - uložení v plném tvaru  nebo komprimace pomocí ARJ - věnujte prosím pozornost následujícím řádkům,  které Vám napoví, jak postupovat při archivaci pomocí jiných prostředků, které jsou součástí operačního systému (backup, msbackup) nebo jiných archivačních a podobných programů, se kterými pracujete (pkarc, pkzip, lharc, m602).

Dotaz: Co je nutné na disketu uložit? Jak je možno spustit externí archivační program?

Veškeré datové  soubory jsou uloženy v podadresáři FILE (resp. FILE2, FILE3 atd. pro víceuživatelskou verzi). V tomto podadresáři se můžete setkat s těmito typy souborů:

 *.dbf - datové soubory (ty jsou nejdůležitější!)

 *.cdx -  indexní soubory (doporučujeme  je uložit, ale  není to nutné, dají se kdykoliv obnovit znovu volbou Reindexace souborů)

 *.fpt - textové soubory k databázím (např. texty ke kartám pracovníků, chorobopisy pacientů atd., je nutno uložit)

 *.bak  - záložní  kopie datových  souborů (vytváří  se automaticky při vytváření bezpečnostních kopií z původních souborů *.dbf, neukládat)

 *.tbk -  záložní kopie textových  souborů (vytváří se  automaticky při vytváření bezpečnostních kopií z původních souborů *.fpt, neukládat)

K tomu, aby  jste měli naprostou jistotu,  že v případě havárie  o nic nepřijdete,  tedy  stačí  uschovat  veškeré  *.dbf  a  *.fpt soubory z podadresáře  FILE  (FILE2,  FILE3  atd.).  Stačí  vytvořit  si  pomocí nějakého  textové editoru  kratičký batch soubor (např.  Archiv.bat), který zajistí spuštění Vámi používaného  archivačního programu. Tento batch  soubor potom  můžete  spouštět  kdykoliv z  programu stisknutím horké klávesy Ctrl+F5 (Odskok do DOSu).

Nechtěli bychom  žádného uživatele urazit, ale  bohužel jsme zjistili, že je nutno Vás upozornit ještě  na jednu věc: Archivace se provádí na naformátované diskety. Naformátovat disketu můžete  pomocí DOSovského příkazu FORMAT (např.  FORMAT  A:). Pokud nevíte, kdo je to DOS, doporučujeme Vám kupovat si již diskety naformátované.

Dotaz: Mohli by jste uvést několik příkladů použití různých archivačních programů a podobných prostředků včetně popisu batch souborů pro jejich spuštění?

Nejvíce rozšířené mezi  uživateli  osobních  počítačů zejména archivační programy ARJ, PKZIP/PKUNZIP, PKARC/PKXARC, LHARC a archivační program,  který je součástí manažeru M602 AR6. Plné syntaxe příkazů je možno získat spuštěním kteréhokoliv komprimačního/dekomprimačního programu bez parametru. Obecně by se dala syntaxe vyjádřit takto:

   JM_ARCHIV_PRG  PŘÍKAZ PŘEPÍNAČ d:ARCHIV CESTA\SPECIF_SOUBORŮ

 Kde:

     JM_ARCHIV_PRG    -    výkonný     příkaz,    kterým    se    spouští komprimace/dekomprimace  (totožné se  jménem programu  - PKZIP,  PKUNZIP atd.)

     PŘÍKAZ         -  specifikuje co se bude s archivovanými soubory

                       nebo s archivem vykonávat. Obvyklé hodnoty jsou:

                             a    přídání souboru do archivu

                             e    vyjmutí a rozbalení souboru z archivu

                             d    vymazání souboru z archivu

                             f    aktualizace souboru v archivu

     PŘEPÍNAČ       -  specifikuje doplňkové činnosti:

                          kódování/dekóvání archivu heslem

                          vytvoření samorozbalovacího archivu

                          nastavení komprese atd.

     d:             -  označení disketové mechaniky kam má být archiv

                       uložen

     ARCHIV         -  název souboru do/z kterého se uloží/vyjmou

                       komprimované/dekomprimované soubory. Příponu souboru není nutno psát, vytvoří se automaticky. Implicitní přípony archivních souborů dle typu archivního programu jsou:

                       PKZIP           archiv.ZIP

                       PKARC           archiv.ARC

                       LHARC           archiv.LZH

                       ARJ             archiv.ARJ

                       AR6             archiv.AR6

     CESTA\         -  uvedení plné cesty na adresář do/z kterého se

                       budou komprimovat/dekomprimovat soubory

     SPECIF_SOUBORŮ -  specifikace souborů pro komprimaci/dekomprimaci

Příklady  použití PKZIP, PKARC, LHARC pro komprimaci a uložení dat do archivu v dávkových souborech:

  PKZIP -a a:\data c:\double71\file\*.dbf c:\double71\file\*.fpt

  PKARC  a a:\data c:\double71\file\*.dbf c:\double71\file\*.fpt

  LHARC  a a:\data c:\double71\file\*.dbf c:\doouble71\file\*.fpt

Tyto  příkazy způsobí  vytvoření archivního  souboru na  disketě A: a uložení všech souborů s příponou DBF a FPT z podadresáře FILE\ adresáře DOUBLE71 disku C: do tohoto archivního souboru.

Příklady použití PKUNZIP, PKXARC, LHARC  pro dekomprimaci a obnovení dat z archivu v dávkových souborech:

  PKUNZIP -e a:\data c:\double71\file\

  PKXARC  -e a:\data c:\double71\file\

  LHARC    e a:\data c:\double71\file\

Tyto příkazy provedou rozbalení  všech souborů z archivního souboru DATA z diskety A: do podadresáře FILE\ adresáře DOUBLE71 na disku C:.

Dotaz: Nabízí nějaké možnosti k archivaci samotný operační systém MS-DOS?

Jsou to příkazy - BACKUP / RESTORE

      Záloha  a obnovení  pomocí Backup  a Restore  je možná  až do verze 5.00  operačního systému  MS-DOS.  Příklady  zde uvedené  budou vztaženy pouze na  zálohování a obnovu  dat v programových  systémech naší firmy. Podrobný  popis příkazů  s uvedením významu všech  parametrů je  uveden v příručce či učebnici operačního systému MS-DOS.

 Syntaxe příkazu BACKUP:

 BACKUP zdroj d: [/A][/D:#[/T:#]][/S][/M][/F[:#]][/L[:[D:][CESTA]

                 Jméno_souboru]]

 Příklad dávkového souboru ARCHIV.BAT:

          backup C:\DOUBLE71\FILE\*.DBF A:

          backup C:\DOUBLE71\FILE\*.FPT A: /A

Prvním  příkazem  budou  zálohovány  všechny  soubory  s příponou DBF v podadresáři  FILE adresáře  DOUBLE71 na  disketu v  mechnice A:. Druhý příkaz s parametrem /A přidá k  témuž archivu všechny soubory s příponou FPT.  Parametr  /A  je  důležitý, jinak  by  došlo k vymazání původního archivu. Jestliže  se soubory nevejdou na  jednu disketu operační systém si vyžádá další disketu.

Syntaxe příkazu RESTORE:

 RESTORE d: d:[cesta][jm_souboru] [/P][/S][/B:#][/E:#][/A:#][/L:#]

                                  [/M][/N][/D]

Příklad dávkového souboru OBNOV.BAT:

          restore A: C:\DOUBLE71\FILE\

Tímto příkazem budou obnoveny všechny soubory z archivu v mechanice A:  do  podadresáře  FILE\  adresáře  DOUBLE71.  Je-li  archiv  na  více disketách operační systém si vyžádá další diskety.

U  operačního  systému  MS-DOS v 6.0 a vyšší verze jsou řádkové příkazy  BACKUP a  RESTORE nahrazeny  menu utilitou  MSBACKUP, která  se spouští stejnojmenným příkazem.

Syntaxe příkazu MSBACKUP :

  MSBACKUP [setup_file] [/BW][/LCD][/MDA]

Parametry příkazu jsou nepovinné,  avšak je dobré používat parametr [setup_file], což je soubor nastavení, který si uživatel sám vytvoří při spuštění msbackup. Tento soubor obsahuje základní informace o zálohování tzn.: odkud,  kam a co se  bude zálohovat. Těchto souborů  může být více podle toho co  se bude zálohovat a uživatel si  je také sám pojmenuje.Po spuštění  MSBACKUP  bez  parametru  se  dosadí  za setup_file implicitní soubor, který se jmenuje DEFAULT.SET.

      Základní obrazovka programu msbackup má tyto volby:

   BACKUP    - zálohování vybraných souborů

   RESTORE   - obnova vybraných souborů

   COMPARE   - porovnání vybraných souborů s archivem

   CONFIGURE - změna konfigurace programu backup

   QUIT      - ukončení práce s programem msbackup

Pohyb  mezi  jednotlivými  volbami  se  provádí  buď klávesami pro pobyb kurzoru  nebo lépe  klávesou TAB. Práce s  programem je  velmi názorná a jednoduchá, a proto zde nebudeme podrobně popisovat jeho činnosti.

Dotaz: Jaký způsob archivace umožňuje manažer M602?

M602  využívá  pro  archivaci  buď externí programy jako PKZIP,  PKARC, ARJ  a LHARC  a nebo  využívá svůj  vlastní program  AR6. Archivace s manažerem je velice jednoduchá a pěkně popsaná v dokumentaci k manažeru, takže jen krátce.

Nejdříve  si musíme  zvolit v  konfiguraci, který  typ archivačního programu budeme používat a potom  provedeme výběr souborů pro archivaci. Vlastní  archivace se  spouští klávesou   F9 nebo  z menu  soubor volbou KOMPRIMACE  A DEKOMPRIMACE.  Následuje zadání  jména archivního  souboru a pak  už probíhá  vlastní archivace.  Obnovení z  archivního souboru je obdobné.


Archivace pomocí ARJ

3) Archivace pomocí ARJ

Dotaz: Jaké výhody má archivační program ARJ a jak by probíhala archivace pomocí tohoto programu?

Archivační programu ARJ umožňuje archivaci na více disket v případě, že se archiv nevejde na jednu disketu. Syntaxe příkazu je stejná jako u předchozích programů.

Příklad použití ARJ pro komprimaci a  uložení dat do archivu v dávkových souborech:

    ARJ a a:\data c:\double71\file\*.DBF c:\double71\file\*.fpt -va

Způsobí   vytvoření   archivního   souboru   DATA.ARJ   na  disketě v mechanice A:, do kterého se uloží všechny soubory s příponou DBF a FPT z podadresáře  FILE\ adresáře  DOUBLE71 disku  C:. Parametr  -VA zapíná, autodetekci  prostoru na  disketě. V případě když  se archiv nevejde na jednu  disketu,  tak  si  program  vyžádá  disketu  další.  Počet disket potřebných pro archiv záleží na  velikosti archivovaných dat. Po vypsání zprávy  "OK to  process next  volume/diskette (1)?  [YNAQ]" vložte novou disketu do mechaniky a za vypsanou  zprávu napište Y a potvrďte ENTERem. Program  pokračuje v  zálohování na  další disketě.  Na první disketě se vytvoří soubor DATA.ARJ,  na druhé a dalších disketách  to budou soubory DATA.A01, DATA.A02, DATA.A03 ... .

Příklad  použití   ARJ  pro  dekomprimaci  a   obnovení  dat  z  archivu v dávkových souborech:

  ARJ e a:data c:\double71\file\ -v

Příkaz  provede  rozbalení  dat  z  archivního  souboru DATA.ARJ do podadresáře  FILE\ adresáře  DOUBLE71 na  disk C:.  Je-li archiv na více disketách  parametr -V  způsobí vyžádání  další diskety.  Vypíše se opět hláška "OK  to process next volume/diskette (1)? [YNAQ]",  na kterou po vložení další diskety odpovíte Y a potvrdíte ENTERem.

V závěru pojednání o programu ARJ bych chtěl připomnět některé nejčastěji používané přepínače:

  Typ                          Význam

 ----------------------------------------------------------------------

   c    přeskočí kontrolu časového údaje

   f    v případě, že soubor v archívu je novější než soubor na disku, rozbalí jej

   n    rozbalí pouze na disku neexistující soubory

   y    předpokládá ANO(YES) na veškeré dotazy

   je   vytvoří samorozbalující modul

   jm   nastaví maximální kompresi

   v    zpřístupní více médií

   va   nastavuje volbu autodetekce prostoru na disku. Tato volba je zaměřena na použití disket

   r    archivace i s podadresáři

ARJ  podporuje použití  jak znaku  "-",  tak  i znaku  "/" pro  označení přepínačů. Nesmí se však oba znaky kombinovat v jednom příkaze.


  PRÁCE V SÍTI

1) Práce programů v sítích

2) Instalace v sítích

3) Problémy v sítích Peer-To-Peer

4) Zahájení nového roku v sítích


Práce programů v sítích

1) Práce programů v sítích

Dotaz: V jakých typech sítí můžou systémy DOUBLE a SIMPLE pracovat? Kde je možno získat síťové verze těchto systémů?

Všechny verze ekonomických systémů DOUBLE, SIMPLE i MZD jsou automaticky síťové. Tím se tyto systémy liší od naprosté většiny podobných programů na našem trhu, u nichž bývá síťová verze většinou mnohem dražší než jednouživatelská, někdy se cena liší i podle počtu stanic v síti. My počítáme s tím, že spousta firem se rozrůstá a dříve či později je nucena zahájit zpracování své agendy na více než jednom počítači. V případě systémů DOUBLE, SIMPLE i MZD tedy není nutno při přechodu na sítový provoz cokoliv dokupovávat a po pouhém přenastavení jednoho parametru v základní konfiguraci systému (Práce v síti) ve stávajícm programu můžete pokračovat ve zpracování na síti.

Obecně lze počítačové sítě rozdělit do dvou základních skupin. V první skupině jsou sítě typu Peer-To-Peer kde každý počítač v síti může být definován jako řídící - SERVER, nebo jako pracovní stanice - CLIENT a nebo jako SERVER i CLIENT současně. Sem patří síťové operační systémy jako např.: NetWare Lite, Personal NetWare, Lantastic, Windows for Workgroup atd.. Druhou skupinu tvoří sítě označované typem CLIENT-SERVER, kde je jeden počítač vyhrazený jako řídící - FILE SERVER a ostatní počítače jsou definované pouze jako pracovní stanice. Nejznámější operační systém, zastupující tuto skupinu je  Novell NetWare v.3.1x.

Dotaz: Jak je ošetřen přístup uživatelů z více stanic k jednotlivým souborům? Můžou například dva fakturanti zapisovat současně do evidence faktur?

To samozřejmě můžou. V tom je právě princip práce v síti. Zapíše-li jeden fakturant novou fakturu do evidence, druhý ji na svém počítači okamžitě uvidí. Dojde-li k tomu, že by se dva uživatelé 'střetli' současně při opravě jedné faktury, bude ten druhý upozorněn a tato oprava mu nebude povolena, dokud ten první fakturu 'neuvolní'. Klidně si však může danou fakturu prohlížet. Takto se chovají i všechny ostatní evidence. Pouze některé vybrané operace (obnovení z bezpečnostní kopie nebo disket, setřepání souborů, roční závěrky apod.) je možno z pochopitelných důvodů provádět jenom v době, kdy s danými evidencemi nikdo jiný právě nepracuje.

Dotaz: Jak pracují na síti víceuživatelské verze systémů DOUBLE, SIMPLE a MZD pro zpracování agend více firem?

V případě používání víceuživatelské verze na síti, jako je účetnictví pro 5, 10 nebo 30 firem, lze nastavit sítový přístup samostatně přímo pro zpracování agend jednotlivých uživatelů v jejich základní konfiguraci. Je tedy možné u některých firem sdílení souborů povolit a u některých ne.


Instalace v sítích

2) Instalace v sítích

Dotaz: Jak provést správně instalaci systému DOUBLE v síti Peer-To-Peer?

U tohoto typu sítí se instalace programového systému DOUBLE provádí přímo na počítači, který je řídící na jeho pevný disk. Na tomto počítači se pak musí definovat síťový disk dle použitého operačního systému pro zpřístupnění adresáře DOUBLE71 ostatním stanicím v síti. Aby programy umožňovaly přístup více uživatelů ke společným datům, musí se při prvním spuštění programu v síti nastavit položka PRÁCE V SÍTI v základní konfiguraci systému na hodnotu A (Ano) - viz. SPECIÁLNÍ AKCE.

Dále je nutné nastavit u souborů, které náleží k FoxPro runtime (FOXDX25B.ESL, FOXD250B.ESL, FOXD250B.ESO, FOXR.EXE, FOXPRO.INT) atribut Read Only. To se provede příkazem DOSu např.:

                 ATTRIB FOXDX25B.ESL +R

Na počítači, který je řídící se obvykle spouští systémový soubor SHARE.EXE. Některé síťové operační systémy jej instalují a následně spouští v souboru AUTOEXEC.BAT nebo v jiném dávkovém souboru (např. STARTNET.BAT) bez parametrů. Pokud tomu tak je pak by tento příkaz měl být doplněn o parametry, které by měly být nastaveny na následující minimální hodnoty:             SHARE.EXE /L:50 /F:3072

Nastavení počtu otevřených souborů FILES v souboru CONFIG.SYS by mělo být na serveru 160 a na pracovní stanici 100.

Dotaz: Jak probíhá instalace v sítích CLIENT-SERVER?

Instalace programového systému DOUBLE v síti typu client-server se provádí z pracovní stanice, která je přihlášená v síti na disk řídícího počítače. Správce sítě pak musí nastavit přístupová práva RWCEMFA na příslušný adresář DOUBLE81.

 Aby programy umožňovaly přístup více uživatelů ke společným datům, musí se při prvním spuštění programu v síti nastavit položka PRÁCE V SÍTI v základní konfiguraci systému na hodnotu A (Ano) - viz. SPECIÁLNÍ AKCE.

 Nastavení počtu otevřených souborů FILES v souboru CONFIG.SYS by mělo být na  pracovní stanici 150. V případě, že by se vyskytla chyba "Too many files open" je třeba ještě nastavit v souboru SHELL.CFG resp. NET.CFG položku FILE HANDLES = 100, tak aby součet této hodnoty s hodnotou FILES v CONFIG.SYS nebyl vetší než 254.


Problémy v sítích Peer-To-Peer

3) Problémy v sítích Peer-To-Peer

Dotaz: Provedl jsem instalaci DOUBLU do sítě NetWare Lite (Personal NetWare, Lantastic, ...) a nastavil parametr Práce v síti v základní konfiguraci systému. Samostatně jde program spustit z obou stanic, ale nepodařilo se mi jej spustit z obou dohromady. Jestliže je už spuštěn z jedné, nelze jej spustit z druhé.

Příčinou chyby je v tomto případě to, že runtime FoxPro nemá nastaven atribut R/O (Read-Only). Tento atribut totiž v sítích Peer-To-Peer označuje zároveň, že soubory mohou být sdíleny více uživately najednou.

Dotaz: Počítače máme propojeny do sítě Netware Lite. Spustím-li DOUBLE přímo, spustí se mi extended verze, spouštím-li jej však v síti, spustí se pouze základní verze a práce je pomalejší.

Je-li na počítači, který je v síti Netware Lite, spouštěn extended runtime, není už vhodné spouštět program NLCACHEX.EXE, který simuluje Netware Lite Cache paměť.


Zahájení nového roku v sítích

4) Zahájení nového roku v sítích

Dotaz: Je třeba provést nějaké další speciální operace, chci-li provést zahájení nového roku pomocí programu ZAHAJ a pracuju-li v síti?

To závisí na typu sítě. V sítích typu CLIENT-SERVER po zahájení nového roku nezapomeňte nastavit jednotlivým uživatelům patřičná práva pro přístup do nově vzniklého adresáře DOUBLE7 nebo SIMPLE7. Zahájení nového roku provádějte pouze tehdy, jste-li do sítě přihlášeni jako uživatel, který má právo zakládat nové adresáře, nejlépe jako Správce sítě. V sítích Peer-To-Peer bývají tato práva přiřazena automaticky všem uživatelům.

Stejným způsobem je třeba v síti postupovat také při instalaci upgradů, které si vytváří a instalují se do nových adresářů. Instalaci upgrade by měl vždy provádět Správce sítě (!).


  CHYBOVNÍK

V následujícím seznamu jsou v abecedním pořádku uvedena nejčastější chybová hlášení, se kterými se můžete při práci s programem setkat, jejich příčiny a způsoby odstranění.

Většina chyb je hlídána chybovou procedurou, která vypisuje hlášení česky. V některých případech se ovšem může jednat o takovou chybu, že systém již nebyl schopen ani tuto chybovou proceduru spustit (nedostatek operační paměti, příliš mnoho proměnných apod.) nebo k chybě došlo právě při provádění této chybové procedury, proto uvádíme v tomto seznamu i některá chybová hlášení anglicky.

Příčina vzniku chyby ve spoustě případů také bývá v nesprávné funkci hardwaru (poškozený pevný disk nebo jeho FAT tabulka, řadič apod.). Objeví-li se Vám tedy při provádění některé operace, kterou jste předtím běžně prováděli, najednou chyba nebo zjistíte-li chybu, která není uvedena v našem seznamu, doporučujeme následující postup:

1. Překontrolovat hardware a jeho nastavení.

2. Přejmenovat adresář s programem na jméno předchozí verze (např. DOUBLE81 na DOUBLE71).

3. Nainstalovat celý systém znovu z originálních instalačních disket nebo alespoň poslední upgrade (do adresáře DOUBLE81).

4. Spustit program PREVOD, který provede převod všech dat z adresáře DOUBLE71 do adresáře DOUBLE81.

V případě, že jsou již poškozena i původní data, postupujte podle návodu na opravu poškozených datových souborů, který je uveden v kapitole Záchrana zničených databázových souborů (viz. Speciální akce).

Chyba: Dělení nulou.

Příčina: Ve výstupní sestavě nebo při provádění výpočtu se dělí údajem, který je navzdory všem předpokladům nulový.

Odstranění: Pokračujte v akci a překontrolujte výsledky. Ve většině případů jsou chybné výsledky patrné na první pohled (nula ve sloupci čísel apod.).

Chyba: Divided by zero.

viz. Dělení nulou.

Chyba: Indexní CDX soubor nebyl nalezen.

viz. Poškozený indexní soubor.

Chyba: MEMO soubor nenalezen/je zničen.

Příčina: MEMO soubor byl zničen z důvodu havárie při minulé práci se systémem (výpadek proudu apod.) nebo došlo k poškození pevného disku v místě, na němž se nachází.

Odstranění: Proveďte obnovení tohoto souboru z archivní diskety. Jestliže archivní soubor na disketě je staršího data a nechcete přijít o některé provedené úpravy, můžete se pokusit spustit volbu Kontrola a oprava databází, která je součástí Speciálních akcí nebo postupovat podle návodu na opravu poškozených datových souborů, uvedeného v kapitole Zabezpečení systému.

Chyba: Nedostatek místa na disku.

Příčina: Na pevném disku již nemáte dostatek volného místa pro provozování programu a vytváření dalších souborů.

Odstranění: Uvolněte místo na disku tím, ze vymažete programy, které nepotřebujete (např. hry). Jestliže je všechny nutně potřebujete, tak si pořiďte větší hard disk.

Chyba: Nelegální instalace systému.

Příčina: 1. Vlastníte 'černou' kopii programu. Program jste zřejmě někde ukradli.

2. Neodpovídá sériové číslo runtime FoxPro. Na počítači provozujete ještě jinou aplikaci ve FoxPro, případně přímo samotné FoxPro a spouští se Vám tento runtime místo našeho.

Odstranění: 1. Obraťte se na některého z oficiálních dealerů firmy TILL CONSULT nebo přímo na některé z autorizovaných školících a konzultačních středisek, kde si můžete program legálně zakoupit a zaregistrovat se do centrální evidence uživatelů na základě přiložené registrační karty.

2. Zrušte v systémovém souboru AUTOEXEC.BAT nastavení všech cest (PATH) do adresářů, v nichž se jiný runtime nebo FoxPro mohou vyskytovat a proveďte reset počítače (Ctrl+Alt+Del) nebo jiným způsobem zajistěte, aby se natahoval správný runtime.

Chyba: Nenalezena konfigurace systému.

Příčina: Soubor CONFIG.DBF, v němž je uložena základní konfigurace systému je prázdný nebo nebyl vůbec nalezen. Zřejmě jste nainstalovali upgrade a neprovedli převod dat z původního systému do nového pomocí programu PREVOD.

Odstranění: Spusťte program PREVOD.BAT, resp. PREVODW.EXE ve verzi pro Windows. Tento program zajistí převod všech dat z původního systému včetně základní konfigurace.

Chyba: Nepostačující operační paměť.

Příčina: 1. Váš počítač nestačí na provozování celého systému.

2. Špatné nastavení parametrů v systémových souborech, zejména SMARTDRV.

3. Značná část operační paměti je zabrána rezidentními programy.

Odstranění: 1. Dohodněte se s nějakou hardwarovou firmou, aby vylepšila parametry Vašeho počítače, jedná se zejména o rozšíření operační paměti. Minimální konfigurace počítače pro provozování systému je uvedena v tabulce v kapitole Nároky na hardware.

2. Upravte soubory CONFIG.SYS a AUTOEXEC.BAT, zejména parametry pro spuštění SMARTDRV. Podrobný popis je uveden v kapitole Nastavení konfigurace.

3. Uvolněte operační paměť nebo se pokuste spustit program přímo z operačního systému (bez manažeru).

Chyba: Not a database file.

viz. Zničený databázový soubor.

Chyba: Numeric overflow. Data was lost.

viz. Přetečení numerického pole.

Chyba: Obsah číselníku není definován.

Příčina: Vyplňujete údaj, který je kontrolován podle číselníku. Program Vám chce obsah tohoto číselníku nabídnout, aby jste si z něj mohli vybrat a zjistil, že je prázdný.

Odstranění: Proveďte naplnění příslušného číselníku pomocí volby Číselníky, Servis, Evidence skladu, Seznam výkonů atd.

Chyba: Otevřeno příliš mnoho souborů.

Příčina: Nastavení počtu současně otevřených souborů v operačním systému je nepostačující.

Odstranění: Upravte položku FILES v systémovém souboru CONFIG.SYS a proveďte reset počítače (Ctrl+Alt+Del). Pracujete-li na síti, má na toto nastavení ještě vliv položka FILEHANDLES v souboru NET.CFG nebo SHELL.CFG. Podrobnější popis naleznete v kapitole Nastavení konfigurace.

Chyba: Poškozený indexní soubor.

Příčina: Při minulé práci s daným souborem zřejmě nebylo již správně upraveno setřídění tohoto souboru (např. z důvodu výpadku proudu).

Odstranění: Proveďte reindexaci souborů, která je součástí volby SPECIÁL. Bude-li Vám v průběhu této reindexace program u některých souborů hlásit, že indexní CDX soubor nebyl nalezen, zadávejte opakování této akce (O), program si jej založí znovu sám.

Chyba: Printer not ready.

viz. Tiskárna není připravena.

Chyba: Přetečení numerického pole.

Příčina: Ve výstupní sestavě nebo při provádění výpočtu se objevují větší čísla než se předpokládalo.

Odstranění: Pokračujte v akci a překontrolujte výsledky. Ve většině případů jsou chybné výsledky patrné na první pohled (nula ve sloupci čísel apod.).

Chyba: Příliš mnoho paměťových proměnných.

Příčina: 1. Nastavení počtu paměťových proměnných v souboru CONFIG.FP nebo CONFIG.FPW je nepostačující.

2. Soubor CONFIG.FP (ve verzi pro DOS) nebo soubor CONFIG.FPW (ve verzi pro WINDOWS) vůbec neexistuje.

3. Na počítači provozujete jinou aplikaci ve FoxPro, případně přímo samotné FoxPro a natahuje se Vám do paměti jiný soubor CONFIG.FP nebo CONFIG.FPW.

Odstranění: 1. Upravte položku MVCOUNT v souboru CONFIG.FP nebo CONFIG.FPW a znovu spusťte program. Mělo by být postačující: mvcount=512.

2. Založte textový soubor CONFIG.FP, resp. CONFIG.FPW a zapište do něj jeden řádek s položkou MVCOUNT.

3. Zrušte v systémovém souboru AUTOEXEC.BAT nastavení všech cest (PATH) do adresářů, v nichž se tyto soubory mohou vyskytovat a proveďte reset počítače (Ctrl+Alt+Del) nebo jiným způsobem zajistěte, aby se natahoval správný konfigurační soubor.

Chyba: Příliš velký indexní klíč.

Příčina: Při zadávání podmínek výběru jste zadali příliš mnoho omezení (maximální počet znaků může být 200).

Odstranění: Zadejte podmínky výběru znovu.

Chyba: Přístup k souboru není možný.

viz. Soubor neexistuje.

Chyba: Soubor je přístupný jen pro čtení.

Příčina: 1. Pokoušíte se zapisovat do souboru, který má atribut R/O (Read Only).

2. Pracujete v síti a daný adresář nebo soubor je pro Vás přístupný pouze na čtení.

Odstranění: 1. Zjistěte pomocí příkazu operačního systému ATTRIB atributy jednotlivých souborů a upravte je. Atribut R/O by měly mít pouze soubory, náležející k runtime FoxPro (FOXR.EXE, FOXDX25B.ESL, FOXPRO.INT), případně vlastní aplikace DOUBLE.APP.

2. Zeptejte se správce sítě, proč Vám příslušná práva nepřidělil.

Chyba: Soubor je uzamčen jiným uživatelem.

Příčina: 1. Pracujete v síti a nemáte správně nastaven parametr v základní konfiguraci systému.

2. Chystáte se provádět některou z akcí, které vyžadují exkluzivní otevření souborů (roční závěrka, obnovení z bezpečnostních kopií, obnovení z disket) a někdo jiný ještě se systémem pracuje.

3. Některý uživatel právě s uvedeným souborem pracuje.

Odstranění: 1. Parametr 'Práce v síti' v základní konfiguraci systému nastavte na 'Ano'.

2. Zajistěte, aby všichni ostatní uživatelé ukončili svou práci.

3. Počkejte 10 sekund a operaci opakujte. Nebude-li soubor ani pak odemčen, zjistěte, kdo s ním právě pracuje a z jakého důvodu si ho vyhradil sám pro sebe.

Chyba: Soubor musí být otevřen EXCLUSIVE.

Příčina: Spustili jste akci, která vyžaduje výhradní otevření všech nebo některých souborů (např. roční závěrka, obnovení z bezpečnostních kopií, obnovení z disket) a někdo jiný právě s těmito soubory pracuje.

Odstranění: Zajistěte, aby všichni ostatní uživatelé ukončili svou práci.

Chyba: Soubor neexistuje.

Příčina: Nebyl nalezen soubor, který program vyžaduje pro svou práci. Zřejmě jste tento soubor ze svého disku pomocí nějakého manažeru nebo přímo v operačním systému vymazali.

Odstranění: Proveďte znovu instalaci celého systému z originálních instalačních disket. Nechcete-li přijít o ostatní již zapsaná data, proveďte přejmenování původního adresáře na předchozí verzi (např. DOUBLE81 na DOUBLE71) a po instalaci systému spusťte program PREVOD, který zajistí převod dat z tohoto adresáře do nového systému.

Chyba: Subscript out of bounds.

Příčina: Struktura souboru neodpovídá struktuře, kterou očekává program. Zřejmě jste do systému nahráli data ze staré verze systému. Vzhledem k tomu, že se s každou novou verzí mohla změnit datová struktura některých souborů, resp. jejich setřídění nelze v žádném případě provést převod dat z původního systému do nového pouhým překopírováním souborů nebo jejich obnovením z diskety. K tomu je určen samostatný program PREVOD, který je rovněž dodáván na instalačních disketách.

Odstranění: Proveďte znovu instalaci posledního upgrade z instalačních disket. Nechcete-li přijít o již zapsaná data, přejmenujte nejdříve původní adresář na předchozí verzi (např. DOUBLE81 na DOUBLE71). V rámci instalace upgrade se automaticky spustí program PREVOD, který zajistí převod dat z tohoto adresáře do nového. Po provedení každého upgrade proveďte co nejdříve archivaci na diskety, aby jste měli na disketách uložena data ve správných strukturách.

Chyba: Syntax error.

Příčina: Nejčastějším důvodem bývá chyba hardware (poškozený pevný disk, FAT tabulka apod.).

Odstranění: Proveďte kontrolu hardware a znovu instalaci celého systému z originálních instalačních disket. Nechcete-li přijít o již zapsaná data, proveďte přejmenování původního adresáře na předchozí verzi (např. DOUBLE81 na DOUBLE71) a po instalaci systému spusťte program PREVOD, který zajistí převod dat z tohoto adresáře do nového systému.

Chyba: Špatné setřídění souboru.

viz. Poškozený indexní soubor.

Chyba: Špatně zadaná cesta nebo jméno souboru.

viz. Soubor neexistuje.

Chyba: Špatně zadaný příkaz nebo jej nelze spustit.

viz. Syntax error.

Chyba: Tiskárna není připravena.

Příčina: Tiskárna není připravena k tisku. Nejčastějším důvodem bývá její vypnutí nebo porušení kabelu mezi tiskárnou a počítačem.

Odstranění: Zapněte tiskárnu a operaci opakujte.

Chyba: Too many files open.

viz. Otevřeno příliš mnoho souborů.

Chyba: Too many memory variables.

viz. Příliš mnoho paměťových proměnných.

Chyba: Věta je uzamčena jiným uživatelem.

viz. Soubor je uzamčen jiným uživatelem.

Chyba: Věta není uzamčena.

viz. Soubor je uzamčen jiným uživatelem.

Chyba: Zničený databázový soubor.

Příčina: Datový soubor byl zničen z důvodu havárie při minulé práci se systémem (výpadek proudu apod.) nebo došlo k poškození pevného disku v místě, na němž se nachází.

Odstranění: Proveďte kontrolu a opravu databází, příp. obnovení z disket. Tyto volby jsou součástí Speciálních akcí. Jestliže tyto operace nepomůžou, najdete návod na opravu poškozených datových souborů v kapitole Záchrana zničených databázových souborů (viz. Speciální akce).


Poradna TCO: Zdravotnictví

Poradna TILL CONSULT:

ZDRAVOTNICTVÍ

Není dosud naplněno.